W opublikowanym kilka lat temu na łamach „BzG” tekście „Komunikacja między zamawiającym i wykonawcami”[1] skoncentrowałem się przede wszystkim na sposobach przekazywania formalnej korespondencji między stronami. Tymczasem to tylko jedna z możliwych form komunikacji w postępowaniu. Najważniejsza, ale nie można nie doceniać innej – kontaktu bezpośredniego między przedstawicielami obu stron, czy to w czasie spotkań, czy w czasie rozmowy telefonicznej.

Oczywiście, jedną z podstawowych zasad postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest zasada pisemności, a zatem czynności stron w postępowaniu powinny być tak udokumentowane, by dały się odtworzyć. Pisemność nie służy sama sobie, ale jest narzędziem zapewniającym przejrzystość postępowania i wykazanie, że zostały dochowane zasady zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Kontakt bezpośredni, osobisty, zawsze stanowi pewną wyrwę i zagrożenie dla zapewnienia działania zgodnie z tymi regułami, jednak w wielu sytuacjach jest nie do uniknięcia, czasami jest korzystny dla zamawiającego, a w niektórych przypadkach – wprost wskazany przez ustawodawcę.

O kilku aspektach takiego bezpośredniego kontaktu między stronami postępowania zdarzyło mi się już na łamach „BzG” wspominać. Pierwszy etap, na którym kontakt bezpośredni następuje, to przygotowanie postępowania. Zamawiający, zastanawiając się nad tym jak opisać przedmiot zamówienia i warunki jego realizacji, może kontaktować się