Zbieranie danych w obecnych czasach przybiera na znaczeniu bardziej niż kiedykolwiek. Choć proces gromadzenia informacji o kosztach realizacyjnych wymaga dyscypliny i zaangażowania wielu osób z różnych działów firmy, to efekt tej pracy bez wątpienia stanowi wartość dla każdego przedsiębiorstwa.

Dlaczego warto?

Pomimo rozbudowanych możliwości technologicznych oraz powszechnego dostępu, zarówno do narzędzi zarządzania i wymiany informacji, jak również do samych informacji, niektóre przedsiębiorstwa nadal borykają się z problemami gromadzenia i przekazywania danych. Przyczyn takiego zjawiska może być wiele: od finansowych, przez braki kadrowe, aż do błędnych założeń i przekonań o zarządzaniu. Pracownicy mogą postrzegać próbę zgromadzenia informacji jako narzędzie kontroli, którego należy się obawiać. Wszystkie ww. przyczyny są błędnymi i bezpodstawnymi hipotezami. Tworzenie bazy danych w szerszym okresie okaże się zyskiem a nie wydatkiem, zaś każdy pracownik przy odrobinie dyscypliny znajdzie czas na zgromadzenie podstawowych danych dotyczących swoich obowiązków. Natomiast samo wprowadzenie danych do obiegu cyfrowego zajmuje niewiele czasu i może być przeprowadzone przy użyciu ogólnodostępnego, niekiedy darmowego oprogramowania. Owszem baza danych pozwoli na wykrycie najsłabszych ogniw przedsiębiorstwa, jednakże pracowników solidnie podchodzących do swoich obowiązków, nie powinno martwić ujawnienie danych dotyczących ich wydajności czy też kosztów pracy.

Procedura zbierania danych

Kiedy już poszczególni członkowie zespołu zostaną przekonani do słuszności gromadzenia i wymiany informacji dotyczących czynników cenotwórczych, warto opracować dla tego procesu metodykę najbardziej odpowiednią w danym przedsiębiorstwie. Przy ustalaniu procedur, niezależnie od ich przeznaczenia, warto przyjąć zasadę „od ogółu do szczegółu”.

Krok 1. Określenie niewiadomych

Samo oczekiwanie „chcę wiedzieć, ile kosztuje mnie realizacja robót” to za mało. Trzeba zaplanować sposób zbierania rzeczywistych danych potrzebnych do stworzenia zakładowej bazy cen i wyliczania ceny jednostkowej robót. Tworzenie tego procesu zaczynamy od określenia kto i jakie dane musi w pierwszej kolejności przekazać, np.: