Przed laty zamówienia publiczne rządziły się dość prostą zasadą: wszelkie dokumenty, jakich zamawiający żądał od wykonawców musiały być złożone wraz z ofertą i nie było żadnych szans na uzupełnienie braków. Z jednej strony było to rozwiązanie proste, z drugiej bezlitosne, bowiem niekiedy drobne uchybienia skutkowały odrzucaniem ofert, choćby nawet mogły okazać się najlepsze. Co więcej, w czasach, gdy do wyboru najkorzystniejszej oferty wymagane były dwie nieodrzucone oferty, znacząco pomniejszało to odsetek postępowań zakończonych pozytywnym rozstrzygnięciem.

Z tych drakońskich (z dzisiejszego punktu widzenia) zasad stopniowo rezygnowano. W ustawie Pzp pojawiła się najpierw możliwość uzupełniania dokumentów, a przed kilku laty w ślad za nowymi dyrektywami unijnymi znacząco ograniczono zakres dokumentów wymaganych od firm na etapie składania ofert. Dopiero od wykonawcy najwyżej ocenionego zamawiający wymaga złożenia szeregu dokumentów na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw wykluczenia. Celem autorów tego pomysłu było odbiurokratyzowanie postępowań i ułatwienie życia przedsiębiorcom. Cel zapewne osiągnięto, ale efektem ubocznym jest znaczące niekiedy wydłużenie postępowań – doszedł dodatkowy etap wzywania do złożenia dokumentów, a jeśli pierwszy z wykonawców nie usatysfakcjonuje zamawiającego, procedurę się zwykle powtarza w odniesieniu do kolejnego lub nawet kolejnych firm.

Celem niniejszego tekstu nie jest jednak ocena działań ustawodawcy, ale wyjaśnienie, jakie grupy dokumentów pojawiają się w postępowaniu oraz kiedy i na jakich zasadach się je składa i uzupełnia – bo różnic i kombinacji jest tu naprawdę sporo. Zorientowanie się w temacie jest wyzwaniem dla wielu wykonawców, zwłaszcza tych rzadziej uczestniczących w postępowaniach na postawie Prawa zamówień publicznych. Zdarza się także mylić samym zamawiającym.

Podział papierów składanych w postępowaniu (a właściwie „papierów”, bo przecież wykonawcy składają je już niemal wyłącznie w formie elektronicznej) budzi wątpliwości czasami nawet w Krajowej Izbie Odwoławczej. A temat to niezmiernie istotny, bo kwalifikacja dokumentu do odpowiedniego rodzaju decyduje o tym, kiedy powinien być złożony i jaka jest procedura w przypadku, gdy coś z nim jest nie tak.

Treść oferty

Pierwsza i podstawowa grupa dokumentów to te, które stanowią treść oferty. Warto pamiętać, że ustawodawca posługuje się pojęciem „oferty” w różnych kontekstach i zależnie od tego, może ona zawierać mniej lub więcej elementów. Przykładowo, gdy mowa o ofercie w przepisach o udostępnianiu dokumentów na wniosek wykonawców – chodzi o wszystkie dokumenty złożone jako oferta w postępowaniu.

W skład takiej oferty mogą wchodzić dokumenty o różnym charakterze. Część z nich stanowi ścisłą treść oferty, o której tu mówimy. To przede wszystkim formularz ofertowy, który wykonawcy wypełniają zazwyczaj na wzorze przygotowanym przez zamawiającego (a wzory te często mocno się między sobą