Najczęstsze błędy w kosztorysowaniu robót budowlanych

W branży budowlanej podstawą do rozstrzygania należności dla wykonawcy robót budowlanych najczęściej jest kosztorys ofertowy. W trakcie trwania procesu inwestycyjnego nierzadko ulega on wielu zmianom, co jest spowodowane m.in.: 

Każda zmiana kalkulacji wymaga szczegółowej weryfikacji. Poniżej przedstawiam błędy w kosztorysach na roboty budowlane z branży konstrukcyjnej, z którymi najczęściej się spotykam.

Niedokładne przedmiary

Kosztorys tworzymy na podstawie przedmiaru lub obmiaru robót (w dalszej części artykułu, dla uproszczenia będę się odwoływać tylko do przedmiaru). Dlatego dokładność wyceny w znacznym stopniu zależy od staranności przy opracowywaniu tychże wyliczeń. Duże znaczenie ma wyodrębnienie sektorów robót, tak by przedmiar był możliwie jak najprostszy do weryfikacji. W przypadku budynków wielopiętrowych najbardziej intuicyjnym, a zarazem prawidłowym, jest podział na piętra - dla wielkopowierzchniowych najprostszym będzie podział ze względu na przeznaczenie, np. część biurowa, część magazynowa. Z kolei dla inwestycji infrastrukturalnych kosztorys najlepiej podzielić na odcinki, a następnie na poszczególne warstwy nawierzchni. Każdy podział warto dokładnie przemyśleć przed rozpoczęciem kalkulacji ilości robót. 

Dzięki wyodrębnieniu zakresów robót szybko można wychwycić błędy, jak np.:

Kosztorys z większą ilością podziałów znacznie łatwiej jest zweryfikować. Przyjęcie prawidłowego układu dla zawartości przedmiaru z pewnością uprości odniesienie każdej pozycji do dokumentacji projektowej lub zapisów umowy o roboty budowlane. 
Kolejnym, po braku odpowiednich podziałów, błędem w opracowaniu przedmiaru jest przyjmowanie zbyt mało dokładnych zaokrągleń wartości. I tak np. dla konstrukcji żelbetowych duże znaczenie będzie miało wyliczenie stali zbrojeniowej. Wiele pozycji kosztorysów podaje stal zbrojeniową w tonach. Do przedmiarowania należy przyjąć dokładność w kg z dwoma miejscami po przecinku. Zamiana jednostek na tony jest zalecana po zliczeniu całego nakładu, jednakże dla zbrojenia w tonach należy przyjmować zaokrąglenie do trzech miejsc po przecinku. W przypadku wielu powtarzalnych elementów pominięcie powyższych zasad może powodować znaczące różnice w cenie. Innym przykładem zbyt małej dokładności w opracowywaniu przedmiarów może być liczenie powłoki malarskiej dla konstrukcji stalowej. W takiej sytuacji konieczne jest sprawdzenie przedstawionych przedmiarów z modelem konstrukcji. Należy pamiętać, że w przypadku powłok wykonywanych na placu budowy niekoniecznie cała powierzchnia elementu będzie pokrywana.
Aby uniknąć błędów przy sporządzaniu wyceny, w przedmiarze należy ujmować maksymalną ilość informacji dotyczących analizowanych robót, tj.:

Mimo, że określenie zakresu robót objętych przedstawioną dokumentacją projektową wydaje się proste, to w przypadku projektów wielobranżowych mogą pojawić się błędy w szczególności na styku branż. Prozaicznym przykładem jest pominięcie podłączenia instalacji kanalizacji deszczowej z wpustami dachowymi. Pozycja jest dość często pomijana zarówno w kosztorysach, jak i przez wykonawców. Montażem wpustów najczęściej zajmują się dekarze, kanalizacja deszczowa wewnątrz budynków jest rozprowadzana wcześniej, wraz ze wznoszeniem poszczególnych pięter. Pomimo, że zakres robót jest niewielki, a samo podłączenie wpustów mało kosztowne, to skutki jego pominięcia (zalanie pomieszczeń) mogą być fatalne dla inwestora. 
Warto dokładnie omawiać połączenia na frontach robót, a zakres kosztorysowanych robót powinien zostać szczegółowo opisany w dokumentacji. 

