Ustawa Prawo zamówień publicznych w stosunkowo niewielkim stopniu reguluje sprawę organizacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego po stronie zamawiającego. Większość treści w oddziale 1 zatytułowanym „Zamawiający” (rozdział 6 Pzp) poświęcono przypadkom wyjątkowym, stanowiącym zdecydowaną mniejszość postępowań. Chodzi tu o:

  • powierzenie prowadzenia postępowania przez zamawiającego innej osobie,
  • prowadzenie jednego postępowania przez kilku zamawiających,
  • występowanie w imieniu kilku zamawiających jednego podmiotu (szczególnym przypadkiem jest tu centralny zamawiający).

Tego typu sytuacjami w tym tekście nie będziemy się zajmować, ale trzeba podkreślić dwie rzeczy, o których również i wtedy trzeba pamiętać.

  • Po pierwsze, zlecenie przeprowadzenia postępowania podmiotowi trzeciemu czy wspólne prowadzenie postępowania nie zwalniają zamawiającego z odpowiedzialności za prawidłowe stosowanie ustawy (wyjątkiem jest przypadek centralnego zamawiającego, który taką odpowiedzialność przejmuje). Warto zatem po takie rozwiązania sięgać z rozmysłem i podejmować współpracę z podmiotami dającymi rękojmię przestrzegania przepisów ustawy Pzp.
  • Po drugie, każdy taki przypadek musi mieć stosowną podstawę. Wynika to z konkretnych przepisów i ma różną formę, ale jedno je łączy – odpowiednie upoważnienie, porozumienie czy zarządzenie musi być utrwalone na piśmie.

Komisja przetargowa

Przypadki standardowe (czyli zdecydowana większość zamówieniowych postępowań) są uregulowane tylko przez cztery przepisy ustawy Pzp – art. 53–56. Dotyczą one w większości komisji przetargowej – ciała powszechnego w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego (choć nie zawsze obowiązkowego), stanowiącego zespół pomocniczy kierownika zamawiającego, powoływany do oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, oraz do dokonywania innych, powierzonych przez kierownika zamawiającego, czynności, w postępowaniu lub związanych z przygotowaniem postępowania.

Kiedy komisja przetargowa jest konieczna? Z art. 54 ustawy Pzp wynika, że jest wymagana tylko do postępowań o wartości równej lub przekraczającej progi unijne oraz do czynności oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (jeśli w danym trybie występują) lub ofert do wyboru oferty najkorzystniejszej albo unieważnienia postępowania. To oznacza, że komisja nie jest obowiązkowa w postępowaniach poniżej progów unijnych, a także podczas przygotowania postępowania i na pierwszym etapie jego trwania – do momentu złożenia wniosków lub ofert.

Praktyka jednak wygląda nieco inaczej. Komisje przetargowe niemal bez wyjątku pojawiają się także w postępowaniach krajowych i prawie zawsze powoływane są już na etapie ich przygotowywania. Dzieje się tak dlatego, że ma to po prostu sens. Wszak sama idea komisji przetargowej polega na tym, aby zebrać w jednym miejscu (w jednym zespole) kompetencje niezbędne do rozstrzygnięcia problemów pojawiających się w postępowaniu. Jej celem jest przygotowanie dla kierownika zamawiającego odpowiednich dokumentów. To on zawsze podejmuje decyzje, nigdy komisja, ale ktoś materiał do ich podjęcia musi zebrać i przygotować projekty (zwykle w postaci projektów dokumentów zamówienia lub korespondencji do wykonawców) – i najczęściej jest to właśnie komisja.

Oczywiście, nie jest tak, że w zespole znajdą się wszystkie osoby podejmujące w toku postępowania jakieś działania. Zwykle nie powołuje się księgowego, który jest przecież potrzebny, aby sprawdzić, czy wadium pojawiło się na rachunku bankowym lub potwierdzić prawidłowość zapisów projektowanych postanowień umowy pod względem właśnie księgowym. Zbyt rzadko w postępowaniu takie kompetencje są potrzebne, aby marnować czas takiej osoby. Zwykle nie powołuje się także wszystkich osób merytorycznych uczestniczących w przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia (przy dużych i bardziej skomplikowanych zamówieniach, mogą to być wieloosobowe zespoły ludzi o konkretnych umiejętnościach) – tak rozbudowana grupa byłaby ciałem bezwładnym z uwagi na ilość członków.