Harmonogram robót budowlanych od podstaw

Strategia działania jest nieodzowną częścią każdego przedsięwzięcia, wszak cel bez planu jest tylko życzeniem, jak pisał Antoine de Saint-Exupéry.
Dla robót budowlanych harmonogram stanowi narzędzie do zarządzania całym procesem inwestycyjnym. Dokument ten w najbardziej uproszczonej wersji zawiera dane dotyczące kolejności technologicznej poszczególnych robót oraz czasu ich trwania. Z planu przebiegu prac w czasie możemy również wydobyć informacje o zapotrzebowaniu na moce przerobowe, materiały oraz sprzęt, a po dokonaniu odpowiedniej analizy, informacje o środkach potrzebnych na realizację zadania.

Rodzaje harmonogramów

Ilość danych, które powinien zawierać niezawodny harmonogram oraz mnogość zależności najczęściej wymuszają rozdzielenie dokumentu na kilka powiązanych ze sobą tabel. Wśród nich możemy wyróżnić różne grupy harmonogramów:

• rzeczowe, które przedstawiają kolejność technologiczną poszczególnych robót,
• zapotrzebowania, w tym: zatrudnienia, dostaw materiałów produkcyjnych, pracy maszyn,
• finansowe wynikające bezpośrednio z powyższych; pozwalają na zapewnienie środków pieniężnych niezbędnych do realizacji zadania.

Podstawy do opracowania rzetelnego harmonogramu

Podstawą do opracowania niezawodnego planu robót jest bez wątpienia zebranie maksymalnej ilości informacji. Zakres danych, jakie powinien zawierać harmonogram zależy przede wszystkim od potrzeb przedsięwzięcia. Najprostszy harmonogram, czy inaczej harmonogram wstępny lub ogólny, powinien zawierać kolejność następujących po sobie prac z podaniem przewidywanego czasu ich trwania. W przypadku małych projektów wystarczający jest harmonogram ogólny. Przy bardziej skomplikowanych inwestycjach jest on rozbudowywany o harmonogramy szczegółowe dla wydzielonych etapów prac.
Dla większych projektów niezbędne będzie także zebranie informacji o dostępnych środkach produkcyjnych oraz finansowych, które można wykorzystać podczas realizacji. Powyższe należy przeanalizować pod kątem spełnienia oczekiwań zarówno zamawiającego (inwestora), jak i osiągnięcia oczekiwanego poziomu produkcji w firmie.

Harmonogram krok po kroku

Harmonogram wstępny
Pracę nad przygotowaniem planu robót należy rozpocząć od opracowania wstępnego harmonogramu. Podaje się w nim rodzaje i ilości planowanych prac wraz z szacowanym czasem ich trwania oraz warunki brzegowe projektu, jakimi są terminy rozpoczęcia i zakończenia inwestycji (tab.1).

Kamienie milowe
Kolejnym krokiem może być ustalenie tzw. „kamieni milowych”, czyli istotnych etapów inwestycji. Kamień milowy może być określony jako termin zakończenia lub rozpoczęcia poszczególnej grupy prac, etapu projektu lub osiągnięcia oczekiwanego poziomu procentowego zaawansowania robót (w rozumieniu rzeczowym lub finansowym).
Przykładowe kamienie milowe:

• Uzyskanie decyzji o pozwoleniu na budowę oraz rozpoczęcie robót budowlanych nie później niż w ciągu 17 miesięcy od daty podpisania umowy.
• Wykonanie robót o wartości 30% w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia prac.
• Zakończenie wszystkich robót ziemnych do 1.06.2022 r.
• Wykonanie 50% powierzchni pokrycia dachowego do 1.10.2021 r.

Ustalenie kamieni milowych jest kolejnym – po terminie rozpoczęcia i zakończenia – warunkiem brzegowym projektu.

Zapotrzebowanie
Po uzgodnieniu rodzajów i ilości planowanych robót oraz warunków brzegowych, należy przejść do określenia niżej wymienionych właściwości projektu:

• pracochłonności poszczególnych robót,
• planowanego zużycia materiałów,
• zapotrzebowania na sprzęt.

