Zobowiązanie zamawiającego do dokonania analizy ma służyć wzmocnieniu roli etapu przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia. Działania podjęte w tej fazie mają wpływ na przebieg postępowania, ponieważ w ich wyniku zamawiający podejmuje podstawowe decyzje zakupowe. Zatem prawidłowe przeprowadzenie analizy potrzeb i wymagań może przyczynić się do zwiększenia efektywności systemu zarówno na etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jak i samej jego realizacji [2, 3].

Tytuł tego artykułu jest trochę przekorny, bo przecież nie można z góry przewidzieć, czy w wyniku analizy potrzeb i wymagań okaże się, że optymalnym sposobem zaspokojenia zidentyfikowanej potrzeby publicznej jest udzielenie zamówienia na zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych.
Jeżeli taka analiza jest realizowana niejako „pod zamówienie”, jedynie dlatego, że jest wymagana, co do zasady takie działanie będzie zaprzeczeniem celu przepisu (patrz ramka).

Podstawa prawna

Ustawa Prawo zamówień publicznych [1] wprowadziła nowy obowiązek dla inwestorów publicznych w przypadku zamówień klasycznych. Zgodnie z art. 83 ust. 1 w zamówieniach klasycznych, których wartość jest równa progom unijnym lub wyższa, zamawiający publiczni (o których mowa w art. 4) przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, muszą dokonać analizy potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia. Zgodnie z art. 83 ust. 2 zamawiający publiczny w ramach analizy dokonuje w szczególności:

  1. Identyfikacji potrzeby, którą jest obowiązany zgodnie z przepisami zaspokoić.
  2. Badania możliwości zaspokojenia zidentyfikowanej potrzeby z wykorzystaniem zasobów własnych.
  3. Rozeznania rynku w aspekcie:
    - alternatywnych środków zaspokojenia takiej potrzeby,
    - określenia możliwych wariantów realizacji zamówienia i ich orientacyjnej wartości w celu wyboru najefektywniejszego wariantu albo ustalenia, że jest wyłącznie jedna możliwość wykonania zamówienia.