Kosztorys na roboty budowlane jest kluczowym dokumentem na każdym etapie procesu inwestycyjnego i przynosi korzyści dla wszystkich jego uczestników. Na jego podstawie zamawiający, wykonawcy i instytucje finansujące mogą efektywnie planować, realizować i kontrolować przebieg przedsięwzięcia budowlanego. Jakie są zatem praktyczne i merytoryczne możliwości, które kosztorys oferuje poszczególnym uczestnikom procesu budowlanego?
DLA INWESTORA
Ocena kosztów
Podczas przygotowania inwestycji, analiza kosztorysu pozwala oszacować koszt realizacji projektu, co jest kluczowe przy podejmowaniu decyzji o rozpoczęciu procesu budowlanego. Na tym etapie inwestor może zidentyfikować obszary, dla których możliwe są oszczędności.
Optymalizacja technologii wykonania robót. Przykładowo: jest wiele sposobów na zabezpieczenie ścian wykopu, w przypadku głębokiego wykopu np. dla jednopoziomowego garażu podziemnego mogą to być:
- ściany szczelinowe z tymczasową stalową konstrukcją rozpierającą lub opaską ze stropu rozpierającego, mającą zapewnić stateczność w trakcie robót ziemnych i żelbetowych,
- ściany szczelne z grodzic stalowych, które w połączeniu z płytą denną mogą stanowić zabezpieczenie przed napływem wody gruntowej,
- ścianka berlińska, choć jest to rozwiązanie stosunkowo tanie i szybkie w realizacji to może wymagać dodatkowego zabezpieczenia przed wodą gruntową,
- skarpowanie ścian wykopu, kiedy warunki gruntowe oraz powierzchnia działki pozwalają na wykonanie skarp, ten sposób zabezpieczenia może się okazać najbardziej ekonomiczny.
Każda z powyższych technologii ma swoje koszty dodatkowe i uwarunkowania, tj. zajętość terenu, odwodnienie wykopu, czas wykonania. Inwestor po zestawieniu powyższych może wybrać optymalne dla siebie rozwiązanie. Niezwykle istotnym czynnikiem jest tutaj koszt. Analiza rynku pokazuje, że w przypadku niektórych budynków koszt stanu zerowego to ok. 25% ceny wykonania całej konstrukcji, z czego roboty ziemne stanowią mniej więcej ¼.
Zamienniki materiałów. Istnieje bardzo wiele zamienników dla materiałów wykorzystywanych niemalże w każdej fazie prowadzenia prac, od konstrukcyjnych przez instalacyjne aż do wykończeniowych. Inwestorzy mogą wybierać spośród materiałów o różnym poziomie wytrzymałości, właściwościach estetycznych, fizycznych i chemicznych, a także pod względem oddziaływania na środowisko (na co w ostatnim czasie kładzie się coraz większy nacisk). O ile projektant zaproponuje rozwiązania możliwe do realizacji pod względem technicznym, to dopiero na podstawie kosztorysu inwestor może wybrać rozwiązanie optymalne, w zależności od oczekiwanego rezultatu projektu. Po analizie kosztów budowy ma on możliwość dokonania ewentualnych zmian planowanego efektu końcowego lub budżetu. Przykładowo: gdy po opracowaniu kosztorysu okazuje się, że warunki finansowe pozwalają na użycie materiałów naturalnych (np. drewnianych okien czy podłóg) zamiast wyrobów z tworzyw sztucznych, budynek nabierze charakteru i elegancji oraz wrażenia większej trwałości, a co za tym idzie zwiększy się jego wartość.
Negocjacje cenowe. Szczegółowa analiza porównawcza pozwala na ocenę zarówno ofert cenowych wykonawców, jak i założeń budżetowych. Porównanie kosztorysów planowanych prac, daje inwestorowi przestrzeń do negocjacji cenowych. Dysponując szczegółowymi danymi, może skutecznie argumentować swoje stanowisko. Weryfikacja kosztorysów pozwala na wyeliminowanie cen znacznie odbiegających od średniej, zarówno zawyżonych, jak i zaniżonych, co z kolei pomaga uniknąć późniejszych problemów z finansowaniem prac dla każdej ze stron procesu budowlanego.
Analiza opłacalności. Na podstawie kosztorysu, inwestor może oszacować opłacalność inwestycji. Wycena pomaga określić, jakie będą całkowite koszty budowy, a także przewidywane przychody z wynajmu lub sprzedaży, co umożliwia ocenę zwrotu z inwestycji.
Finansowanie inwestycji
Płynność finansowa jest kluczowym wyzwaniem w branży budowlanej. W oparciu o kosztorys, harmonogram prac, a także okresy rozliczeniowe, przygotowywany jest plan cash flow (przepływów pieniężnych). Pozwala on ocenić, czy i kiedy będzie potrzebne dodatkowe finansowanie projektu. Dodatkowo banki i inne instytucje finansowe wymagają szczegółowych kosztorysów do oceny ryzyka kredytowego.
Kontrola budżetu
Budżet inwestycji, który jest tworzony na podstawie kosztorysu planowanych prac, ułatwia monitorowanie wydatków podczas realizacji projektu, co zmniejsza ryzyko przekroczenia wydatków lub utraty płynności finansowej.
DLA PROJEKTANTA
Weryfikacja projektów
Pierwszym etapem inwestycji budowlanych jest zazwyczaj koncepcja i opracowanie budżetu. Wstępna wycena tworzona jest często w oparciu o uproszczone kosztorysy, przygotowane na podstawie zagregowanych cen rynkowych. Mając do dyspozycji budżet projektu i koncepcję, projektanci przystępują do opracowania projektu budowlanego. Budżet inwestorski stanowi pewnego rodzaju ramę cenową dla założeń projektowych, umożliwia sprawdzenie czy zaprojektowane rozwiązania mieszczą się w wyznaczonych granicach.
