Podstawy harmonogramowania robót budowlanych

Harmonogram robót budowlanych pomaga zarządzać procesem wykonawczym. Narzędzie to stanowi złożony plan, który przedstawia czas trwania projektu oraz zależności wszystkich działań związanych z jego realizacją, włączając w to dostawy materiałów, wynajem maszyn, zapewnienie mocy przerobowych i wszystkie inne czynności potrzebne do osiągnięcia celów przedsięwzięcia.

Z czego składa się harmonogram

Harmonogramowanie robót budowlanych jest procesem planowania i organizacji prac związanych z budową. Harmonogramy przedstawiają przebieg robót budowlanych w czasie oraz zapotrzebowanie na brygady robocze i środki produkcji w określonych dla danego projektu przedziałach czasowych. W typowym harmonogramie projektu budowlanego wyróżniamy część analityczną, graficzną oraz moduły sprawdzające.

Część analityczna powinna zawierać przynajmniej: wyszczególnienie rodzaju oraz ilości robót, określenie zależności pomiędzy nimi, planowany termin rozpoczęcia i zakończenia oraz czas wykonania poszczególnych robót. Część analityczna harmonogramu jest przedstawiania w formie tabeli (rys. 2).

Część graficzna – choć w zarządzaniu projektami stosuje się kilka form graficznej prezentacji przebiegu procesów, to w przypadku harmonogramów na roboty budowlane w części graficznej występuje najczęściej wykres Gantta (rys. 1). Nazwa pochodzi od nazwiska amerykańskiego inżyniera Henry’ego Gantta, który opracował i rozpowszechnił go na początku XX wieku. Na tym diagramie zadania są prezentowane na osi czasu za pomocą odcinków linii prostych, o długościach odpowiadających (wg przyjętej skali) terminom realizacji poszczególnych zadań. Skala czasu uzależniona jest od stopnia szczegółowości harmonogramu (miesiące, tygodnie, dni, a nawet godziny).

Część sprawdzająca – zaliczamy do niej m.in. harmonogram zatrudnienia, harmonogram pracy maszyn czy też harmonogram dostaw. Przy czym elementy te mogą stanowić odrębny dokument.

PRZYGOTOWANIE  HARMONOGRAMU  KROK  PO  KROKU

Krok 1. Analiza projektu

Pierwszą czynnością w harmonogramowaniu robót budowlanych jest dokładna analiza projektu. To ważne, ponieważ każda budowa jest inna, a planowanie musi być dostosowane do indywidualnych potrzeb. Do podstawowych parametrów projektu budowlanego zaliczamy: czas rozpoczęcia, czas trwania, zasoby trwałe i nietrwałe oraz cele projektu. Finalnym efektem projektu powinno być osiągnięcie zdefiniowanych wcześniej celów przy wykorzystaniu ustalonych zasobów. To właśnie cel projektu stanowi główny kierunek i jasne wytyczne, które powinny być znane wszystkim zaangażowanym w projekt. Zatem, cel projektu jest pierwszym parametrem, który należy ustalić planując proces realizacji.

RADA: Rozważ cele i priorytety. Określ, co jest najważniejsze w projekcie. Czy termin zakończenia jest kluczowy? A może bardziej zależy ci na minimalizacji kosztów?

Krok 2 Definiowanie czasu pracy i okresu realizacji projektu

Tworzenie harmonogramu powinno rozpocząć się od kalendarza i określenia parametrów projektu, którymi są:

• Czas pracy – definiuje dostępność zasobów, w szczególności mocy przerobowych. W aplikacjach do tworzenia harmonogramów w celu ustalenia czasu pracy tworzymy kalendarz (rys. 3) z określeniem godzin roboczych i dni wolnych od pracy (weekendy, święta).
• Okres realizacji projektu – może być liczony od przodu lub od tyłu, tzn. możemy ustalać terminy rozpoczęcia poszczególnych prac na podstawie z góry założonej daty rozpoczęcia projektu lub na podstawie daty zakończenia wyliczyć, kiedy projekt powinien zostać rozpoczęty.

RADA: Ustal czas pracy oraz określ, jakie terminy są istotne dla realizacji. Czy należy z góry narzucić termin rozpoczęcia? A może należy dotrzymać konkretnego terminu zakończenia prac?

Krok 3. Określenie zadań

Podział na mniejsze zadania
W celu opisania projektu za pomocą określonych zadań należy podzielić go na mniejsze etapy, uwzględniające cały zakres inwestycji, tzn. wszystkie prace jakie muszą zostać wykonane, aby zrealizować cele, zasoby, których należy użyć oraz wszystkie inne niezbędne działania. W podziale projektu na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania części może pomóc stworzenie hierarchicznej struktury projektu. Zadania możemy wyodrębniać na dwa sposoby – od ogółu do szczegółu lub odwrotnie – od szczegółu do ogółu.

