Jak uczestniczyć w postępowaniu przetargowym

Zakres zmian w ustawie Prawo zamówień publicznych (Pzp), które weszły w życie w końcu lipca br. jest bardzo szeroki. Jednym z celów tych zmian (przyświecał on twórcom nowych dyrektyw zamówieniowych, które nowelizacja Pzp wdraża) było ułatwienie dostępu wykonawców do zamówień publicznych. Faktycznie, zmiany przepisów dążą w tym kierunku, warto jednak zwrócić uwagę, że wymagają one od wykonawców obecnych na rynku zamówień publicznych zmiany niektórych już utartych zwyczajów. W niniejszym tekście omówię, z konieczności pokrótce (z pominięciem elementów, które nie dotyczą każdego postępowania – czyli np. środków ochrony prawnej), kolejne kroki wykonawcy w związku z uczestnictwem w typowym postępowaniu prowadzonym w najczęściej stosowanym trybie – przetargu nieograniczonego.

Kluczowym elementem niezbędnym do uczestnictwa w postępowaniu jest wiedza o jego wszczęciu. Każdy zamawiający ma obowiązek publikowania ogłoszenia o zamówieniu. Istnieją dwa obowiązkowe publikatory, w których te ogłoszenia są zamieszczane – przy czym należy śledzić oba, ponieważ wybór publikatora zależy od wartości zamówienia. Dla postępowań, których wartość przekracza tzw. progi unijne jest to Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej – serwis „Tenders Electronic Daily” dostępny pod adresem http://ted.europa.eu (zarówno ogłoszenia polskich instytucji, jak i interfejs samego serwisu są dostępne w języku polskim). Dla postępowań o mniejszej wartości ogłoszenia publikuje się w Biuletynie Zamówień Publicznych dostępnym pod adresem http://bzp.uzp.gov.pl. W obu tych publikatorach ogłoszenia można wyszukiwać według określonych kryteriów; można również uruchomić specjalne newslettery pozwalające uzyskiwać automatycznie informacje o wszczętych postępowaniach spełniających odpowiednie kryteria, np. określone frazy w opisie przedmiotu zamówienia lub – skuteczniej – kody CPV, za pomocą których ten przedmiot się określa. Można też korzystać z rozwiązań komercyjnych. Należy przy tym pamiętać, że zamawiający mogą również umieszczać w BZP ogłoszenia o postępowaniach o wartości „unijnej” lub o postępowaniach do których nie stosuje się przepisów Pzp. Niestety, format ogłoszeń nie jest najbardziej przyjazny dla użytkownika – jednak dwie z informacji w nich zawartych są kluczowe dla wykonawcy na tym etapie analizy możliwości przystąpienia do przetargu: określenie przedmiotu zamówienia i warunki udziału w postępowaniu.

Jeżeli okaże się, że przedmiot zamówienia jest interesujący, a wykonawca może spełnić warunki udziału w postępowaniu, pora na analizę kolejnego dokumentu: specyfikacji istotnych warunków zamówienia, którą zamawiający ma obowiązek opublikować na swojej stronie internetowej. Link do tej specyfikacji powinien znaleźć się w ogłoszeniu o zamówieniu, jednak często zdarza się, że pojawia się tam link ogólny do strony internetowej zamawiającego i konieczne jest poszukiwanie tej specyfikacji na jej łamach (zwykle należy szukać haseł „przetargi”, „zamówienia publiczne” lub szukać BIP). Ze specyfikacją należy zapoznać się dokładnie – zawiera szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, warunki przyszłej umowy, a także kwestie związane z samym postępowaniem: wskazanie dokumentów, jakie będą wymagane w postępowaniu, kryteria oceny ofert, informacje o wymaganym wadium czy chociażby formularze oświadczeń, jakie wykonawca będzie musiał wypełnić i złożyć zamawiającemu w toku postępowania (z formularzem oferty na czele). Stronę internetową, na której zamawiający umieścił specyfikację warto regularnie i często odwiedzać (jeżeli zamawiający udostępnia narzędzia typu RSS, warto z nich korzystać, wówczas jest szansa na automatyczne powiadomienia) – w tym miejscu będą publikowane także informacje o ewentualnych zmianach specyfikacji i odpowiedzi na wnioski o wyjaśnienie jej treści. Każdy z potencjalnych wykonawców może składać wnioski o wyjaśnienie, przy czym zamawiający ma obowiązek odpowiedzieć tylko na te, które wpłyną do połowy czasu pomiędzy ogłoszeniem postępowania a terminem składania ofert (w przypadku przesuwania terminu składania ofert, termin składania pytań na które zamawiający ma obowiązek odpowiedzieć nie ulega przesunięciu).

