Nawet najbardziej przemyślana i starannie przygotowana oferta może być obarczona defektem wpływającym na jej dalsze losy w procedurze udzielenia zamówienia publicznego. W szczególności dotyczy to ofert składanych w postępowaniach, których przedmiotem są roboty budowlane. To w nich najczęściej zamawiający konstruują skomplikowane formularze ofertowe bądź wymagają załączania kosztorysów o różnym poziomie szczegółowości. Wykonawcy muszą zatem liczyć się z ryzykiem dokumentów sporządzonych niepoprawnie (dotkniętych usterkami, niekompletnych itp.) i związanych z tym konsekwencjami.
Jednak czy każda nieprawidłowość kosztorysu pozbawia wykonawcę szans na uzyskanie zamówienia? Jakie instrumenty sanowania (poprawiania) treści kosztorysów przewidują przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej „Pzp”) i jak z nich prawidłowo korzystać?

Kosztorys jako element oferty wykonawcy

Poszukując odpowiedzi na postawione powyżej pytania warto pamiętać, że kosztorys może pełnić różną rolę w postępowaniu o udzielenie zamówienia. W przypadku przyjęcia kosztorysowego modelu wynagrodzenia wykonawcy kosztorys stanowić będzie element oferty, tj. zobowiązanie do wykonania ujętych w nim robót za określoną w jego treści cenę. Wówczas – jak wskazała Krajowa Izba Odwoławcza (dalej „Izba” lub „KIO”) w wyroku z dnia 6 kwietnia 2023 r., sygn. akt KIO 797/23: Kosztorys ofertowy nie stanowi podmiotowego lub podmiotowego środka dowodowego, który może podlegać złożeniu, poprawieniu lub uzupełnieniu w trybie art. 128 ust. 1 lub złożeniu lub uzupełnieniu w trybie art. 107 ust. 2 p.z.p. Kosztorys ofertowy stanowi bowiem element oferty w rozumieniu art. 66 k.c., jako podstawa kalkulacji ceny oferty, co oznacza, że jest jednym z istotnych elementów przyszłej umowy.

Taka kwalifikacja kosztorysu niesie ze sobą dalsze konsekwencje dla wykonawcy w razie stwierdzenia nieprawidłowości w tym dokumencie. Oznacza ona bowiem, że:

  1. jego treść objęta jest zakazem wynikającym z przepisu art. 223 ust. 1 zdanie drugie Pzp (zakaz negocjowania treści oferty w procedurze wyjaśniania treści kosztorysu),
  2. wszelkie poprawki w treści kosztorysu są dozwolone jedynie w odniesieniu do omyłek wymienionych w art. 223 ust. 2 Pzp i tylko w granicach tam przewidzianych (co odnieść należy w szczególności do tzw. innej omyłki z pkt 3 wspomnianego przepisu),
  3. w razie niedołączenia kosztorysu do oferty nie jest możliwe jego uzupełnienie po upływie terminu składania ofert.

O ile zatem nie będzie możliwe zastosowanie do kosztorysu jednego z instrumentów przewidzianych przepisem art. 223 ust. 1 lub 2 Pzp, to wówczas oferta wykonawcy podlegać będzie odrzuceniu – w zależności od okoliczności konkretnego stanu faktycznego, przykładowo na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp (brak zgodności z warunkami zamówienia) bądź pkt 10 (błąd w obliczeniu ceny lub kosztu).

Analizując możliwość poprawienia kosztorysu w trybie art. 223 ust. 2 Pzp należy mieć przede wszystkim na względzie charakter ujawnionej wady tej kalkulacji oraz treść dokumentów zamówienia, stanowiące istotne elementy stanu faktycznego rozpoznawanego przypadku. Ustawodawca przewidział bowiem, że korygować można jedynie omyłki (czyli, ogólnie rzecz ujmując, niezamierzone niedokładności), nie zaś błędy, dla których przewidziano wspomniane powyżej skutki w postaci odrzucenia oferty (patrz ramka).