Krajobraz po bitwie, czyli czas pracy rok po poluzowaniu kagańca przepisów

Ponad rok temu ustawodawca rozluźnił nieznacznie gorset przepisów o czasie pracy. Towarzyszące temu wydarzeniu protesty związków zawodowych zapowiadały wręcz rewolucyjne zmiany. Niestety nie były one aż tak radykalne, jak można się było spodziewać po skali związkowego sprzeciwu. Rozluźniły jednak ten gorset na tyle, że firmy z branży budowlanej mogą obecnie przyciąć koszty pracy bez wchodzenia w konflikt z prawem (przez wpisywanie w kartach ewidencji czasu pracy godzin pracy niemających nic wspólnego ze stanem faktycznym lub zatrudnianiem pracowników bez umów, albo na podstawie fikcyjnych umów cywilnoprawnych). Trzeba tylko umiejętnie zaplanować okresy rozliczeniowe, dobrać system czasu pracy oraz ustanowić porządnie rozkład czasu pracy; wtedy nawet praca w sezonie po 12 godzin i przez 6 dni w tygodniu nie musi kosztować więcej niż normalnie.

„Okres rozliczeniowy” przyjęty u pracodawcy do zbilansowania czasu pracy obejmuje pewien okres liczony w dniach, tygodniach lub miesiącach. To właśnie w przyjętym okresie rozliczeniowym bilansuje się czas pracy oraz dni do przepracowania wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy, a także rozlicza się udzielanie dni wolnych w zamian za pracę w niedziele, o ile zachodzi oczywiście taka konieczność. Jego wydłużenie może pozwolić na uniknięcie płacenia wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych poprzez właśnie oddawanie czasu wolnego. W firmach budowlanych uzależnionych w głównej mierze od pogody miesiąc na rozliczenie czasu pracy to naprawdę niewiele; nie wystarczają również trzy- czy nawet czteromiesięczne okresy rozliczeniowe z uwagi na to, że sezon trwa od 6 do 9 miesięcy, a okres martwy dopełnia ten przedział do roku kalendarzowego. Dopiero przyjęcie półrocznego lub rocznego okresu rozliczeniowego pozwala na maksymalizację pracy w okresie sprzyjającej aury i oddanie czasu wolnego podczas trwania zimy. Przykładowo, praca jednego pracownika przez 6 dni w tygodniu po 10 godzin dziennie w okresie od marca do października włącznie da w uśrednionym rozliczeniu około 700 godzin nadliczbowych, za które pracodawca oprócz normalnego wynagrodzenia przy stawce wynikającej z minimalnego wynagrodzenia w kraju będzie musiał dodatkowo zapłacić ponad 10.000 złotych brutto. Przedmiotowe 700 godzin stanowi równowartość czasu wolnego przez 4 miesiące – akurat przypadające w okresie późnojesiennym i zimowym. Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego możliwe w każdym systemie czasu pracy pozwala niwelować nadmierne koszty pracy przy jednoczesnym braku konieczności rozwiązywania z pracownikami umów o pracę w martwym dla budownictwa sezonie – rzecz jasna taki „zimujący” pracownik, jakby nie patrzeć, jest zawsze pod ręką, gdyby trafił się nieoczekiwany kontrakt mogący zrównoważyć koszty nieoddanego czasu pracy.

Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego niesie jednak ze sobą również pewne pułapki. Pierwsza z nich to utrata kontroli nad bilansem czasu pracy – znaczne dobowe i „sobotnie” zwiększenie liczby godzin pracy lub wydłużenie się dobrej aury pogodowej może zachwiać równowagę i wtedy w jakimś zakresie jednak godziny nadliczbowe wystąpią; może nie w takim stopniu, jak przy krótszych okresach rozliczeniowych, ale ich jednorazowa zapłata może wstrząsnąć finansami przedsiębiorstwa. Przy krótkich okresach rozliczeniowych jest to mniej bolesne, ale więcej kosztuje w skali całego roku.

Drugą pułapką jest prawdopodobieństwo „wywędrowania” pracowników na zwolnienia lekarskie lub rozwiązywanie przez nich umów o pracę zaraz po sezonie. Wtedy - zgodnie z przepisami - przedsiębiorca musi obniżyć ich wymiar czasu pracy o okres nieobecności i niestety zostaje z koniecznością rozliczenia wszystkich „nadpracowanych godzin”.

Podobny efekt, jednak w znacznie mniejszej skali, może wywołać próba udzielenia pracownikom urlopu wypoczynkowego w okresie „po sezonie” – normatywne zmniejszenie wymiaru czasu pracy z tym związane zwiększy automatycznie liczbę „nieoddanych” godzin nadliczbowych. Działaniem profilaktycznym zabezpieczającym przed tego rodzaju niespodziankami może być udzielanie czasu wolnego awansem – rozpoczynając okres rozliczeniowy od stycznia i tworząc harmonogram pracy w taki sposób, że styczeń i luty będą okresem wolnym dla pracowników, przedsiębiorca kreuje pewną pulę godzin wolnych, które w następstwie może „zabrać” polecając pracę w zwiększonym wymiarze. Wspomnieć jednak tu należy, że zgodnie z ustawą o minimalnym wynagrodzeniu w każdym miesiącu pracy, bez względu na rozkład czasu pracy pracownik musi otrzymać wynagrodzenie za pracę nie mniejsze niż wynagrodzenie minimalne. Jak widać, dobre w zamyśle i sprytne rozwiązanie z przedłużeniem okresu rozliczeniowego może się jednak rozbić o pewną nieuczciwość pracujących.