Przygotowując ofertę wykonawca musi pamiętać o skalkulowaniu w jej cenie wszelkich kosztów koniecznych do realizacji zamówienia, a także o skalkulowaniu kosztów pracy na poziomie co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę (od 1 września br. wprowadzono także obowiązek kalkulowania tych kosztów przy uwzględnieniu minimalnej stawki godzinowej). Niezwykle istotne może okazać się uwzględnienie innego nowego obowiązku wynikającego z ustawy – zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności wskazane przez zamawiającego w specyfikacji. Zamawiający musi nie tylko określić zakres takich czynności, ale także obowiązki wykonawcy dotyczące udokumentowania spełnienia tego wymogu oraz uprawnienia kontrolne zamawiającego w tym zakresie. Innym istotnym elementem, na który trzeba zwrócić uwagę, jest ewentualny zakaz korzystania z podwykonawstwa (a jeśli podwykonawstwo jest dopuszczalne – zapisy umowne regulujące warunki zgłaszania podwykonawców, kontrolę nad wypłatą im wynagrodzenia i kary umowne z tytułu niedopełnienia obowiązków w tym zakresie).

Zawartość oferty po nowelizacji wygląda nieco inaczej niż poprzednio. Dotąd oferta miała zawierać komplet dokumentów niezbędnych zarówno do oceny samej oferty, jak i do oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu. Teraz jest inaczej: dokumenty dotyczące wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, braku podstaw wykluczenia z postępowania oraz spełniania przez oferowany przedmiot zamówienia wymogów opisanych w specyfikacji nie muszą być dołączane do oferty, chyba że zamawiający wprost wskaże taki wymóg w SIWZ. Zwykle dokumenty te będą potrzebne na późniejszym etapie postępowania, jeśli oferta wykonawcy okaże się najkorzystniejsza. Sama oferta musi zawierać odpowiednie oświadczenie woli z wyspecyfikowaniem warunków realizacji zamówienia (zwykle formularz oferty), ogólne oświadczenie o braku podstaw wykluczenia z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (o nim niżej), a także ewentualne pełnomocnictwa do reprezentowania wykonawcy w postępowaniu, dowód wniesienia wadium (jeśli jest wymagane – pamiętajmy, że przelew musi znaleźć się na rachunku bankowym zamawiającego przed otwarciem ofert, gwarancję bankową lub ubezpieczeniową najlepiej złożyć zamawiającemu w oryginale, a termin jej ważności musi odpowiadać wyznaczonemu terminowi związania ofertą), czy inne dokumenty związane z samą ofertą (o ile zamawiający ich wymaga – np. kosztorys ofertowy).

Wspomniane wyżej ogólne oświadczenie o braku podstaw wykluczenia z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu może mieć dwojaki charakter. W postępowaniach o wartości przekraczającej progi unijne korzysta się z tzw. „jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia” (JEDZ), w którym zamawiający musi wskazać pola, których wypełnienia oczekuje. Co prawda istnieje instrument do generowania tego oświadczenia w elektronicznej wersji, ale w tym momencie nadal wykonawca składa takie oświadczenie w formie pisemnej (a zatem wypełnia, drukuje, podpisuje i w takiej postaci doręcza zamawiającemu – analogicznie jak formularz oferty). Bliżej o tym oświadczeniu pisałem na łamach BzG 1/2016^[1]. Trzeba przy tym pamiętać, że w przypadku składania ofert wspólnych (przez konsorcja, spółki cywilne), każdy z wykonawców musi złożyć takie oświadczenie. Są także wymagane od podmiotów, które udostępniają wykonawcy swój potencjał w celu spełnienia warunków udziału w postępowaniu, a niekiedy także (w ograniczonym zakresie i tylko wtedy, gdy zamawiający zażąda tego w SIWZ) od innych podwykonawców, którzy mają brać udział w realizacji zamówienia. Z kolei w postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych wzór tego oświadczenia formułuje zamawiający (nie jest wykluczone, że wykorzysta tu wzór JEDZ, zwykle jednak jest to znacznie prostszy formularz).

Oferta musi dotrzeć do zamawiającego przed wyznaczonym terminem składania ofert; do tego samego terminu wykonawca może też zmienić ofertę (najczęściej: składając nową ofertę oznaczoną „zmiana” i zawierającą całość albo część wymaganych dokumentów – w tym drugim przypadku warto dołączyć oświadczenie, że pozostałe dokumenty złożone z pierwotną ofertą są nadal ważne i aktualne), albo wycofać ofertę (najczęściej: składając pisemne oświadczenie o wycofaniu złożonej oferty).

