Żądanie próbki, niezależnie od jej charakteru, jest często krokiem sensownym, bo pozwala realnie ocenić, czy wykonawca jest zdolny do wykonania przedmiotu zamówienia. Nie jest to gwarancją prawidłowej realizacji, bo nawet w przypadku bardzo dobrze wykonanej próbki może się zdarzyć, że na późniejszym etapie zostaną dostarczone przedmioty gorszej jakości. Jednak złożenie idealnej próbki oznacza, że oferent jest zdolny do jej wykonania. Zamawiający ma natomiast możliwość porównania i sprawdzenia, czy w trakcie realizacji zadbano o odpowiednią jakość produktu.

W przypadku budowy czy modernizacji obiektów sportowych najczęściej zdarza się wymaganie próbek muraw syntetycznych. Ponadto próbki są wymagane, gdy kluczowy materiał nie jest produkowany masowo i trzeba go wytworzyć specjalnie na potrzeby danego zamówienia. Czasem chodzi o względy estetyczne, czyli na przykład dopasowanie do starych wzorców próbki elementów stolarki czy dachówek w czasie renowacji obiektów zabytkowych.

Cel i charakter próbki w postępowaniu

W obowiązującej ustawie Prawo zamówień publicznych (Pzp) próbki zakwalifikowano do kategorii „przedmiotowych środków dowodowych”. Charakter próbek wynika ze zwyczajowego celu ich żądania – są wymagane przez zamawiających najczęściej po to, by ocenić, czy przedmiot oferty spełnia oczekiwania wynikające z dokumentów zamówienia. W praktyce – czy wykonawca jest zdolny do zaspokojenia potrzeb zamawiającego. Niekiedy służą także do oceny ofert w kryteriach jakościowych – poprzez badanie próbek można sprawdzić, w jakim stopniu zostały zrealizowane wymagania zamawiającego. Oba te cele – zarówno sprawdzenie zgodności przedmiotu oferty z opisem zamówienia, jak i pod kątem spełnienia ustalonych kryteriów oceny ofert są kluczowymi wyróżnikami przedmiotowych środków dowodowych wynikającymi z art. 7 pkt 20 Pzp.

Taka klasyfikacja próbek ma oczywiście określone konsekwencje.
Po pierwsze, zgodnie z art. 107 ust. 1 Pzp zamawiający musi wymagać złożenia przedmiotowych środków dowodowych wraz z ofertą. W praktyce próbki powinny być rozdzielone od pozostałych dokumentów, bo te składa się drogą elektroniczną. Próbki, ponieważ najczęściej mają charakter materialny (wyjątkiem są te dotyczące programów komputerowych), powinny być dostarczone fizycznie do siedziby zamawiającego. Ten musi jednak żądać, aby trafiły do niego przed upływem terminu składania ofert.
Po drugie, zamawiający może żądać od wykonawcy wyjaśnień dotyczących próbek (art. 107 ust. 4 Pzp), a także ich uzupełnienia, jeśli nie zostaną złożone w terminie składania ofert lub będą niekompletne (art. 107 ust. 2 Pzp). Należy jednak pamiętać o ograniczeniach w tym zakresie. I tak uzupełnianie przedmiotowych środków dowodowych:

  • zależy każdorazowo od woli zamawiającego – jeśli planuje takie uzupełnianie, musi to wprost wskazać w ogłoszeniu lub specyfikacji warunków zamówienia (zdarza się, że zamawiający uzależniają to od charakteru przedmiotowego środka dowodowego). Jeśli zamawiający przewidzi uzupełnianie próbek, ma obowiązek żądać tego uzupełnienia, o ile zostaną spełnione do tego przesłanki ustawowe;
  • jest ograniczone w porównaniu z możliwością uzupełniania podmiotowych środków dowodowych – ustawodawca nie przewidział bowiem uzupełniania w sytuacji, gdy przedmiotowy środek dowodowy jest błędny. W praktyce złożenie próbki, która jest niezgodna z opisem przedmiotu zamówienia, oznacza, że zamawiający powinien po prostu odrzucić ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c Pzp (ponieważ złożona próbka nie spełnia jego wymagań);
  • nie jest możliwe w sytuacji, gdy próbka służy do oceny oferty pod kątem ustalonych kryteriów (art. 107 ust. 3 Pzp) – jeśli zatem próbka nie zostanie złożona, a była potrzebna do przyznania punktów wykonawcy, nie można jej uzupełnić. Konsekwencją niezłożenia próbki będzie w tej sytuacji odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c Pzp (ponieważ nie złożono przedmiotowego środka dowodowego). Odejście od odrzucenia oferty można rozważać w sytuacji, w której próbka będzie służyć wyłącznie do oceny pod kątem ustalonych kryteriów, ale nie do oceny zgodności przedmiotu oferty z wymaganiami zamawiającego (0 punktów w danym kryterium). Jednak nawet w takiej sytuacji zamawiający zobowiązany jest do odrzucenia oferty niezawierającej przedmiotowego środka dowodowego, co potwierdza, m.in. wyrok KIO z 10 maja 2024 r., sygn. akt KIO 1331/24 i KIO 1344/24.