Następnie trzeba przeanalizować możliwości ich zapewnienia – w szczególności: dostępne moce przerobowe oraz czas potrzebny na ich mobilizację, czas potrzebny na przygotowanie zamówienia, terminy dostaw materiałów i dostępność sprzętu.

Zebranie informacji
Niezawodny harmonogram dużego przedsięwzięcia budowlanego nie może powstać bez skoordynowanego współdziałania członków różnych komórek, a zwłaszcza działów: finansowego, realizacji oraz zakupów. Planista w celu zebrania niezbędnych danych powinien skonsultować z nimi założenia dotyczące zapotrzebowania z działami:

• realizacji: określenie dostępności zasobów własnych (robocizny i sprzętu),
• finansowym: określenie możliwości finansowych,
• zakupów: określenie dostępności materiałów, sprzętu oraz podwykonawców.

Następnie należy określić zasoby finansowe potrzebne do realizacji inwestycji. Końcowy harmonogram rzeczowy powinien być kompatybilny z harmonogramem finansowym w celu zapewnienia płynności finansowej (rys. 1).

Określenie zależności
Mając wszystkie informacje wymienione w poprzednich punktach możemy przystąpić do ustalenia zależności pomiędzy kolejnymi rodzajami prac. Zadanie jest dość proste w przypadku prac następujących po sobie, dla których rozpoczęcie kolejnej uwarunkowane jest zakończeniem poprzedniej. Sytuację komplikują wszelkie przerwy technologiczne, prace, których wykonanie nie jest uzależnione od innych i te wykonywane w trakcie trwania innych prac.
Najczęściej stosowanym narzędziem do planowania prac jest metoda ścieżki krytycznej. Polega ona na przedstawieniu projektu za pomocą następujących po sobie zadań, w taki sposób, aby każde kolejne rozpoczynało się po zakończeniu poprzedniego (rys. 2). W ten sposób opóźnienie jednego z zadań ze ścieżki krytycznej powoduje opóźnienie całego projektu. Zapewnienie realizacji zadań ze ścieżki krytycznej powinno być punktem wyjściowym do dalszej rozbudowy harmonogramu.

Forma prezentacji

Dokładność harmonogramu jak również wybór formy prezentacji w dużej mierze zależy od skomplikowania projektu budowlanego. Dla małych projektów wystarczający jest harmonogram ogólny, a w przypadku większych dochodzą harmonogramy szczegółowe dla poszczególnych etapów prac.
Najczęściej spotykaną formą prezentacji harmonogramu jest plan graficzny w postaci wykresu Gantta (rys. 3). Wykresy pozwalają na dodatkowe sprawdzenie założeń przyjętych w części analitycznej harmonogramu. Z rysunku możemy wychwycić momenty przestoju w pracach, np. spowodowane przerwami technologicznymi. Dla tych okresów planujemy wykonanie robót niepowiązanych z innymi pracami, np. prac wykończeniowych, obróbki, zasypki, itd.

Aktualizacja harmonogramu

Przed zakończeniem prac nigdy nie ma 100% pewności, ile naprawdę będą one trwały. W momencie tworzenia harmonogramu określamy szacowany czas trwania robót np. na podstawie uśrednionych nakładów rzeczowych z KNR lub danych o wydajności brygad roboczych w firmie (tego typu dane powinny być gromadzone przez pracowników bezpośrednio związanych z realizacją robót).
Podczas realizacji na aktualność opracowanego harmonogramu, poza efektywnością pracowników, wpływa wiele nieprzewidywalnych czynników, wśród których możemy wyróżnić losową zmienność kadry, czynniki atmosferyczne, opóźnienia w dostawach, wszelkiego rodzaju awarie sprzętu, a ostatnio coraz częściej również problemy z płynnością finansową przedsiębiorstw zaangażowanych w projekt.