Samo wprowadzenie takiego przedłużonego rozliczenia czasu pracy także nie należy do łatwych. Pomijając ogólne przesłanki, a więc istnienie „uzasadnionych obiektywnie, technicznie lub organizacyjnie przyczyn przy zapewnieniu zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników” przedsiębiorca może przedłużyć okres rozliczeniowy do 12 miesięcy pod warunkiem:

• zawarcia powyższego w układzie zbiorowym pracy lub
• zawarcia porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi – kopia takiego porozumienia powinna być przekazana właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy,
• a jeśli w firmie nie działają organizacje związkowe – zawarcia porozumienia z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – kopia porozumienia również musi zostać przekazana właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.

Sam wydłużony okres rozliczeniowy to jednak za mało, by system „oszczędności” zadziałał. Trzeba jeszcze wprowadzić równoważny system czasu pracy oraz na dokładkę ruchomy rozkład czasu pracy.

Podstawowy system czasu pracy dopuszcza tylko ośmiogodzinny dzień pracy, każda następna godzina pracy w danym dniu jest kwalifikowana jako godzina nadliczbowa. Oczywiście takie rozwiązanie ma swoje „dodatnie plusy” – płacąc zwiększone wynagrodzenie przedsiębiorca ma z głowy problem bilansowania czasu pracy, a pracownik jest zadowolony, gdyż odpowiednio i niezwłocznie gratyfikuje się jego wytężoną pracę. „Ujemnym plusem” wydaje się konieczność posiadania znacznych środków na zwiększenie wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Jeśli jednak przedsiębiorcy nie stać na takie ekstrawagancje, pozostaje wdrożyć równoważny system czasu pracy. Nie zwiększy on, rzecz jasna, liczby godzin pracy w danym okresie rozliczeniowym, ale zniesie barierę 8 godzin pracy na dobę – wtedy godziną nadliczbową w dobie pracowniczej będzie jedynie każda powyżej tej ustalonej w harmonogramie. W ten sposób można ustalić nawet 12-godzinny dzień pracy.

Pojęcia rozkładu czasu pracy, podobnie jak okresu rozliczeniowego, ustawodawca nie definiuje wprost, możemy jedynie na podstawie przykładów użycia tego wyrażenia w przepisach (nazwy w sensie logicznym) zbudować jego definicję – uregulowane w prawie wewnątrzzakładowym rozplanowanie łącznej liczby dni i godzin do przepracowania w poszczególnych dobach i dniach w danym okresie rozliczeniowym, wskazujące dni pracy oraz dni wolne od pracy, a także godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Rozkład taki powinien być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej na cały okres rozliczeniowy (a w przypadku okresów dłuższych niż miesiąc – co najmniej na okres jednego miesiąca) i przekazany pracownikowi na co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w danym okresie lub miesiącu. Przedsiębiorca może uwolnić się od indywidualnego ustalania harmonogramu, o ile rozkład będzie wynikał z układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy, obwieszczenia lub samej umowy o pracę, albo też zostanie ustalony na pisemny wniosek pracownika.

Obecnie, po zmianach przepisów z połowy 2013 r., rozkład może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy, jak również może przewidywać tylko przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w danym dniu, będącym (zgodnie z tym rozkładem) dla niego dniem pracy. W takich przypadkach ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Nawet więc jeśli praca odbywa się regularnie w stałych godzinach, warto pomyśleć o poniedziałkowych późniejszych przyjazdach na budowę, albo o przesunięciach w pracy związanych z przestojami na placu budowy. Tryb wprowadzenia „ruchomego” rozkładu czasu pracy jest analogiczny jak w przypadku przedłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy. Całą procedurę jego ustanawiania można jednak pominąć, o ile sam pracownik wystąpi na piśmie o zastosowanie wobec niego takiego rozwiązania. I chociaż być może samo wdrożenie „ruchomego” rozkładu czasu pracy nie przyniesie znacznych oszczędności, to może dać jednak poczucie pewnej swobody w organizowaniu pracy oraz zabezpieczy przed ewentualnymi roszczeniami pracowników o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych wynikających z dwukrotnego zatrudnienia w tej samej dobie pracowniczej.

Przedmiotową zmianę przepisów o czasie pracy przedsiębiorcy mogą uznać za krok w dobrą stronę, gdyż elastyczne przepisy zwykle ułatwiają organizację przedsiębiorstwa, pozwalają lepiej dostosowywać się do potrzeb kontrahentów, szybciej reagować na pojawiające się dodatkowe zlecenia, łagodniej znosić skutki zrywania umów. Rodzi się jednak pytanie – skoro zaproponowane przez ustawodawcę rozwiązania są lepsze, to dlaczego tak mało firm z nich korzysta? Być może przewaga zysków nad stratami, które mogą powstać przy stosowaniu przedłużonego okresu rozliczeniowego, wydaje się zbyt mała? Być może niechęć do nowych rozwiązań wynika jedynie z niewiedzy o dopuszczalnych rozwiązaniach prawnych? Zważyć jednak należy, że prawdopodobnie jest to już ostatnia ze zmian uelastyczniających przepisy, warto więc korzystać z tego co jest, bo prawdopodobnie większych udogodnień przedsiębiorcy już nie otrzymają.