W połowie listopada 2023 r. w dwudziestu urzędach administracji architektoniczno-budowlanej na terenie całego kraju rozpoczęto testowanie podstawowej wersji (MVP) systemu SOPAB. Główny Urząd Nadzoru Budowlanego (GUNB) zrobił kolejny krok ku pełnej cyfryzacji procedur budowlanych i całego tego sektora gospodarki. System SOPAB został bezpłatnie udostępniony organom w jednostkach samorządu terytorialnego. W przyszłości zastąpi komercyjne oprogramowanie używane w urzędach do załatwiania spraw związanych z budownictwem. Będzie stanowić połączenie wszystkich serwisów administracji budowlanej zapewniające spójność cyfrowych procesów w tym sektorze. Jego działanie ma być zgodne z zasadami systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją wdrażanego w całej administracji rządowej. Bezpłatne udostępnienie wszystkim urzędom administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego wersji MVP systemu jest planowane na początku 2024 roku, w 2025 r. ma być wdrożony cały system.  

Prostsze załatwianie spraw budowlanych 

SOPAB jest przeznaczony dla urzędników, ale przyniesie także udogodnienia dla inwestorów. Pełna wersja systemu ma być realizacją idei „jednego okienka”. Inwestor będzie składać wniosek w wersji elektronicznej, a dalej urząd przejmie jego dotychczasowe obowiązki. Nie trzeba będzie donosić załączników, np. map, wypisów, uzgodnień z innymi urzędami. Jednostki administracji budowlanej same skomunikują się z różnymi urzędami w celu uzyskania danych czy uzgodnienia stanowiska, a inwestor będzie powiadamiany na bieżąco w czasie rzeczywistym przez system, na jakim etapie jest jego sprawa. Przykładowo, urząd będzie samodzielnie pobierał mapy z zasobów geodezyjnych i weryfikował projekt w odniesieniu do obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego. Jeśli w celu wydania pozwolenia na budowę konieczne będzie uzyskanie opinii konserwatora zabytków czy Wód Polskich, urzędy będą te sprawy załatwiać między sobą i przesyłać informację do inwestora.  

Cel systemu SOPAB  

System SOPAB ma stanowić bezpośredni kanał komunikacji pomiędzy organami administracji budowlanej i nadzoru budowlanego a obywatelami. Pozwoli gromadzić dokumentację spraw w formie elektronicznej, pracować z dokumentami w wersji cyfrowej, np. cyfrowym projektem budowlanym, a także prowadzić rejestry elektroniczne z poziomu jednego interfejsu. Ważną zaletą wspólnego ogólnopolskiego systemu jest to, że powinien zapewnić spójność cyfrowych procesów w budownictwie przez scalenie wszystkich udostępnionych administracji budowlanej rozwiązań, a także jednakową interpretację przepisów budowlanych. Zdarza się, że różne urzędy w takich samych sytuacjach inaczej interpretują przepisy i wydają odmienne decyzje. System SOPAB ma zapewnić jednolite procedury i sposoby prowadzenia spraw w całym kraju. Urzędnicy będą dysponować wzorami pism odpowiednich do załatwienia określonych procedur, co pozwoli szybciej je przeprowadzać.  

Aplikacja będzie ułatwieniem dla urzędników, ponieważ pozwoli wyeliminować mechaniczną, powtarzalną pracę. Umożliwi także gromadzenie i bieżące monitorowanie danych o wszystkich postępowaniach budowlanych z całego kraju. Będzie pozwalać sprawniej przygotowywać raporty i sprawozdania dla GUNB i GUS dotyczące całości procesów budowlanych lub jednostkowych procedur w tym sektorze. Prostsze będzie także uzyskanie rzeczywistych i dokładnych danych w oparciu o prowadzone w systemie postępowania, ponieważ wyeliminowany zostanie czynnik ludzki, źródło potencjalnych błędów, gdy sprawozdania przygotowuje się ręcznie. Ogólnokrajowy system umożliwi też monitorowanie całego sektora, obserwowanie zmian, wyłapywanie trendów i dokonywanie na ich podstawie analiz lub prognoz.  

Dla kogo SOPAB 

Docelowo z systemu SOPAB ma korzystać: 

  • GUNB,  
  • 16 urzędów wojewódzkich,  
  • 16 wojewódzkich inspektoratów nadzoru budowlanego,  
  • 380 powiatowych organów administracji architektoniczno-budowlanej,  
  • 380 powiatowych inspektoratów nadzoru budowlanego. 

SOPAB będzie zintegrowany z systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD PUW) wprowadzonym przez Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku. EZD jest wdrażane w administracji rządowej jako jednolity system stanowiący narzędzie wymiany informacji oraz usprawniania funkcjonowania urzędów. Zgodnie z zapowiedziami od 1 stycznia 2026 r. wszystkie urzędy i jednostki podległe będą miały obowiązek prowadzenia w nim czynności związanych z zarządzaniem dokumentacją.  