Najczęściej używane programy

Konieczność systematycznego aktualizowania harmonogramów jest jednym z czynników, który sprawił, że opracowanie harmonogramu w wersji papierowej stało się niemalże niemożliwe. Zautomatyzowanie procesu harmonogramowania pozwala na zaoszczędzenie znacznej części czasu pracy wielu osób, a także pomaga uniknąć błędów.
Oprogramowanie komputerowe umożliwia wydzielenie informacji, które są potrzebne w danym momencie, w zależności od działu firmy, dla którego robiony jest harmonogram (np. dział finansowy, dział zakupów), czy też w zależności od okresu, dla którego chcemy wydzielić informacje.
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do opracowywania harmonogramu robót. W branży budowlanej najczęściej stosowany jest program MS Project – aplikacja wspomagająca zarządzanie projektami, zasobami, czasem i finansami projektu. Jest to wyspecjalizowany, zaawansowany i bardzo popularny system oferujący czytelne narzędzia do planowania działań, budowy harmonogramów, nadzorowania realizacji projektów i raportowania.
Innym często używanym jest MS Excel – program, którego nikomu nie trzeba przedstawiać – stosowany na całym świecie do analizy różnego rodzaju danych. Opracowanie niezawodnego harmonogramu przy użyciu Excel wymaga jednak więcej wysiłku niż w przypadku użycia oprogramowania przeznaczonego specjalnie do robienia harmonogramów. Zaplanowanie prac wymaga stworzenia od podstaw logiki, która w innych programach, tj. MS Project została już wbudowana. W moim odczuciu opracowanie harmonogramu w Excel, pomimo że jest trudniejsze, pozwala na większą dowolność w wyborze rodzajów wprowadzanych informacji, jak i w formie prezentacji.
Warto również zwrócić uwagę na dostępne na rynku, darmowe programy do zarządzania projektami. Są to m.in.:

• Gantt Project – pozwala na wprowadzenie dowolnej liczy zadań, powiązanie robót z zasobami, a także na utworzenie wykresów Gantta (do których nawiązuje nazwa aplikacji).
• Project Libre – oprogramowanie rozwijane w formule open source; wspomaga proces zarządzania projektami. Celem autorów bazowego kodu jest stworzenie bezpłatnej alternatywy dla MS Project.

Zautomatyzowanych narzędzi do zarządzania procesami jest wiele. Przy doborze oprogramowania dla planisty warto zwrócić uwagę na koszt zakupu, a także na dostępność i umiejętność stosowania wybranego oprogramowania przez pozostałych uczestników procesu budowlanego.
Automatyzacja procesów znajduje się aktualnie w fazie szybkiego rozwoju. Prawdopodobne jest, że nawet w trakcie tworzenia niniejszego opracowania mógł trafić do sprzedaży lub zostać udostępniony kolejny program, który dla jakiegoś projektu może okazać się lepszy od wyżej wymienionych. Dlatego zawsze warto śledzić nowości z rynku.

Podsumowanie

Pomimo możliwości zautomatyzowania niektórych elementów planu robót, praca planisty jest bardzo czasochłonna i dużej jej części z reguły nie sposób pominąć. Opracowanie niezawodnego harmonogramu jest zadaniem złożonym, wymagającym zaangażowania wielu uczestników procesu budowlanego. Ze względu na wykonywany zawód liczę na dalszy rozwój oprogramowania kosztorysowego w kierunku możliwości przygotowania harmonogramu. Nie da się ukryć, że oba dokumenty – kosztorys (budżet) i harmonogram – mają na siebie istotny wpływ. Mniej więcej połowa danych do części analitycznej harmonogramu pochodzi (jest zaciągana) z kosztorysu. Wszelkie zmiany harmonogramu mogą mieć wpływ na koszt realizacji, również wszelkie zmiany budżetu mają wpływ na modyfikacje harmonogramu.
Prawidłowo przygotowany i aktualizowany na bieżąco harmonogram pozwala na regularne kontrolowanie postępów inwestycji, a to z kolei umożliwia optymalizację lub zmniejszenie kosztów projektu.