W poprzednim numerze opisywałem różne rodzaje podpisów elektronicznych wraz ze sposobami ich uzyskania. Ten artykuł traktuje o praktycznych aspektach funkcjonowania elektronicznych podpisów w zamówieniach publicznych: co i kiedy powinien wykonawca podpisać, jak zamawiający może taki podpis zweryfikować i do czego może podpis elektroniczny przydać się zamawiającemu.

Jaki podpis elektroniczny dla wykonawcy

Przypomnijmy – w zamówieniach publicznych funkcjonują trzy rodzaje podpisów elektronicznych: kwalifikowany, zaufany i osobisty. Wykonawcy są zobowiązani do używania podpisu kwalifikowanego do podpisywania ofert i innych dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne. W postępowaniach o wartości niższej mają wybór: podpis kwalifikowany, podpis zaufany (czyli z wykorzystaniem profilu zaufanego na ePuap) lub podpis osobisty (z wykorzystaniem e-dowodu osobistego). Brak odpowiedniego podpisu skutkuje odrzuceniem oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Przykłady zastosowania podpisów w postępowaniach o zamówienia publiczne zestawiono w tabeli 1.

Składanie podpisu przez wykonawcę

Warto wiedzieć, jak i kiedy wykonawcy powinni składać podpisy pod dokumentami. Problem dotyczy zwłaszcza składania ofert na miniportalu za pośrednictwem rozwiązań z ePuap – system pyta się wówczas o podpisanie korespondencji przy jej wysyłaniu. Zdarza się, że wykonawcy uznają to za wystarczające, w końcu skoro podpisują korespondencję obejmującą wszystkie załączniki, to one także powinny być traktowane jak podpisane. Niestety tak nie jest.

Urząd Zamówień Publicznych opublikował opinię, z której wynika, że taki sposób podpisania dokumentów jest niewystarczający. Można zastanawiać się, czy argumentacja uzasadniająca tę tezę jest w całości prawidłowa, ale z pewnością z praktycznego punktu widzenia ma to pewien sens – dokument podpisany elektronicznym podpisem może być zarchiwizowany w całości, łącznie z podpisem, i w przyszłości weryfikowany. Natomiast do podpisu wykonanego podczas przesyłania korespondencji jego odbiorca nie ma dostępu (jedynie do komunikatu ePuap o tym, że użyto podpisu przy wysyłaniu).

Dlatego po prostu należy użyć podpisu elektronicznego do podpisania dokumentów (plików) przygotowanych do wysłania. Przy czym nie ma tutaj różnicy, czy wykonawca podpisze każdy z plików z osobna, czy też spakuje je do jednego pliku (archiwum, np. w formacie zip) i dopiero ten plik podpisze – taki podpis będzie oznaczał podpisanie wszystkich plików w ramach takiego archiwum. Oczywiście, nie zawsze to rozwiązanie z podpisywaniem całości będzie miało sens – czasami różne pliki w ofercie podpisują różne osoby (np. gdy dołączone do niej są: pełnomocnictwo dla podpisującego ofertę, gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa, albo gdy ofertę składa konsorcjum).