Poprawne wykonanie kosztorysu, tak dawniej, jak i dzisiaj, przysparza kosztorysantom różnych, raz mniejszych, raz większych problemów. Ilość zasadzek jakie czyhają na nas jest wystarczająco duża by móc popełnić jakiś, czasem nawet poważny błąd, a nie od dziś wiadomo, że za błędy trzeba płacić. Błędy w kosztorysie skutkują najczęściej odrzuceniem oferty, bądź dokładaniem do interesu przez wykonawców. Zdarzają się też przypadki unieważniania przetargów, gdy w naszych obliczeniach przewidzimy zbyt mało funduszy na inwestycję, a oferenci przedstawią swoje kosztorysy z wartościami znacznie przewyższającymi wartość naszej kalkulacji. Tak więc rzetelnie przeprowadzona kalkulacja musi opierać się na solidnych podstawach i właśnie tych podstaw niestety często brakuje. Praktycznie żadna inwestycja nie może obyć się bez projektu. To właśnie on stanowi podstawę dla rozpoczęcia przez kosztorysanta prac nad określeniem kosztów niezbędnych do poniesienia dla realizacji przyszłej inwestycji. Moje, jak i zapewne większości kosztorysantów, doświadczenia z biurami projektów są bardzo różne. Trafiamy bowiem raz na lepiej, raz na gorzej przygotowane projekty; takie gdzie wszystko jest zapięte na ostatni guzik i takie, które należałoby bez zastanowienia wrzucić do kosza, a my mamy z nich wyczarować kosztorys.
Są również przypadki, w których o wcześniejszym projekcie nie może być mowy, a kalkulacje kosztorysowe za wykonane prace trzeba jednak sporządzić. Mam tu na myśli różnego typu awarie, których przecież nikt nie może przewidzieć, a które należy jak najszybciej usunąć, a za wykonaną pracę zapłacić. I tu też czekają na nas różne niespodzianki. Otóż zostałem poproszony przez znajomego wykonawcę – instalatora o sporządzenie kalkulacji na prace związane z usuwaniem skutków awarii instalacji wodociągowej. Rzemieślnik miał z góry ustaloną kwotę za wykonane roboty, ponieważ działa w branży nie od dziś, a zakres wykonywanych prac jest raczej rodzajowo taki sam, bez trudu więc operuje cenami jednostkowymi za wykonanie określonego rodzaju robót. Stąd też kalkulacja jaką miałem wykonać praktycznie sprowadzała się do prostej operacji jaką można sporządzić w arkuszu kalkulacyjnym, gdzie wpisujemy zakres prac, cenę jednostkową, ilość, a stąd po zsumowaniu wszystkich pozycji otrzymujemy sumę końcową – po prostu bułka z masłem. Robota niewielka, ledwo kilkanaście pozycji i wartość końcowa również nie powalająca z nóg – raptem przekraczała tysiąc złotych. Generalnie chodziło o to, by otrzymać ładny wydruk z programu kosztorysowego. Sporządziłem więc kosztorys w oparciu o wytyczne kolegi, wydrukowałem i przekazałem do akceptacji inwestora sądząc, że już po sprawie. Jakież było moje zdziwienie (choć po tylu latach pracy wydawało mi się, że mało co jest w stanie mnie zadziwić), gdy niespełna po godzinie kolega wrócił z pomazanym na czerwono kosztorysem, wyjaśniając, że trzeba kosztorys „zmodyfikować”, tak by pasował do wizji inwestora, który doszedł do wniosku, że potrzebny mu jest jednak kosztorys szczegółowy. Cóż, chcąc nie chcąc poprawiłem kosztorys, stosując metodę szczegółową przy użyciu dostępnych normatywów, cen jednostkowych materiałów i sprzętu, stawek i narzutów. Po przeliczeniu okazało się, że wartość kosztorysowa robót skalkulowana w ten sposób jest niższa, od tej którą założył wykonawca. Oczywiście trudno by był on z takiego obrotu sprawy zadowolony, dlatego chcąc różnicę tę jakoś pokryć, jednocześnie znając zapędy inwestora do dokładnego śledzenia normatywów i cen, doszliśmy do wniosku, że należy