W oznaczonym w specyfikacji terminie i miejscu zamawiający ma obowiązek dokonać otwarcia ofert. Jest ono publiczne i jawne, każdy ma prawo w nim uczestniczyć. Podczas otwarcia ofert zamawiający musi podać kwotę, którą zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, a następnie otworzyć oferty odczytując nazwy wykonawców, oferowane przez nich ceny i inne istotne parametry oświadczenia ofertowego. Nowością jest obowiązek niezwłocznego opublikowania tych informacji przez zamawiającego na stronie internetowej. Jest to ważne dla wykonawcy nie tylko dlatego, że dzięki temu ma łatwiejszy dostęp do kluczowych informacji w postępowaniu, ale także dlatego, że od momentu publikacji liczy się termin na złożenie oświadczenia o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej z innymi wykonawcami, którzy złożyli oferty w postępowaniu. Stanowi o tym nowy przepis art. 24 ust. 11 Pzp – oświadczenie musi być złożone w formie pisemnej. Na szczęście, w przypadku niezłożenia tego oświadczenia w terminie, zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do jego uzupełnienia. Złożenie takiego oświadczenia wraz z ofertą powinno być uznane przez zamawiającego za nieskuteczne – w momencie składania oświadczenia wykonawca nie mógł wiedzieć, w stosunku do kogo określa swoją przynależność do grupy kapitałowej…

Zamawiający przystępuje do oceny złożonych ofert i może zrobić to na dwa sposoby. Albo sprawdza, która oferta jest najkorzystniejsza i tylko tę ofertę szczegółowo bada (dzieje się tak, jeśli w specyfikacji przewidzi, że będzie postępował zgodnie z art. 24aa Pzp), albo bada wszystkie oferty i złożone oświadczenia, a następnie wybiera ofertę najkorzystniejszą. W toku badania ofert może wzywać wykonawcę do uzupełnienia brakujących czy wadliwych elementów oferty (np. oświadczeń czy pełnomocnictw; nie ma możliwości uzupełnienia w zakresie wadium czy brakującego formularza oferty), albo do ich wyjaśnienia. Może też żądać wyjaśnienia treści samej oferty, szczególnie w przypadku podejrzenia rażąco niskiej ceny. W zakresie rażąco niskiej ceny po staremu progiem zobowiązującym zamawiającego do wezwania jest różnica w stosunku do wartości zamówienia lub średniej cen złożonych ofert większa niż 30%, ale wezwanie może być wystosowane także gdy próg ten nie jest osiągnięty. Wykonawca, który otrzyma takie wezwanie, musi udowodnić zamawiającemu, że cena nie jest rażąco niska (w szczególności – że pozwala pokryć wszelkie koszty ponoszone na realizację zamówienia i osiągnąć zysk, a także obejmuje koszty pracy w wysokości wynikającej z odpowiednich przepisów).

Po ocenie ofert i uznaniu, która z nich jest najkorzystniejsza, przechodzi się do kolejnego etapu: zamawiający wzywa tego wykonawcę, którego ofertę najwyżej ocenia, do złożenia dokumentów na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu i braku przesłanek do wykluczenia. Dokumenty te muszą być opisane już w SIWZ, więc wykonawca może je wcześniej przygotowywać i kompletować, ale musi złożyć zamawiającemu dopiero wtedy, gdy ten do niego o to się zwróci. Termin na złożenie tych dokumentów nie może być krótszy niż 10 dni w postępowaniu o wartości przekraczającej progi unijne i 5 dni w postępowaniu o niższej wartości. Wykonawca nie musi przy tym składać zamawiającemu tych dokumentów, które są publicznie dostępne w odpowiednich, bezpłatnych bazach elektronicznych (np. KRS, CEIDG), o ile wskaże zamawiającemu, skąd może sobie te informacje pobrać. Nie musi też składać zamawiającemu takich dokumentów, które złożył uczestnicząc wcześniej w innym postępowaniu u tego zamawiającego, a są one nadal aktualne – o ile wskaże zamawiającemu konkretne postępowanie. Co jest szczególnie istotne, składane w tym momencie dokumenty mają być aktualne najpóźniej na dzień ich złożenia, a zatem mogą potwierdzać stan faktyczny późniejszy niż data składania samych ofert.

W przypadku braków w tych dokumentach, zamawiający wzywa wykonawcę do uzupełnień lub wyjaśnień. Jeżeli dokumenty ostatecznie potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu, informuje wszystkich wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty (publikuje też tę informację na stronie internetowej). Od tego czasu biegnie okres na składanie odwołań od takiego wyboru przez konkurentów. Po jego zakończeniu (powyżej progów unijnych – 10 dni, poniżej – 5 dni, przy czym istnieją wyjątki, np. w sytuacji, gdy złożono tylko jedną ofertę) zamawiający i wybrany wykonawca mogą podpisać umowę, która – podobnie jak oferta – musi mieć formę pisemną.

^[1] Aspekt techniczny omówiony jest na stronie Urzędu Zamówień Publicznych: https://www.uzp.gov.pl/aktualnosci/elektroniczne-narzedzie-do-wypelniania-jedzespd-eespd (por. także praktyczne wyjaśnienie dostępne na stronie http://www.wszponachzamowien.pl/?p=2136).