Choć wizja lokalna bywa powszechnie stosowana w postępowaniach o udzielanie zamówień, zwłaszcza w obszarze robót budowlanych, to zyskała na znaczeniu, gdy ustawodawca uregulował pewne jej aspekty w ustawie Prawo zamówień publicznych (dalej Pzp) [1].

Przepisy Pzp nie zawierają definicji wizji lokalnej. Można jednak powiedzieć, odwołując się do języka potocznego, że to nic innego jak oględziny miejsca, w którym realizowane będzie zamówienie – budowa nowego obiektu bądź rozbudowa, remont lub doposażenie istniejącego.

Dzięki wizji możliwe jest skonfrontowanie opisu przedmiotu zamówienia ze stanem faktycznym, dlatego powinna być często stosowana przez wszystkich uczestników procesu przetargowego.

Wizja lokalna – możliwość czy obowiązek?

Z przepisu art. 131 ust. 2 Pzp wynika, że obowiązek wizji lokalnej zależy od specyfiki zamówienia. Powinna być przeprowadzona, gdy realizacja odbędzie się w warunkach nietypowych, których nie można w pełni opisać w przedmiocie zamówienia. Będą to przypadki skomplikowanych robót prowadzonych w czynnych obiektach technologicznych, np. oczyszczalniach ścieków. W pozostałych sytuacjach przeprowadzenie wizji można, choć nie trzeba, przewidzieć w dokumentach zamówienia.
W wyroku Krajowej Izby Odwoławczej (dalej Izba lub KIO) z 25 stycznia 2022 r. (KIO 73/22) można znaleźć takie uzasadnienie: Z powyższych regulacji (art. 131 ust. 2 Pzp – przyp. autora) wynika, że wizja lokalna jest możliwa w dwóch przypadkach. Zamawiający może ją przewidzieć z własnej woli lub wizja jest konieczna ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia. W obu przypadkach jest to uprawnienie, a nie obowiązek zamawiającego, podyktowane okolicznościami związanymi z przedmiotem zamówienia.

Jeśli zamawiający nie przewidział nawet fakultatywnej wizji lokalnej, nie ma przeszkód, by wykonawca złożył wniosek o możliwość jej odbycia. Jego uwzględnienie powinno być jednak zapisane w dokumentach zamówienia, aby możliwość skorzystania z niej mieli także pozostali oferenci.

Wizja lokalna a opis przedmiotu zamówienia

Biorąc pod uwagę charakter wizji lokalnej, wydawać by się mogło, że wnioski płynące z jej przeprowadzenia mogą stanowić element opisu przedmiotu zamówienia. Nic bardziej mylnego – nawet jeśli zamawiający zdecyduje się na to, by wykonawcy odbyli wizję lokalną, nie jest on zwolniony z konieczności opisania przedmiotu zamówienia w sposób zgodny z przepisami Pzp (art. 99 i nast.).
Potwierdzenie tej tezy znajdziemy m.in. w wyroku Izby z 4 grudnia 2015 r. (KIO 2546/15). W uzasadnieniu skład orzekający wywiódł m.in., że wizja lokalna może mieć charakter pomocniczy w stosunku do opisu przedmiotu zamówienia, w szczególności nie może go zastępować, bo wnioski odnoszące się do przedmiotu zamówienia sformułowane po jej przeprowadzeniu pochodzić będą od wykonawcy, nie od zamawiającego (zob. również wyroki KIO z 26 stycznia 2016 r., KIO 36/16, KIO 37/16 i KIO 38/16). Trudno się z tym nie zgodzić. Wnioski wykonawców po przeprowadzeniu wizji lokalnej mogą się od siebie znacznie różnić – zależą od ich zdolności percepcyjnych. Wizja lokalna może być zatem źródłem dodatkowych informacji, stanowiących dopełnienie wiedzy o warunkach zamówienia, pomocnych lub niezbędnych do złożenia oferty (KIO w wyroku z 5 stycznia 2022 r., KIO 3598/21, KIO 3627/21).

Wizja lokalna a termin składania ofert

Nie tylko obowiązek, ale nawet sama możliwość odbycia wizji lokalnej wywołuje po stronie zamawiającego konieczność wyznaczenia terminu składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do zapoznania się przez wykonawców z informacjami z niej wynikającymi.

Każdorazowo musi być to termin dłuższy od ustawowych terminów minimalnych, o ile są one określone (art. 131 ust. 2 in fine Pzp). Oznacza to, że nawet jeśli wizja lokalna jest opcjonalna i żaden z wykonawców nie skorzysta z możliwości jej odbycia, to i tak termin składania ofert musi uwzględniać taką ewentualność.

Potwierdzeniem tego jest stanowisko Urzędu Zamówień Publicznych: Możliwość uzależnienia złożenia oferty od odbycia przez wykonawcę wizji lokalnej przewidziana została w art. 131 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp, który stanowi, że w przypadku gdy zamawiający przewiduje możliwość albo, jeżeli jest to konieczne ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, wymaga złożenia oferty po odbyciu przez wykonawcę wizji lokalnej – wyznacza terminy składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do zapoznania się przez wykonawców z informacjami koniecznymi do przygotowania oferty, z tym że terminy te muszą być dłuższe od ustawowych terminów minimalnych, o ile są one określone. Podobnie w przypadku, gdy przewidziana jest tylko fakultatywna możliwość przeprowadzenia czy udziału w wizji, terminy składania ofert również powinny być dłuższe od ustawowych terminów minimalnych, o ile są one określone (zob. publikację Opis przedmiotu zamówienia w świetle kontroli Prezesa UZP i orzecznictwa KIO).