zastosować nie stawkę średnią krajową i takież narzuty, tylko znacznie wyższe podawane dla miast. W tym akurat przypadku były to stawki dla miasta wojewódzkiego zawarte w wydawnictwach Orgbud-Serwisu. Tak przyjęte stawki i narzuty „cudownie” sprawiły, że nie tylko osiągnęliśmy zakładaną pierwotnie kwotę za wykonane prace, lecz nawet nieźle ją przekroczyliśmy. Tym razem wydruk kosztorysowy w sposób szczegółowy opisywał zakres wykonanych robót, przyjęty poziom i źródło cen materiałów i sprzętu oraz stawki dla naszego miasta. Do tak sporządzonego kosztorysu inwestor nie miał, mimo wyższej kwoty, żadnych zastrzeżeń. Doszliśmy wspólnie z kolegą do wniosku, że bardziej w tej całej kalkulacji chodziło o zabezpieczenie „tyłów” inwestora, tak na wszelki przypadek, aniżeli o niższą cenę, o którą inwestorzy zawsze walczą. Nadmienię, że inwestorem było biuro zarządzające wspólnotą mieszkaniową. Widocznie kontakty z mieszkańcami, wśród których byli z pewnością i „fachowcy” od budowlanki sprawiły, że inwestor zażądał kosztorysu szczegółowego. Łatwiej jest bowiem sprawdzić cenę przysłowiowego gwoździa chociażby w jakiejś Castoramie, czy Leroyu, aniżeli dochodzić do ceny jednostkowej jaką przyjął kosztorysant. Cóż z tego, gdy wiadomo nie od dziś, że „sprawny” kosztorysant jest w stanie „otrzymać” pożądaną kwotę, tak by nikt się do kosztorysu nie przyczepił. Tylko, czy o to chodzi? Jak pokazuje życie, niestety tak.
Wracając do inwestycji, w których niezbędny jest projekt, to coraz więcej mamy prywatnych inwestorów zlecających biurom projektów kompleksowe przygotowanie inwestycji od projektu architektonicznego, poprzez konstrukcję, kosztorysy, aż po złożenie zapytań ofertowych firmom, które chciałoby się widzieć przy realizacji inwestycji.
W tym przypadku mamy do czynienia z inwestorem, który opiera się przede wszystkim na cenach jednostkowych robót, nie chce słyszeć o jakichkolwiek KNR-ach i związanych z nimi normatywach, nie interesują go ceny materiałów, sprzętu etc., chce znać jedynie cenę jednostkową wykonania pracy i tyle. Powód tego jest bardzo prosty, mianowicie operując ceną jednostkową w bardzo szybki sposób jest w stanie sprawdzić wielu oferentów, mając w ten sposób wiedzę nie tylko o cenie końcowej, ale i o poszczególnych elementach robót. Jednocześnie jest to również bardzo dobry sposób na sprawdzenie, czy kosztorysant sporządzający kosztorys inwestorski nie popełnił w nim jakiś błędów. Ponieważ są to inwestycje przekraczające i setki milionów, czas jaki przewidziany jest na przygotowanie kompleksowej dokumentacji jest bardzo krótki, tak by przystąpić jak najszybciej do fazy wykonawczej. Wiadomo, obiekt ma albo jak najszybciej na siebie zapracować, albo ma być jak najbardziej korzystnie sprzedany. Przy tak dużych inwestycjach każda pomyłka może być zgubna i dla wykonawcy, i dla inwestora, a i np. dla potencjalnych mieszkańców również. Stąd nie ma co się dziwić nerwowości jaka towarzyszy przy tak dużych pracach (czytaj: pieniądzach). Prawidłowe przygotowanie kosztorysu inwestorskiego jest więc jak zwykle bardzo ważne. Okazuje się jednak, że niezmiernie trudno jest takowy kosztorys przygotować, tak by wszystko zostało w nim ujęte, a później nie podważone. Choć inwestor żąda cen jednostkowych w kosztorysie, znakomicie zdajemy sobie sprawę z tego, że i tak w większości przypadków wykonujemy kalkulację szczegółową, a wydruk zawiera tylko ceny jednostkowe. Przy dzisiejszych nowych technologiach i nietypowych robotach każdy kosztorysant chce mieć pewność ceny i w jak największym