Zarządzanie zleceniami budowlanymi

Anna Kamińska

Ekoszt to nowy program, który kompleksowo wspiera zarządzanie zleceniami budowlanymi – od planowania po monitorowanie terminów i kosztów. Połączenie z funkcją kosztorysowania online umożliwia nie tylko wycenę robót, ale także kontrolę budżetu i harmonogramu projektu.

Ekoszt został stworzony jako narzędzie do kompleksowej obsługi zleceń budowlano-remontowych. Umożliwia planowanie, przypisywanie zadań pracownikom i podwykonawcom, kontrolę realizacji oraz zarządzanie dokumentacją. Zintegrowany moduł kosztorysowania wspiera te działania, dostarczając dokładne dane finansowe i techniczne, które ułatwiają podejmowanie decyzji i kontrolę budżetu.

Program ma funkcjonalności wspierające zarządzanie projektami:

Obsługa zleceń – użytkownik może tworzyć i konfigurować zlecenia, przypisywać zadania, kontrolować ich realizację oraz monitorować statusy. System generuje raporty postępu prac i umożliwia śledzenie harmonogramu wykonania robót.
Zarządzanie dokumentacją – wszystkie dane związane ze zleceniem (projekty, umowy, protokoły, zdjęcia) są przechowywane w formie załączników. Dostępne są szablony dokumentów umożliwiające szybkie sporządzanie umów i protokołów odbioru.
Kosztorysowanie – funkcje kosztorysowe są zintegrowane z systemem zleceń i służą do generowania kalkulacji robót oraz kontroli kosztów. Użytkownik ma dostęp do ponad 380 katalogów nakładów rzeczowych oraz bazy INTERCENBUD z aktualnymi cenami rynkowymi, co pozwala na precyzyjne planowanie budżetu i jego bieżącą weryfikację w kontekście realizowanego zlecenia.

Moduły funkcjonalne są ze sobą powiązane, co zapewnia spójność danych i umożliwia ich automatyczne przenoszenie między etapami realizacji projektu.

Lista zadań

Podstawową funkcjonalnością jest tworzenie listy zadań dla danego projektu czy zlecenia, koniecznych do wykonania. Po założeniu zlecenia, np. dla danej lokalizacji lub inwestycji, należy przypisać do niego zaplanowane zadania. Są to roboty i czynności do wykonania, które będziemy monitorować. Każde z zadań ma przypisanego wykonawcę, termin realizacji oraz wartość roboty. W polu „Wykonawca” możemy uwzględnić własne ekipy lub podwykonawców zewnętrznych.
Zadania można wprowadzać na kilka sposobów – ręcznie, przez import danych z kosztorysu stworzonego w aplikacji Ekoszt dla danego zlecenia albo za pośrednictwem bazy cenowej INTERCENBUD. Przy zarządzaniu wieloma zadaniami warto korzystać z poleceń obsługujących większą liczbę pozycji jednocześnie (tzw. akcje), co znacznie przyspiesza pracę w programie.

Monitorowanie terminów

Status poszczególnych zadań jest określany na podstawie wprowadzonych dat ich startu i zakończenia. Mogą być definiowane jako zrealizowane, w toku, nowe oraz przeterminowane (fot. 1) co ma związek z przyjętymi terminami. Dzięki odpowiednim raportom zadania można łatwo sortować według wybranych parametrów, co znacznie ułatwia monitorowanie postępów poszczególnych prac i realizacji zleceń. W ten sposób sprawdzimy m.in.:

jaki procent zadań ukończono,
ile zadań jest po terminie i ile jeszcze zostało do wykonania,
jaki jest sumaryczny status realizacji zlecenia.