Optymalizacja rozwiązań
Kalkulacja kosztowa umożliwia identyfikację obszarów, gdzie można zaoszczędzić, np. poprzez wybór tańszych materiałów lub technologii bez uszczerbku dla jakości. Przykładowo, może okazać się, że zmiana układu pomieszczeń lub zastosowanie alternatywnych materiałów wykończeniowych pozwoli na znaczne zmniejszenie kosztów.
DLA WYKONAWCY
Harmonogramowanie prac
Kosztorys ułatwia planowanie poszczególnych etapów realizacji projektu, określenie niezbędnych zasobów i terminarza zadań. Dzięki temu firma wykonawcza może uniknąć opóźnienia w realizacji i zapewnić terminowe zakończenie projektu.
Rzetelne przygotowanie oferty
Nie ma innej niż kosztorys, drogi do przygotowania precyzyjnej oferty cenowej – szczegółowa, realistyczna i oparta na dokładnych kalkulacjach analiza cenowa inwestycji zwiększa szanse na zdobycie kontraktu. Kosztorys jest narzędziem do rozmów z inwestorem, a także z dostawcami, usługodawcami i podwykonawcami.
Negocjacje z podwykonawcami
Kosztorys stanowi podstawę do uzgodnienia zakresu robót i harmonogramu realizacji, a także będzie pomocny przy prowadzeniu negocjacji cen i późniejszych rozliczeniach z podwykonawcami oraz dostawcami materiałów.
Kontrola kosztów
Kalkulacja cenowa planowanych prac pomaga w bieżącej kontroli kosztów i wykrywaniu potencjalnych przekroczeń budżetu. Wykonawca może regularnie porównywać rzeczywiste wydatki z przewidywaniami kosztorysu i szybko reagować na ewentualne odchylenia od planu. Przykładowo: jeśli koszty materiałów rosną z powodu zmian na rynku, wykonawca może podjąć działania w celu zminimalizowania wpływu tych wzrostów na ogólny budżet projektu.
Rozliczenie prac
Kosztorys jest nieodzownym narzędziem używanym przy rozliczaniu robót budowlanych, zapewnia szczegółowe i systematyczne podejście do określania wartości wykonanych prac oraz ustalania poziomu należnych płatności. Przy okazji rozliczeń wykonawca ma możliwość bieżącej oceny rentowności poszczególnych etapów prac.
Wycena prac dodatkowych i zamiennych
Dobrą praktyką w branży budowlanej jest negocjowanie kosztu wykonania robót budowlanych i zamiennych w oparciu o kosztorys szczegółowy. O ile w przetargu na roboty budowlane, inwestor może zestawić oferty cenowe kilku wykonawców i ich zakres będzie tożsamy, to w przypadku już realizowanego projektu, wprowadzenie nowego wykonawcy dla dodatkowego zakresu, będzie się wiązać z większymi kosztami niż zlecenie prac firmie realizującej projekt. Koszty takie związane są chociażby z mobilizacją czy organizacją zaplecza. Jednak, aby zapewnić optymalne cenowo rozwiązania dla stron, podstawą rozmów o pracach dodatkowych powinien być właśnie szczegółowy kosztorys.
Zarządzanie zasobami
Umiejętne wykorzystanie kalkulacji może zwiększyć efektywność zarządzania zasobami ludzkimi i materiałowymi na placu budowy. Dzięki określeniu kosztu dla poszczególnych nakładów (robocizny, materiałów, sprzętu) na każdym etapie projektu, wykonawca ma możliwość optymalizacji zespołów roboczych, sprzętu i dostaw materiałów, a także późniejszego monitorowania ich wydajności.
Monitorowanie postępów
Kosztorys robót pomaga w monitorowaniu postępów prac i ich zgodności z harmonogramem oraz planowanym kosztem. Śledząc zaawansowanie finansowe inwestycji wykonawca może przewidzieć, jakie nakłady będą potrzebne do przyszłych projektów budowlanych i odpowiednio doszkolić lub rekrutować pracowników.
DLA NADZORU INWESTORSKIEGO
Weryfikacja zgodności z projektem
Nadzór inwestorski zatwierdza kosztorysy wykonawcy stanowiące podstawę do rozliczenia robót. Weryfikacja ta jest dokonywana pod kątem zgodności z projektem, specyfikacjami technicznymi oraz zapisami umowy i rynkowymi poziomami cen w branży budowlanej. Ten proces pomaga chronić inwestora przed sytuacją, w której zaawansowanie finansowe wyprzedziłoby zaawansowanie rzeczowe projektu. Inaczej, jeśli kalkulacja wykonawcy zawierałaby nieprawidłowy rozkład kosztów, np. podana w kosztorysie cena za początkowe etapy projektu, znacznie przewyższałaby ich wartość, kosztem kolejnych etapów robót. Kiedy wykonawca przerwałby budowę po rozliczeniu prac początkowych, mogłoby dojść do sytuacji, w której nawet kary umowne z tego tytułu nie pokryłyby potencjalnych strat inwestora.
Kontrola postępu robót
Zespół nadzoru inwestorskiego monitoruje, czy realizacja prac budowlanych przebiega zgodnie z założeniami kosztorysu. Na jego podstawie ocenia, czy rzeczywiste koszty robót są zgodne z prognozami wynikającymi z wyceny.
Sprawozdawczość i raportowanie
Na podstawie danych m.in. zawartych w kosztorysach nadzór inwestorski przygotowuje raporty finansowe. Zawierają one najczęściej informacje o kosztach w powiązaniu z zaawansowaniem prac i o potencjalnych odchyleniach od założeń budżetowych.