Charakterystyczną cechą projektów budowlanych jest wysoki stopnień złożoności, duża ilość uczestników procesu oraz rygorystyczne wymogi dotyczące terminów realizacji, kosztów, jak również jakości. W związku z tym, w celu skutecznego kierowania inwestycjami budowlanymi, niezbędne jest stosowanie odpowiednich, usystematyzowanych metod zarządzania projektami. W tej dziedzinie jednym z najbardziej efektywnych podejść jest metodyka zarządzania PRINCE2® (Projects In Controlled Environments), kładąca duży nacisk na kontrolę, strukturę i podział projektu na etapy (patrz ramka). Ze względu na jej popularność, warto przyjrzeć się praktycznemu zastosowaniu tej metody w branży budowlanej – w jaki sposób wspomaga realizację przedsięwzięć budowlanych i jaka jest rola kosztorysu w takim procesie?

METODA PRINCE2

PRINCE2 powstał w 1996 r. i jest nowszą wersją metody PRINCE. Pierwsza wersja PRINCE została utworzona przez rząd brytyjski w roku 1989 na bazie metody PROMPT (Project Resource Organisation Management Planning Techniques) stosowanej w zarządzaniu projektami z sektora IT, a opracowanej w latach 70. XX w. przez firmę Simpact Systems Ltd.
Początkowo PRINCE był skierowany do sektora IT, ale podejście PRINCE2 jest bardziej uniwersalne i może być stosowane w dowolnym obszarze biznesowym. Metoda skupia się na biznesowych celach projektu. Choć prawa autorskie do niej należą do Monarchii Brytyjskiej, to jest ona dostępna publicznie.

PRINCE2 – podstawowe zasady

Metoda PRINCE2 umożliwia efektywne zarządzanie projektami poprzez uporządkowane podejście do planowania, realizacji i monitorowania postępów. Dzięki temu inwestycje są lepiej kontrolowane, ryzyko jest minimalizowane, a zasoby są wykorzystywane w sposób optymalny. PRINCE2 opiera się na siedmiu zasadach, są to:

1. Ciągłe uzasadnienie biznesowe
Projekt powinien mieć jasno określony cel i uzasadnienie ekonomiczne, które będą weryfikowane przez cały czas jego realizacji. Kluczowe jest monitorowanie sytuacji rynkowej, kosztów i potencjalnych zagrożeń finansowych. Jeśli uzasadnienie przestaje być aktualne (np. z powodu zmieniających się warunków na rynku budowlanym), cel projektu powinien zostać zaktualizowany w taki sposób, aby utrzymać jego uzasadnienie ekonomiczne.

2. Nauka na podstawie doświadczeń
Zarządzanie inwestycjami budowlanymi odwołuje się do praktyki – wymaga analizy wcześniejszych sukcesów, jak i niepowodzeń. W trakcie realizacji projektu w PRINCE2 kładzie się nacisk na czerpanie z doświadczeń zebranych w poprzednich realizacjach. Ich dokumentowanie i wykorzystywanie pozwalają uniknąć powielania błędów, minimalizować ryzyko i optymalizować sposób zarządzania kolejnymi inwestycjami.

3. Zdefiniowane role i odpowiedzialności
Aby przedsięwzięcie budowlane przebiegało sprawnie, niezbędne jest jasne określenie ról i zakresu obowiązków wszystkich uczestników. PRINCE2 zakłada, że struktura organizacyjna powinna być jednoznaczna i dostosowana do projektu. Dzięki temu każdy członek zespołu wie, jakie są jego zadania i zakres kompetencji. Zapobiega to chaosowi komunikacyjnemu, eliminując sytuacje, w których odpowiedzialność za kluczowe kwestie jest rozproszona lub niejasna.

4. Zarządzanie etapami
PRINCE2 dzieli projekt budowlany na etapy, co umożliwia bieżącą kontrolę jego postępu i dostosowywanie działań. W ramach każdego etapu prowadzone są przeglądy i analizy ryzyka, a po ich zakończeniu następuje decyzja o kontynuacji lub konieczności wprowadzenia zmian w dalszej części projektu. Taki podział pozwala na bieżącą weryfikację kluczowych elementów, jak np. zgodność z harmonogramem, budżetem czy też wymaganiami technicznymi.

5. Zarządzanie wyjątkami
Metoda umożliwia zarządzanie projektami budowlanymi poprzez określenie granic akceptowalnych odchyleń w budżecie, czasie realizacji i jakości wykonania. Zasada zarządzania na podstawie wyjątków oznacza, że kierownictwo nie ingeruje w codzienną pracę, jeśli wszystko przebiega zgodnie z planem. Natomiast w przypadku przekroczenia ustalonych limitów (np. wzrost kosztów powyżej założonego marginesu) są uruchamiane procedury interwencyjne i podejmowane decyzje mające na celu przywrócenie kontroli nad projektem.