Niezrozumienie specyfikacji i wymagań klienta

Najlepszym przykładem niezrozumienia specyfikacji mogą być roboty ziemne, które nierzadko są głównym czynnikiem cenotwórczym inwestycji. Podczas wyceny wykopów należy rozważyć wiele aspektów. Dostępność frontu, możliwość użycia ciężkiego sprzętu, technologię wykonania, zabezpieczenie wykopu, odległość od miejsca utylizacji, rodzaj gruntu oraz ewentualną przydatność do ponownego wbudowania, poziom wody gruntowej, kolizje z instalacjami czy też elementami konstrukcji. Pominięcie któregokolwiek z powyższych może okazać się kosztowne finansowo. Głębokie wykopy pod wielopoziomowe parkingi wiążą się z wieloma dodatkowymi kosztami, do tego dochodzi konieczność jego odwodnienia, czy wymuszenie realizacji prac ręcznie z powodu np. gęsto zlokalizowanych instalacji podziemnych.
Wymagania klienta mogą być kosztotwórcze również w przypadku robót remontowych. Tutaj z kolei możemy mieć do czynienia z koniecznością zachowania elementów z rozbiórki. Przy remontach w obiektach zabytkowych poza oczekiwaniami klienta, kosztowne okazują się również warunki konserwatora będącego prawomocnym opiekunem budynku.

Niedokładna ocena kosztu maszyn i urządzeń

Przy wycenie na podstawie katalogów nakładów rzeczowych należy przeanalizować koszt maszyn pod kątem faktycznego czasu wynajmowania sprzętu. Może się to okazać istotne, zwłaszcza kiedy do wykonania jest niewielki zakres robót. Każda pozycja uwzględnia jednostkowy nakład pracy maszyn. Należy wziąć pod uwagę fakt, że nikt nie będzie przywoził na budowę maszyny na kilka godzin (rozliczenia najczęściej są dobowe). Dodatkowo, kiedy jedno urządzenie stosowane jest do różnego rodzaju robót, jednak są one rozłożone w harmonogramie, należy przewidzieć koszty dodatkowej mobilizacji lub przestojów.

Błędne użycie baz cenowych

Nadal często słyszę stwierdzenia, że lepiej zastosować ceny z rynku a nie z baz cenowych. To bardzo mylne rozróżnienie, gdyż bazy cenowe to opracowania zawierające ceny, nie skądinąd jak z rynku. Aby otrzymać na roboty tzw. ceny rynkowe wystarczy umiejętnie posłużyć się tymi bazami. Problem pojawia się w przypadku błędnych założeń zużycia materiałów. Kiedy w kosztorysie zużycie materiałów wynika z katalogów normowych, warto przeanalizować je pod kątem przyjętych rozwiązań konkretnego producenta lub wykonawcy robót. Dla przykładu, pozycje z katalogów dotyczące ścianek działowych z płyt gipsowo-kartonowych uwzględniają rozstaw profili 30 cm, natomiast w praktyce częściej stosuje się 60 cm. Dlatego jeśli do wyliczeń przyjmiemy nakład z katalogu cena ofertowa zostanie zawyżona o 5-7% (poziom cen z I kw. 2022 r.).
Kolejną kwestią jest sprawdzenie co dokładnie zawiera cena jednostkowa, którą przyjmujemy. Warto zapoznać się z założeniami baz cenowych, z których korzystamy. Istotną rolę odgrywają m.in.: koszty zakupu (dla niektórych opracowań podawane wraz z ceną materiału), wskaźniki regionalne (istotne zwłaszcza w przypadku wynajmu maszyn i robocizny), czy też przyjmowany poziom cen – zestawienia zawierają najczęściej cenę minimalną, maksymalną i średnią. W przypadku regionów z dużym popytem na materiały budowlane oczywiste jest, że ciężko będzie uzyskać ceny minimalne i odwrotnie, tam gdzie produkcja budowlana nie jest zbyt mocno obłożona nie ma sensu przyjmować cen maksymalnych.

