Jak prawidłowo sporządzić kosztorys ofertowy w przypadku składania oferty w postępowaniach o udzielenie zamówienia? Czy jest to możliwe? Każdy, kto nabrał doświadczenia w kosztorysowaniu, odpowie że oczywiście jak najbardziej jest to możliwe, a w dodatku nie takie trudne. Ale czy zawsze i czy na pewno?
Nie mogłem oprzeć się, by nie opisać historii pewnego przetargu, który odbył się w całkiem niedawno. Od razu zastrzegam, że to, co opiszę, nie jest żadną zmyśloną historyjką, ale wydarzyło się naprawdę, w kraju zwanym Polską, gdzie wszyscy się znają na wszystkim i to najlepiej.
Jedna z gmin ogłosiła przetarg na termomodernizację kilku budynków - całość połączona w jedno zamówienie realizowane sukcesywnie w 2013 roku. Nie muszę chyba mówić, że takie zamówienie przy obecnej sytuacji na rynku jest niezwykle cenne dla każdej firmy budowlanej. W związku z powyższym i zainteresowanie tym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego było niezwykle duże.
Zacznijmy jednak od początku. Po ściągnięciu ze strony zamawiającego specyfikacji istotnych warunków zamówienia wraz z załącznikami przystąpiłem do ich lektury. Notabene właśnie na tym etapie wielu kosztorysantów popełnia podstawowy błąd, gdyż z powodu natłoku pracy nie zapoznają się z całą dokumentacją przetargową. Co prawda forma złożonej oferty nie stanowi już od dawna o możliwości jej odrzucenia, jednak w przypadku kosztorysu ofertowego jest to bardzo istotne i może stanowić o niezgodności treści oferty z treścią specyfikacji. Krótko mówiąc – nie ma mowy o prawidłowym sporządzaniu kosztorysu ofertowego w zamówieniach publicznych bez zapoznania się z postanowieniami obydwu specyfikacji - zarówno istotnych warunków zamówienia jak też wykonania i odbioru robót budowlanych.
Wracając do naszego postępowania – w SIWZ załączono kilka przedmiarów robót - po jednym na każdy budynek, oraz określono rodzaj rozliczenia na rozliczenie ryczałtowe. W formularzu cenowym należało podać cenę za każdy z budynków i nic więcej na temat kosztorysu ofertowego w specyfikacji nie znalazłem. Po sprawdzeniu za pomocą narzędzia do wyszukiwania w tekście, znalazłem bardzo ważną informację tam, gdzie jej wcale nie szukałem - w dziale informującym o formalnościach jakie ma dopełnić wykonawca przed podpisaniem umowy znalazłem zapis zobowiązujący do przedstawienia kosztorysu ofertowego, ale dopiero na etapie podpisania umowy. Coraz bardziej zaczynała mi się podobać organizacja tego postępowania. W fajny sposób "przemycono" kosztorys ofertowy tak, by nie był elementem oferty, często podważanym przez konkurencję wykonawcy który złożył ofertę najkorzystniejszą, ale z drugiej strony był dokumentem wiążącym dla obu stron. Nie będę tutaj zastanawiał się nad poprawnością takiego rozwiązania, bo zgodnie z postanowieniami ustawy Pzp do umowy nie wolno wprowadzać postanowień niewynikających ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz oferty, ale spotkałem się z tym nie po raz pierwszy i o żadnych zarzutach z tego powodu nie słyszałem.
Wszystko wydawało się dobrze przemyślane, ale jedynie do czasu, kiedy zaczęły napływać pytania. I tak jednym z pierwszych było pytanie o ten nieszczęsny kosztorys ofertowy. Pytający nie czytał pewnie rozdziału o formalnościach jakie powinien dopełnić wykonawca i chciał od zamawiającego potwierdzenia, że kosztorys ofertowy nie jest wymagany w tym postępowaniu. Zamawiający, o zgrozo, stwierdził w odpowiedzi, że kosztorys ofertowy jest wymagany i powinien zostać złożony wraz z ofertą. Rozwiązało to worek z kolejnymi pytaniami dotyczącymi sposobu przygotowania kosztorysu ofertowego. Zamawiający, zapominając prawdopodobnie o przyjętym rozliczeniu ryczałtowym, w udzielanych odpowiedziach wymagał opracowania kosztorysu ofertowego ściśle na podstawie przedmiarów robót i załączenia szczegółowego wydruku kosztorysu do oferty. Pytany dalej czy w takim razie podstawy wyceny przyjęte w przedmiarze robót są obowiązujące, zamawiający odpowiedział, aby w kosztorysie ofertowym przyjąć dokładnie takie same podstawy wyceny i ilości jak w przedmiarze robót oraz zaznaczył, że będzie to szczegółowo weryfikował przy sprawdzaniu poprawności złożonych ofert.
Dobrze, że nie jestem wielbicielem scyzoryków szwajcarskich, bo pewnie gdybym miał taki przy sobie to dokonałbym samookaleczenia. Większość odpowiedzi była udzielona na kilka dni przed terminem składania ofert, a zamawiający uznał je chyba za oczywiste i mało istotne, bo o zmianie terminu nie było też mowy. Najciekawsza jednak była odpowiedź zamawiającego na pytanie zadane w konsekwencji postawienia wymogu obligatoryjności przyjętych podstaw wyceny. Przedmiar robót sporządzony był w jednym z mało znanych programów kosztorysowych, a około 30% podstaw stanowiły trudne do rozszyfrowania ciągi liter i cyfr, stanowiące prawdopodobnie wyceny własne kosztorysanta, zapisane w bazie według własnej systematyki. Tak więc na pytanie z prośbą o rozszyfrowanie tych podstaw wyceny zamawiający odpowiedział, że opracowano je na podstawie KNR, KNR-I, KW, itp. itp. .....
