Zarządzanie projektem dofinansowanym z Funduszy Europejskich to duże wyzwanie. Beneficjent środków unijnych powinien doprowadzić przedsięwzięcie do końca w ustalonym terminie oraz w ramach określonego budżetu. Należy przy tym pamiętać o wszystkich obowiązkach wynikających m.in. z: umowy, wniosku o dofinasowanie, przepisów krajowych oraz unijnych, a także wytycznych. Jeżeli chodzi o dokonywanie zakupów i zlecanie usług trzeba mieć na uwadze, że dotacja to środki publiczne, których wydatkowanie podlega określonym regułom. W artykule przedstawimy zatem najważniejsze zasady wyłaniania wykonawców w projektach unijnych. Krok po kroku wyjaśnimy w jaki sposób przygotować i przeprowadzić postępowanie, a następnie zawrzeć umowę.

Gdzie szukać informacji o wyłanianiu wykonawców?

Oczywiście najwięcej informacji na temat sposobu realizacji projektu znajdziemy w umowie oraz we wniosku o dofinansowanie. W zakresie właściwego wydatkowania środków unijnych podstawą są „Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027” [1]. Można zaryzykować stwierdzenie, że bez znajomości tego dokumentu nie można właściwie i skutecznie rozliczyć projektu. Na plus należy ocenić, że Wytyczne są bardzo dobrze przygotowane, czytelne oraz stanowią swoisty drogowskaz dla beneficjentów przystępujących do realizacji projektu.
Jakie informacje w zakresie wyłaniania wykonawców znajdziemy w Wytycznych? Przede wszystkim warto zapoznać się z podrozdziałem 3.2 Zasada konkurencyjności, gdzie określono: szacowanie wartości zamówienia, tworzenie opisu przedmiotu zamówienia, terminy i kwoty, przygotowanie ogłoszenia o zamówieniach oraz wybór wykonawców.

Czym jest wydatek w ramach projektu?

Aby przejść do tematu wyłaniania wykonawców w projekcie, należy zacząć od samego pojęcia wydatku. Kiedy możemy go uznać za poniesiony w ramach projektu? Zgodnie z wytycznymi jest on kwalifikowany, jeżeli:

  • jest zgodny z przepisami prawa, umową, wytycznymi oraz procedurami do których stosowania beneficjent się zobowiązał,
  • został faktycznie poniesiony i służy do realizacji celów projektu,
  • dokonano go w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
  • spełnia warunki określone w programie i regulaminie wyboru projektów,
  • został należycie udokumentowany i rozliczony we wniosku o płatność,
  • dotyczy towarów dostarczonych, usług wykonanych i robót budowlanych zrealizowanych.

Beneficjent musi pamiętać, że chociaż podpisał umowę o dofinansowanie nie oznacza to, że wszystkie wydatki, które przedstawi we wniosku o płatność w trakcie realizacji projektu zostaną rozliczone. Ocena kwalifikowalności wydatków jest bowiem prowadzona również po zakończeniu projektu w zakresie obowiązków wynikających z umowy.