Niepoprawny dobór pozycji z KNR-ów

Sama nazwa pozycji niewiele mówi o przyjętej technologii, dlatego zawsze warto zapoznać się z opisem podstawy z katalogu. Niekiedy, w zależności od opracowania, pozycje zawierają komplet robót dotyczący wykonania danej pracy, obejmujący zarówno roboty podstawowe jak i roboty pomocnicze (np. przetarcie elementu przed malowaniem, dodatkowe zabezpieczenia powierzchni przed uszkodzeniem, czy roboty ziemne związane z montażem instalacji). W innych przypadkach prace należy rozbić na kilka pozycji. Przykładem mogą być tutaj roboty żelbetowe, które w KNR 2-02 są liczone kompleksowo (roboty ciesielskie i betoniarskie), natomiast w KNNR 2 podano osobno nakłady na deskowanie i na betonowanie elementów. 

Niepoprawne liczenie narzutów

Choć wydaje się to najprostszym zadaniem w tworzeniu oferty na roboty budowlane, liczenie narzutów często jest przyczyną błędów w kosztorysach. 
W pierwszej kolejności należy ustalić oczekiwaną wysokość narzutów. I tu często pojawia się niezrozumienie na linii przełożony – kosztorysant, od jakiej kwoty liczymy zysk.
Przykładowo informację, że na ofercie jest 10% zysku, można rozumieć tak: cena ofertowa pomnożona przez 10% równa się nasz zysk. Kosztorysant natomiast może przygotować wyliczenia odwrotnie: (koszt bezpośredni + koszty pośrednie) x 110% równa się cena ofertowa.
Przeanalizujmy różnicę na przykładzie.
Wartość kosztów bezpośrednich i kosztów pośrednich = 1 mln zł
Zysk 10% x 1.000.000 zł = 100.000 zł
Wartość oferty = 1.100.000 zł
Jaki jest % zysku od oferty:

Aby policzyć 10% zysk od końcowej wartości oferty, należałoby zastosować wzór:

Dla omawianego przykładu:

Zatem dla powyższego przykładu niedopowiedzenie, od której kwoty liczymy zysk kosztuje ponad 11 tys. zł za każdy milion wartości wyliczonych kosztów.

Kolejny problem z liczeniem narzutów pojawia się przy użyciu programów do kosztorysowania. Mam na myśli głównie liczenie kosztów zakupu. Często spotykam się z tym, że są one liczone podwójnie. Pierwszy raz jako narzut przy ustalaniu cen jednostkowych (ustalenia opcji kosztorysu fot.1), a następnie w dziale narzuty jako narzut na całą wartość zakupionych materiałów (fot. 2).

Zatem w przypadku narzutów niezwykle istotne jest ustalenie nie tylko % wartości narzutu, ale też, od jakiej kwoty ten narzut ma zostać policzony.

Mylne przyjmowanie jednostek

Katalogi Nakładów Rzeczowych podają różne jednostki zużycia materiałów budowlanych i tak np. elektrody mogą występować w zależności od katalogu i od rodzaju robót w szt., kg lub kpl.

Kolejnym przykładem błędu jest nieprawidłowa zamiana jednostek. Niekiedy katalogi podają inne niż w bazach cenowych jednostki miary, lub te, kiedy jedna pozycja wynika z drugiej (np. podana w tonach utylizacja materiału z rozbiórki).
Zatem przed dobraniem cen jednostkowych dla poszczególnych materiałów warto zwrócić uwagę na przyjęte jednostki miary, a także przeliczniki do zamiany jednostek.

Brak weryfikacji kosztorysu przed złożeniem

Niezawodny kosztorys możemy uzyskać poprzez porównanie uzyskanych wartości z cenami:

Dla powyższych przykładów weryfikacji różnice oczywiście mogą wystąpić, jednak kiedy nie wynikają z błędu w kosztorysowaniu, są one podyktowane warunkami szczególnymi. Jeśli je wykluczymy, to uzyskane ceny powinny być porównywalne. Gdy jest inaczej – należy szukać błędu. 

Podsumowanie

Błędnie przyjęte ilości robót czy też ceny jednostkowe w trakcie trwania procesu inwestycyjnego stanowią kość niezgody pomiędzy wykonawcą i inwestorem, co z kolei znacznie utrudnia sprawną realizację projektu. Następstwem wydłużenia terminu wykonania robót budowlanych jest zwiększenie kosztów dla każdej ze stron. Dlatego należy pamiętać, że bezbłędne opracowanie kosztorysu leży w interesie wszystkich uczestników procesu budowlanego.