Na dalszym etapie w systemie SOPAB będą rozwijane bardziej zaawansowane funkcjonalności, np. zostanie zintegrowany z usługami Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii (GUGiK) w ramach tworzenia Platformy Informacji Przestrzennej. Docelowo system SOPAB ma być w pełni zintegrowany z pozostałymi ogólnopolskimi systemami administracji.  

Pilotaż SOPAB 

W dwudziestu urzędach 16 listopada 2023 r. rozpoczęto testowanie podstawowej wersji SOPAB. System ma być wykorzystany podczas realizacji spraw związanych z uzyskaniem pozwolenia na budowę. Każdy z testujących urzędów ma przeprowadzić do pięciu takich spraw bezpośrednio w systemie. 

„SOPAB pozwoli na elektroniczne tworzenie i obsługę wszystkich niezbędnych dokumentów w procesie budowlanym. Taki zakres zakłada wersja MVP, czyli podstawowa wersja systemu, która ma wystarczającą liczbę funkcji, aby nadawała się do użytku przez pierwszych użytkowników. Uruchamiany pilotaż z jednej strony umożliwi przetestowanie systemu, z drugiej pozwoli na zebranie uwag od użytkowników do dalszego rozwoju funkcjonalności” – skomentowała Dorota Cabańska, Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego.  

Funkcjonalności SOPAB, które będą testowane podczas pilotażu to m.in.:  

  • powiadomienia na pulpicie, np. o zbliżającym się i/lub przekroczonym terminie dla danej sprawy, 
  • przeprowadzanie różnych operacji z wykorzystaniem wbudowanego modułu mapowego, m.in. możliwość porównania obszaru działki z innymi warstwami mapy, np. z planem miejscowym,  
  • szablon pisma dla sprawy pozwolenia na budowę,  
  • pobieranie danych z serwisu e-Budownictwo Wnioski, np. danych wprowadzonych przez interesanta do aplikacji e-Budownictwo Wnioski, 
  • pobieranie danych z systemu EZD PUW, np. sprawa, która trafi do EZD zostanie pobrana przez SOPAB i tam będzie w całości prowadzona,  
  • realizacja funkcji raportowania na potrzeby Głównego Urzędu Statystycznego oraz podstawowych raportów tworzonych w organach administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego.  

Po kilkumiesięcznym pilotażu zostanie przeprowadzona analiza komentarzy i zgłoszeń, które spłyną od użytkowników, a następnie wybrane uwagi zostaną uwzględnione do dalszych prac rozwojowych systemu. Udostępnienie pierwszej wersji systemu wszystkim urzędom jest planowane na wiosnę 2024 roku. Przewidziane są także dalsze prace rozwojowe po wdrożeniu systemu. 

Cyfryzacja procesu budowlanego 

Główny Urząd Nadzoru Budowlanego od kilku lat udostępniał inwestorom kolejne cyfrowe usługi możliwe do zrealizowania w serwisie e-Budownictwo, tak żeby jak najwięcej spraw związanych z budową można było załatwić przez Internet. Aktualne cyfrowe usługi Głównego Urzędu Nadzoru Budowalnego to: 

  • e-Budownictwo Wnioski, 
  • Elektroniczny Dziennik Budowy (EDB), 
  • Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (c-KOB), 
  • Elektroniczny Centralny Rejestr Osób Posiadających Uprawnienia Budowlane (e-CRUB), 
  • Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB), 
  • E-Wykonania Zastępcze. 

Wszystkie te rozwiązania łączy właśnie System do Obsługi Postępowań Administracyjnych w Budownictwie.  

Oszczędności wynikające z systemu SOPAB 

Warto zdawać sobie sprawę, że cyfryzacja procesów administracyjnych to nie tylko uproszczenie i przyspieszenie załatwiania spraw dla interesantów i ułatwienie pracy dla urzędników. To także olbrzymie oszczędności, np. dzięki ograniczeniu dokumentacji i korespondencji papierowej. Dokumentacja papierowa związana z pozwoleniem na budowę zajmuje w urzędach 28,2 tys. m3 powierzchni magazynowej. Praca na dokumentach elektronicznych pozwoli zrezygnować z drukowania chociażby tysięcy stron projektów budowlanych w kilku egzemplarzach. Rocznie jest przesyłanych 800 tys. listów związanych z procedurą pozwolenia na budowę i wnioskiem z projektem. Cyfryzacja procesów pozwoli obniżyć koszty archiwizacji dokumentacji postępowań administracyjnych w budownictwie. SOPAB, poprzez wyeliminowanie druków i przesyłek papierowych, przyniesie oszczędności również przedsiębiorcom działającym w branży budowlanej, zwłaszcza projektantom architektom, inżynierom budownictwa, a także inwestorom.  

Finansowanie SOPAB 

System w wersji MVP jest realizowany w ramach programu Operacyjnego Polska Cyfrowa Oś priorytetowa: E-administracja i otwarty rząd, działanie nr 2.2 „Cyfryzacja procesów back-office w administracji rządowej”. Projekt jest finansowany z Funduszy Europejskich.