Harmonogram projektu

Po nadaniu zadaniom zakresu terminowego możemy wyświetlić je w formie pozycji w kalendarzu lub w postaci typowego harmonogramu (wykres Gantta – fot. 2). W kalendarzu zadania będą zapisane pod odpowiednią datą zgodnie z tym, jak wypełniliśmy pola terminu. Dostępny jest widok miesięczny i tygodniowy.
W przypadku harmonogramu zobaczymy plan projektu w formie diagramu przedstawiającego zadania jako poziome paski na osi czasu (okresy: tydzień, miesiąc i kwartał).
Edycja terminów zadań jest możliwa także z poziomu widoków graficznych. Dodanie zadania lub zmiana jego daty w kalendarzu czy na wykresie spowoduje zmianę w opisie zadania i na widoku listy.

Fot. 2 Harmonogram zadań w układzie miesięcznym w programie Ekoszt

Kontrola kosztów

Do poszczególnych zadań możemy przypisać wartość realizacji. Jeśli do danego zlecenia został wykonany w aplikacji kosztorys, wartości ofertowe poszczególnych zadań zostaną zaimportowane automatycznie z kalkulacji. W programie jest możliwa kontrola kosztów przez porównanie wartości realizacji zadania z wartością ofertową. Jeżeli wartość realizacji jest niższa od ofertowej, kwota oznaczana jest kolorem zielonym, a w przypadku przekroczenia – czerwonym.

Zalety połączenia zlecenia z kosztorysem

Integracja danych w programie umożliwia ich automatyczne wykorzystanie, co zmniejsza ilość pracy ręcznej i oszczędza czas użytkownika. Szczególnie przydatne funkcje to:

Pobranie zadań dotyczących danego zlecenia z kosztorysu – program może utworzyć zadania z każdej pozycji, działu lub całej wyceny (wówczas kosztorys pobiera się jako jedno zadanie).
Pobranie zadań z bazy robót CJP lub podstawy KNR z bazy cenowej INTERCENBUD – dzięki temu mamy pewność, że przy rozpisywaniu zlecenia na zadania nie pominiemy żadnego istotnego etapu.
Pobranie wartości zadań z kosztorysu – przyda się w sytuacji określania stopnia zaawansowania realizacji zlecenia pod względem finansowym (należności), a także do sporządzenia załącznika do umowy z wyceną robót oraz uzupełnienia danych w protokole, np. częściowego odbioru robót.

Gotowe wzory i szablony

Ekoszt ułatwia przygotowanie różnego rodzaju dokumentów. Przy sporządzaniu kosztorysów można skorzystać z gotowych szablonów przedmiarów do popularnych rodzajów robót (lista jest sukcesywnie rozbudowywana). Przykładowo, w katalogu szablonów Ekoszt można znaleźć:

Docieplenie elewacji wełną.
Docieplenie elewacji styropianem.
Ocieplenie poddasza pianą poliuretanową.
Ocieplenie poddasza pianą poliuretanową wraz z obudową g-k.
Ocieplenie poddasza matami z wełny skalnej wraz z obudową g-k.
Instalacja fotowoltaiczna – dach stromy.

Wykorzystanie szablonu spowoduje automatyczne dodanie do kosztorysu pozycji i działów powiązanych z danymi robotami według kolejności technologicznej. Z tym że szablon można dostosować do swoich potrzeb – np. usunąć zbędne pozycje, dodać nowe czy edytować opisy. Kolejnym krokiem jest wprowadzenie własnych obmiarów, tj. rzeczywistych ilości robót.

Aplikacja pozwala również na generowanie i edycję umów na roboty budowlane, w wariantach, gdy inwestorem jest firma albo osoba fizyczna, wraz z zaciągnięciem wcześniej wprowadzonych danych o kontrahentach. Można też tworzyć protokoły odbioru robót, zarówno częściowe, jak i końcowe. Zakres robót uwzględnianych w dokumencie kontrolujemy poprzez zaznaczanie odpowiednich zadań. Wszystkie wyżej wymienione dokumenty można wydrukować do PDF, podobnie jak inne, np. kosztorys utworzony w aplikacji czy listy zadań do wykonania.