W metodzie od ogółu do szczegółu na początku wyodrębniamy główne zadania, które następnie dzielimy na coraz mniejsze. Dla projektu budowlanego zadaniami scalonymi mogą być np.:

1. Przygotowanie terenu.
2. Budowa fundamentów.
3. Montaż konstrukcji.
4. Instalacje elektryczne i sanitarne.
5. Prace wykończeniowe.
6. Testy i odbiory.

Tutaj istotą jest podział projektu na zadania następujące po sobie (rys. 4). Jeśli wyodrębnimy dział, taki jak np. prace izolacyjne, które nie dość, że są powiązane z wieloma etapami (konstrukcja, instalacje, wykończenia), to dodatkowo najczęściej są wykonywane przez różne brygady (zasoby). Trudno wtedy kontrolować proces ich realizacji. Zatem główne zadania wydzielamy biorąc pod uwagę zarówno kompleksowość, specjalizację, różnorodność, jak i możliwość koordynacji oraz kontroli poszczególnych etapów.

Podział projektu bywa ułatwiony, kiedy lista zadań jest z góry narzucona np. przez kosztorys. Idąc od szczegółu do ogółu łączymy mniejsze zadania w zadania sumaryczne. W kosztorysach w celu takiego pogrupowania prac, mogą być tworzone np. działy robót lub pozycje scalone. Dużym ułatwieniem jest sytuacja, w której treść kosztorysu możemy bez mian (1:1) przenieść do harmonogramu. Wymaga to jednak współpracy i dogłębnej analizy już na etapie kosztorysowania robót.

RADA: Opisz cały projekt za pomocą zadań, które należy wykonać, aby go zrealizować. Poziom szczegółowości może być uzależniony od wielu czynników, w tym np. od rodzaju i złożoności projektu lub wymagań realizacyjnych.

Określenie zależności
Niektóre zadania będą zależały od innych, co oznacza, że muszą zostać wykonane w określonej kolejności. Przykładowo, zadanie „wykonanie konstrukcji” nie może rozpocząć się przed zakończeniem zadania „wykonanie fundamentów”, z kolei „izolacje fundamentów” muszą zostać zakończone przed rozpoczęciem „wykonania zasypek”. Wyróżniamy cztery podstawowe typy zależności (rys. 6):

• zakończenie – rozpoczęcie – zadania wykonywane są jedno po drugim, np. wykonanie fundamentów musi zostać zakończone przed rozpoczęciem montażu konstrukcji,
• zakończenie – zakończenie – zadania, które powinny zostać zakończone w tym samym czasie, np. prace wykończeniowe w poszczególnych pomieszczeniach lub montaż konkretnych elementów konstrukcji dachu,
• rozpoczęcie – rozpoczęcie – zadania rozpoczynające się równocześnie, np. przygotowanie terenu i prace rozbiórkowe,
• rozpoczęcie – zakończenie – początek jednego zadania następuje przed ukończeniem drugiego, np. montaż instalacji wewnętrznych musi zostać rozpoczęty przed zakończeniem prac wykończeniowych.

Warto pamiętać, że opisane wyżej zależności mogą wynikać zarówno z technologii wykonywania robót, jak i z dodatkowych wymagań inwestora, dostępności zasobów lub innych dodatkowych przyczyn (np. terminów udostępnienia działek roboczych czy uwarunkowań finansowych). Przykładowo, prace związane z betonowaniem dla niedużych projektów, w zakresie dopuszczalnym ze względu na technologię, powinny rozpoczynać się równocześnie w celu zoptymalizowania kosztów dostawy mieszanki betonowej.

Krok 4. Określenie zasobów

Wyszczególnienie zasobów
Poszczególne zadania wymagają zasobów koniecznych do ich realizacji. W związku z tym, po dokładnym podziale projektu na zadania i określeniu zależności pomiędzy nimi, do każdej pozycji w harmonogramie należy przypisać odpowiednie zasoby (rys. 7).

Kontrola dostępności zasobów
Polega na określeniu i sprawdzeniu czy niezbędne środki trwałe i nietrwałe, takie jak pracownicy, maszyny, materiały będą dostępne w odpowiednich ilościach i terminach dla realizacji poszczególnych zadań w projekcie. Jest to krytyczny krok w procesie planowania i zarządzania projektem, który gwarantuje, że realizacja będzie mogła odbywać się zgodnie z przyjętymi terminami i z zachowaniem wymaganych standardów. Na tym etapie możemy również określić ryzyka realizacyjne, związane np. z dostawami materiałów lub dostępnością brygad roboczych.

