Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 26.02.1999 r. (Dz.U. 26 poz. 239) wprowadziło obowiązek podawania na potrzeby kosztorysowania inwestorskiego cen materiałów z wliczonymi kosztami zakupu. Zamysłem prawodawcy było aby do wyliczania wartości kosztorysu brane były ceny materiałów loco plac budowy. Zamysł był słuszny. Chodziło o to, żeby urealnić ceny, bo stosowana wcześniej praktyka procentowego określania narzutu kosztów zakupu (wcześniej kosztów transportu zewnętrznego) powodowała, że do łącznej wartości materiałów w kosztorysie doliczano w podsumowaniu 15 - 18 % , niezależnie od tego, czy cegłę na plac budowy przywiózł jej producent, czy transportował ją wykonawca.
Autorzy rozporządzenia uznali więc, że słuszniej będzie aby wstawiać do kosztorysu faktyczną cenę materiału. Jeżeli jest to cena materiału dostarczonego na plac budowy, to oczywiście nie należy do niej doliczać żadnych narzutów, bo transport nie kosztował wykonawcy ani złotówki. Jeżeli natomiast materiał trzeba było wieźć z dużej odległości, to należy koszty tego przewozu podzielić przez ilość przewiezionego materiału i cenę zwiększyć o uzyskaną w ten sposób kwotę.
Zamysł był słuszny, lecz życie jest życiem.
Ludzie przyzwyczajeni do starego systemu naliczania kosztów zakupu / transportu uznali, że zmienić ma się jedynie forma. Zamiast wykazywać w podsumowaniu narzut procentowy, zaczęli o taki procent zwiększać cenę każdego materiału. Nikomu bowiem nie chciało się wykonywać pracy polegającej na przeliczaniu rzeczywiście poniesionych kosztów. W rezultacie autorzy programów do kosztorysowania musieli dodać funkcję przeliczania cen materiałów tak, aby wartość narzutu została ukryta w cenie.
W tym artykule chcę wyjaśnić użytkownikom programu Norma Pro w jaki sposób mogą dokonywać przeliczania cen materiałów z uwzględnieniem kosztów zakupu.
Rozpatrzmy kilka przypadków:
1. Przystępujemy do tworzenia kosztorysu inwestorskiego od początku
Jest to najprostszy przypadek. Jedyne, co musimy zrobić (w kwestii doliczania kosztów zakupu), to po uruchomieniu programu i wybraniu rodzaju kosztorysu kosztorys inwestorski wejść w opcje kosztorysu i podać wysokość narzutu kosztów zakupu.
Rys.1. Określenie wysokości kosztów zakupu w opcjach kosztorysu
Każda wprowadzona cena materiału będzie teraz powiększana automatycznie o odpowiedni procent (w przedstawionym przykładzie o 18 %).
Jeżeli dla któregoś z materiałów chcielibyśmy wprowadzić inną wartość, to musimy wejść w Edycję danych RMS (na przykład klikając dwukrotnie na jednostce miary w wierszu z wybranym materiałem w widoku zestawienia materiałów) i wybrać zakładkę Koszty transportu.
Pokaże się okno:
Rys.2. Okno określania procentu wartości ceny materiału na koszty narzutu
Musimy teraz usunąć zaznaczenie przy haśle z opcji kosztorysu i następnie w pole oznaczone na rysunku 2 czerwoną elipsą wpisać odpowiednią liczbę.
Gdy materiałów z nietypową wartością kosztów zakupu jest więcej, to możemy przypisać je do grupy i ustawić tę wartość z poziomu definicji kosztów zakupu w grupie.
W tym celu musimy w zestawieniu materiałów wybrać którykolwiek z należących do tej grupy i kliknąć prawym przyciskiem myszki. Z menu, które się ukaże wybieramy hasło Stawka kosztów transportu... i ustawiamy odpowiednią wartość w okienku :
Rys.3. Ustawianie kosztów zakupu dla grupy a1
Jeżeli nie chcemy tworzyć grupy, to możemy w widoku zestawienia materiałów zaznaczyć wybrane materiały za pomocą lewego przycisku myszy przy wciśniętym klawiszu Ctrl i następnie wywołać okno takie jak w przypadku grup.
2. Wyczytaliśmy utworzony wcześniej kosztorys i chcemy w nim zmienić sposób rozliczania kosztów zakupu tak aby były wliczone w cenę materiałów
Zanim dokonamy właściwej operacji musimy sprawdzić, czy narzut koszty zakupu jest prawidłowo określony. Chodzi o to, że program nie jest w stanie domyślić się, który narzut ma określać koszty zakupu. Ktoś mógłby bowiem użyć nazwy "transport" lub "przewóz materiałów" lub jeszcze inaczej. Dlatego przyjęto zasadę, że rodzaj narzutu jest rozpoznawany przez równoczesne spełnienie dwóch warunków :
- narzut dotyczy tylko materiałów bezpośrednich
- zaznaczony jest checkbox (selektor) przy haśle ogólne Kz w okienku definicji narzutu
Rys.4. Prawidłowo zdefiniowany narzut "koszty zakupu" dla materiałów
nie należących do żadnej grupy (pozostałe)
Oczywiście, gdy w kosztorysie występuje kilka grup materiałów o różnych narzutach kosztów zakupu, to sprawdzić należy definicje narzutu dla każdej z grup. Dodatkowo, gdy w kosztorysie występują narzuty Kz dla grup, to trzeba sprawdzić, czy narzut dla materiałów nienależących do żadnej z nich ma w rubryce Grupa ustawione hasło "pozostałe" a nie "wszystkie". Ustawienie bowiem hasła "wszystkie" oznacza, że dotyczy on również tych materiałów, które należą do grupy i mają zdefiniowany swój narzut. W rezultacie te narzuty się sumują.