Nie miałem już dalej wątpliwości, że w tym postępowaniu "pożyczono" od kogoś dobry wzór specyfikacji, natomiast dalej na pytania dotyczące kosztorysu odpowiadała osoba niemająca o tym żadnego pojęcia, a na pytania ważne dla całej procedury odpowiadała osoba, która zupełnie nie rozumiała co oznacza i z czym się wiąże rozliczenie ryczałtowe. Doszliśmy bowiem do momentu, gdy jako kosztorysant z 25-letnim stażem i to wcale nie w piekarni, a w kosztorysowaniu nie potrafiłem zrobić "prawidłowo" kosztorysu ofertowego. Przy czym przez pojęcie "prawidłowo" wcale nie rozumiem „zgodnie ze sztuką”, a zgodnie z wymaganiami zamawiającego.
Gdy Pan Robert - właściciel firmy, dla której przygotowywałem kosztorys ofertowy, zapytał jak to w takim razie widzę, udałem wróżkę Semirę i widziałem jedynie "ciemne chmury".
Nadszedł jednak dzień otwarcia ofert. Wykonawcy, jak to było do przewidzenia, dopisali a zamawiający otrzymał kilkanaście ofert. Oferty były bardzo opasłe, co załatwiły chociażby szczegółowe kosztorysy ofertowe po kilkaset pozycji. Zgodnie z naszym przysłowiem "Jak sobie pościelisz tak się wyśpisz" – już widziałem oczami wyobraźni, jak zamawiający będzie weryfikował tych kilkanaście kosztorysów wedle ustalonych przez siebie zasad.
Z uwagi na fakt, że złożyliśmy ofertę najkorzystniejszą cenowo, miałem informacje co dzieje się u zamawiającego w trakcie sprawdzania ofert. Pan Robert odbierał dziennie kilka telefonów z pytaniami, czemu tak a nie inaczej w kosztorysie ofertowym wyceniliśmy, a czemu taka podstawa wyceny, a nie inna, itp. itd... Z rozmów z zamawiającym można było bez trudu wywnioskować, że nie tylko nie są w stanie zweryfikować tych kilkunastu opasłych kosztorysów ofertowych, ale również nie wiedzą co dalej z tym zrobić. Czarę goryczy dopełnił kolejny w kolejce po zamówienie wykonawca, który zjawił się u zamawiającego, sfotografował całą naszą ofertę i oświadczył, że on się na pewno będzie odwoływał, jeżeli nasza oferta nie zostanie odrzucona. Nasze oględziny innych ofert potwierdziły fakt, że w tym przypadku niemożliwe było spełnienie wszystkich wymagań zamawiającego wynikających z odpowiedzi na pytania.
Całość jednak (przynajmniej na razie) skończyła się bardzo dobrze - zarówno dla Pana Roberta jak i dla zamawiającego, który nie wiedząc co dalej z tym "wylanym mlekiem" zrobić, przypomniał sobie, że on przecież zastosował rozliczenie ryczałtowe. Postanowił więc nic z kosztorysami ofertowymi nie robić i przyjąć ryczałtowe zobowiązanie ofertowe. Na tym etapie rozwiązanie chyba jedyne, lecz na pewno niezgodne z treścią odpowiedzi na pytania wykonawców. Co do litery prawa są to sprawy dyskusyjne i zawsze decydują przede wszystkim zapisy, jakie zamawiający zawarł w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz w odpowiedziach na pytania wykonawców.
Umowa została podpisana, odwołania ze strony drugiego wykonawcy nie było (notabene w jego kosztorysie ofertowym znaleźliśmy jeszcze więcej "odstępstw" od wytycznych zamawiającego), a prawidłowość całego postępowania mogą podważyć już jedynie organa kontrolne. Zastanawia mnie tylko komu będzie się chciało przebijać przez tysiące zadrukowanych drobnym maczkiem stron.
Jak w takim razie prawidłowo sporządzić kosztorys ofertowy w zamówieniach publicznych? Odpowiedź jest jedna - zgodnie z wytycznymi zamawiającego, pamiętając o tym, że nieprawidłowe jego sporządzenie może stanowić podstawę do odrzucenia oferty oraz że tego dokumentu nie da się uzupełnić po terminie składania ofert. Ponadto w przypadku jakichkolwiek wątpliwości należy z uporem maniaka "nękać" zamawiającego pytaniami, licząc na to, że odpowiedzi będzie pisała osoba, która przynajmniej w stopniu podstawowym będzie miała pojęcie o tym co pisze.
A jak prawidłowo przygotować wytyczne do sporządzenia kosztorysu ofertowego? To już osobna historia i temat nie tylko na kolejny artykuł, ale nawet jeśli nie na konferencję to przynajmniej na warsztaty. Najważniejsze, to pamiętać o ciągu przyczynowo-skutkowym i o tym, że pewne wytyczne powinny się nawzajem wykluczać. Dla przykładu, moim zdaniem, rozliczenie ryczałtowe wyklucza kosztorys ofertowy w wersji szczegółowej. Oczywiście nie jest to zabronione, ale sprzeczne ze zdrową logiką i późniejszymi problemami z oceną i porównaniem ofert.