stopniu zniwelować możliwość popełnienia błędu, o który przecież nie trudno. Nieraz już w swoich felietonach narzekałem na poziom przygotowania dokumentacji projektowej i wynikające stąd problemy przy sporządzaniu nie tylko kosztorysu inwestorskiego, ale i późniejszych licznych pytań od potencjalnych wykonawców, czy ostatecznie podczas realizacji inwestycji. Po raz kolejny okazuje się, że architekci to całkiem inna kategoria budowlańców. Większość z nich praktycznie oderwana jest od wykonawstwa, a posiada jedynie wizję architektoniczną – często bardzo ciekawą, oryginalną, jedyną w swoim rodzaju. Niekiedy dopiero po konsultacjach z konstruktorami, kosztorysantami, wreszcie z wykonawcami schodzą oni na ziemię (częściowo) i wówczas zdają sobie sprawę z tego, co można w wykonawstwie osiągnąć i jaka jest faktycznie tego cena. Co innego, gdy jak to mówią „cena nie gra roli”, co innego - gdy liczy się każda złotówka. Dodatkowym czynnikiem wpływającym na możliwość popełnienia błędu jest czas. Czas, którego zawsze braknie, a braknie go niestety najczęściej właśnie dla kosztorysanta. Projekt jest przygotowywany przez pół roku, a kosztorys ma być wykonany przez tydzień. I owszem jest to realne do wykonania, oczywiście z małym ale. Można tego wszystkiego bez problemu dokonać, ale tylko w przypadku, gdy mamy do dyspozycji wszystkie projekty architektoniczne, opisy do nich, wyliczenia konstruktorskie z rysunkami, a co najważniejsze są one wykonane poprawnie od A do Z, wreszcie mamy nieograniczony dostęp zarówno do architekta, jak i konstruktora, którzy to udzielą dodatkowych informacji, rozwieją wątpliwości, czy też wprowadzą sugerowane przez nas poprawki. Jak to wygląda w rzeczywistości wiemy dokładnie. Strzępek dokumentacji i licz… W końcu jesteś kosztorysantem, więc wiesz ile to ma kosztować, a jak nie dasz rady to na twoje miejsce szybko znajdzie się ktoś inny, kto to policzy bez marudzenia. Na to wszystko nakłada się jeszcze jeden bardzo istotny czynnik, który szczególnie uwidocznił się w tym roku – mowa tu o niestabilności cen materiałów oraz stawek robocizny. W związku z tym faktem firmy wykonawcze bardzo ostrożnie podchodzą do wszelkiego rodzaju przetargów na roboty długoterminowe i płacone ryczałtem. Najczęściej, gdy już zdecydują się na udział w takim przedsięwzięciu, w celu zabezpieczenia się przed ewentualnymi nieprzewidzianymi podwyżkami cen, stosują o wiele wyższe aniżeli te, które wynikają z obecnych. A wystarczyłoby zawrzeć w umowie o roboty budowlane klauzulę waloryzacyjną, która umożliwiłaby rozliczenie przedsięwzięcia budowlanego w oparciu o rzeczywiście poniesione koszty. Tylko co wtedy z ryczałtem? Obecnie schodzący z robót długoterminowych wykonawcy nie są zadowoleni z osiągniętych zysków. Najczęściej wychodzą na zero, a czasem wręcz muszą trochę do interesu dołożyć. Inwestorzy z kolei są zadowoleni, gdyż nie muszą wydatkować dodatkowych funduszy w związku z podwyżką cen materiałów i stawek robocizny. Z drugiej zaś strony stają przed nie lada problemem w znalezieniu nowych wykonawców, gdyż ci pomni doświadczeń windują ceny za wykonanie robót.
Ciekawa jest wykładnia zawarta na stronach internetowych Urzędu Zamówień Publicznych odnośnie dopuszczalności zmian umowy o zamówienie publiczne
http://www.uzp.gov.pl/zagadnienia-merytoryczne/prawo-polskie/opinie-praw ne/aktualne/dopuszczalnosc-zmian-umowy-o-zamowienie-publiczne.
Warto sobie poczytać, gdyż w wielu przypadkach może to pomóc wykonawcom, którzy ponieśli rażące straty przy prowadzeniu robót. Próbować trzeba.