Warunki udziału w postępowaniu decydują, którzy wykonawcy mają szansę uzyskać zamówienie, a kryteria oceny pozwalają zamawiającemu wybrać najkorzystniejszą ofertę. Ponieważ warunki muszą być przejrzyste i nie mogą pozostawiać dowolności oceny zamawiającemu, ich opis jest kluczowy dla przeprowadzenia całego procesu z sukcesem.
W niniejszym tekście przedstawię kilka przykładów często spotykanych błędów związanych z ustalaniem wag i oceną kryteriów niewymiernych. Wszystkie zostały zaczerpnięte z życia – teksty w szarych ramkach to cytaty z prawdziwych specyfikacji.

1. Kryterium z nieadekwatną wagą

Kryteria oceny ofert:

Kryteria Znaczenie
cena oferty brutto 60,00
termin płatności 40,00

To błąd wyjątkowo powszechny, zwłaszcza odkąd do ustawy wprowadzono regułę nakazującą większości zamawiających publicznych stosowanie kryterium ceny o wadze nie większej niż 60%, chyba że są spełnione odpowiednie warunki. Zamawiający często ich nie spełniają albo nie mają pewności, czy są one dobrze zrealizowane i szukają kryteriów wypełniających brakujące 40% na siłę.
Powyższy przykład, w którym terminowi płatności nadano wagę odpowiadającą 2/3 kryterium ceny oferty jest niezwykle rażący. Równie często podobna sytuacja dotyczy innych popularnych kryteriów, takich jak: termin wykonania zamówienia oraz okres gwarancji jakości. W tego typu sytuacjach trzeba się zastanowić, jak ważne są te elementy dla zamawiającego – czy na pewno termin płatności albo gwarancja są na tyle istotne, aby w skrajnym przypadku dopłacić za to 2/3 ceny?