Protokół postępowania

Zasada pisemności praktyczny wymiar znajduje w obowiązku zamawiającego tworzenia i gromadzenia dokumentacji postępowania. Jej głównym elementem jest protokół postępowania, sporządzany przez zamawiającego zgodnie z wzorem wynikającym z rozporządzenia.[1] Protokół zawiera kluczowe informacje o postępowaniu – począwszy od etapu przygotowania, a kończąc na podpisaniu umowy. Na jego podstawie można ustalić:

  • główne terminy w postępowaniu,
  • wykonawców w nim uczestniczących,
  • powody wykluczenia wykonawców,
  • powody odrzucenia ofert i wiele innych kwestii.

Zamawiający powinien prowadzić taki protokół na bieżąco, uzupełniając go w stosownych momentach postępowania. Każdy może zażądać udostępnienia takiego protokołu i Zamawiający nie ma prawa takiej prośbie odmówić.

Dodatkowe dokumenty

Jednak dokumentacja to nie tylko protokół. Załącznikami do niego są wszystkie dokumenty wytworzone przez strony w toku postępowania. Co powinien gromadzić zamawiający?