Jeśli narzut został zdefiniowany prawidłowo, to możemy dokonać zmiany sposobu uwzględniania kosztów zakupu.
W tym celu w opcjach kosztorysu wybieramy zakładkę liczenie narzutów i uzyskujemy widok okna takiego jak na rys.1. Różnica polegać będzie na tym, że pole edycyjne wartości narzutu (oznaczone na rys.1. czerwoną elipsą) będzie nieaktywne (wyszarzone). Dzieje się tak dlatego, że program chroni kosztorysanta przed przypadkowym wpisaniem błędnej wartości. Ponieważ opisywana operacja ma być zamianą sposobu uwzględniania, a nie wartości kosztów zakupu, dlatego wartość w tym polu jest pobierana z narzutu, a jej zmiana jest w tym momencie niemożliwa.
Jeśli chcemy dokonać zmiany tej wartości, to musimy ponownie wejść w opcje i wywołać to okno. Teraz już pole edycji będzie aktywne, gdyż program będzie wiedział, że użytkownik dokonuje świadomej, a nie przypadkowej zmiany.
Program dokona teraz zmiany cen materiałów zgodnie z określonymi dla każdego z nich stawkami narzutów.
Zostanie przeliczony kosztorys i pojawi się komunikat:
Rys.5. Komunikat o zmianie wartości kosztorysu
Sygnalizowana zmiana jest wynikiem zaokrągleń w obliczeniach w sytuacji, gdy został zmieniony sposób obliczeń. Nie wynika ona z błędów w programie, lecz z praw arytmetyki.
Jeżeli różnica wykazana w komunikacie byłaby znacząca, to należy sprawdzić z czego może to wynikać. Najbardziej prawdopodobną przyczyną jest niewłaściwa definicja narzutów.
Najprawdopodobniej w kosztorysie istnieje grupa materiałów np. 'xyz' i w związku z tym występują dwa narzuty na koszty zakupu. Jeden dla grupy xyz i drugi dla wszystkich materiałów.
Program w takiej sytuacji zwiększa cenę materiałów z grupy xyz tylko o wartość wynikająca z narzutu przypisanego bezpośrednio do niej. W rezultacie wartość kosztorysu będzie mniejsza.
Należy w takim przypadku zastosować jedno z dwóch działań:
- jeżeli uznaliśmy, że dla materiałów grupy xyz należy stosować oba narzuty, to musimy wywołać okno przedstawione na rys. 3. i w pole Stawka wpisać wartość sumaryczną
- gdy do materiałów z grupy powinien być przypisany tylko narzut, który został dla niej zdefiniowany (co ma miejsce prawie zawsze), to oczywiście nie robimy nic, ciesząc się, że wykonana przed chwilą operacja pozwoliła na wykrycie błędu w kosztorysie
Czasem w trakcie opisanej wyżej operacji może pojawić się komunikat:
Rys.6. Pytanie o wliczenie narzutu do ceny jednostkowej
Oznacza on, że w definicji narzutu nie został zaznaczony checkbox przy haśle ogólne Kz i program nie ma pewności, że ten narzut chcemy ukryć w cenie jednostkowej. Dlatego żąda potwierdzenia.
3. Przywracanie narzutu na koszty zakupu w kosztorysie, w którym narzut ten był włączony w cenę jednostkową materiałów
Jeżeli mamy kosztorys, w którym koszty zakupu materiałów zawarte są w cenach jednostkowych, a chcemy przedstawić je jako narzut, to musimy wykonać operację odwrotną do poprzednio opisanych.
W tym przypadku również należy liczyć się z pojawieniem komunikatu takiego jak na rys.5. i będzie on wynikał z tych samych przyczyn. Może się też pojawić inny komunikat:
Rys.7. Komunikat o konieczności "ręcznego" ustawienia narzutu
Pojawi się on wówczas, gdy program nie będzie potrafił samodzielnie ustawić właściwych narzutów. Najczęściej taka sytuacja ma miejsce wówczas, gdy dla któregoś (lub kilku) materiałów wartość kosztów zakupu została ustawiona indywidualnie. Oczywiste jest, że program nie może zdefiniować narzutu, który będzie dotyczył jedynie wybranych materiałów, jeżeli nie zostały one połączone w grupę. Dlatego użytkownik musi dokonać działań samodzielnych.
W zasadzie są dwa rozwiązania. Możemy uznać, że na zróżnicowaniu nam nie zależy i wówczas nie robimy nic. W podjęciu tej decyzji pomoże nam porównanie kwot podanych w komunikacie z rys.5.
Zdecydowanie częściej jednak mamy do czynienie z przypadkiem, że precyzyjne określenie tego narzutu jest konieczne. W takiej sytuacji musimy cofnąć wykonaną operację (Ctrl+Z). Następnie wejść w widok zestawienia materiałów i utworzyć nową grupę, do której dołączymy te nietypowe materiały. W szczególności może to być grupa jednoelementowa.
Teraz już bez problemów wykonamy zamianę prezentacji kosztów zakupu.