Zidentyfikowanie dostępności zasobów wiąże się z:

• Rozwiązaniem konfliktów zasobów – za pomocą informacji uwidocznionych na diagramach sprawdzających w harmonogramie, np. wykresach zaangażowania pracowników, możemy kontrolować i korygować ewentualne konflikty zasobów, takie jak przeciążenia brygad roboczych lub brak możliwości zapewnienia kompletnych dostaw.
• Zarządzaniem priorytetami – w przypadku ograniczonych zasobów, należy określić, które zadania są kluczowe dla projektu i wymagają realizacji w pierwszej kolejności.
• Monitorowaniem dostępności zasobów – sprawdzanie powinno być kontynuowane przez cały okres trwania projektu. Jeśli ilość lub osiągalność zasobów się zmienia, należy odpowiednio dostosować harmonorgram projektu.

W programach komputerowych do opracowywania harmonogramów robót budowlanych mamy możliwość przypisania zasobów do zadań. Zasoby te mogą obejmować wszystko co jest niezbędne do realizacji zadania – od materiałów i sprzętu, przez środki finansowe, po narzędzia technologiczne i siły robocze.

W module harmonogram w programie Norma EXPERT służy do tego karta ZASOBY (rys. 8). Możemy w niej edytować zasoby przypisane do zadań z harmonogramu. Program automatycznie generuje tabele zużycia dla wybranego zasobu a tabela dostępna jest w dolnej części okna po zaznaczeniu na wstążce okienka „Pokazuj użycie zasobu”. W tym miejscu możemy dodatkowo połączyć poszczególne zasoby w grupy.

RADA: Wszystkie zadania należy połączyć ze środkami potrzebnymi do ich realizacji. Kontrolę dostaw umożliwią nam wykresy sprawdzające, np. użycie zasobu w programie Norma EXPERT.

Krok 5. Tworzenie harmonogramu

Kiedy korzystamy z dedykowanego oprogramowania komputerowego, po ustaleniu etapów projektu, czasu realizacji i pracy, wydzieleniu zadań oraz przypisaniu do nich zasobów, harmonogram tak naprawdę jest już gotowy. Programy te automatycznie generują zestawienia i wykresy. Dodatkowo zapewniają wizualizację przyjętych założeń i łatwy proces ich aktualizacji.

Krok 6. Monitorowanie postępu

W zarządzaniu projektem kontrola harmonogramu to kluczowa czynność. Nie powinien być on dokumentem statycznym. Regularne aktualizowanie harmonogramu, z uwzględnieniem postępu prac, wszelkich zmian oraz nowych informacji, zapewnia sprawną koordynację projektu. Programy komputerowe znacznie ułatwiają modyfikację opracowania – możemy kontrolować dostępność zasobów, zarządzać ścieżką krytyczną, automatycznie generować raporty, śledzić zależności czy też prognozować terminy realizacji.

W czym pomaga harmonogram
Przygotowanie harmonogramu robót budowlanych jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania projektem budowlanym. To nie tylko terminarz robót – opracowanie spełnia wiele ważnych funkcji, z których najważniejsze to:

• Kontrola kosztów – harmonogram pozwala precyzyjnie oszacować koszty i dostosować je do dostępnych środków finansowych, a także uniknąć ich nadmiernego rozdysponowania lub niespodziewanych wydatków.
• Kontrola czasu realizacji – umożliwia określenie realnych dat zakończenia różnych etapów budowy, co jest kluczowe, zwłaszcza jeśli inwestorzy muszą przestrzegać określonych terminów, np. związanych z wynajmem mieszkania czy sprzedażą poprzedniego domu.
• Optymalizacja zasobów – można efektywnie zarządzać dostępnością pracowników, materiałów i innych środków potrzebnych do realizacji projektu, a także uniknąć opóźnień spowodowanych brakiem dostępności zasobów.
• Efektywne zarządzanie – dobrze przygotowany harmonogram umożliwia skuteczne zarządzanie projektem, z jego pomocą łatwiej monitorować postęp prac i porównywać go z pierwotnymi założeniami, co umożliwia wczesne wychwycenie ryzyk realizacyjnych i podejmowanie odpowiednich działań naprawczych.
• Dostosowanie do zmian – bieżąca aktualizacja opracowania jest niezbędna w celu zapewnienia płynności procesu budowlanego. Pozwala na uniknięcie opóźnień czy też nadmiernego wzrostu kosztów oraz zapewnia efektywne wykorzystanie zasobów.