Zalecenia do sporządzania dokumentacji rozliczeniowej
w kontraktach na roboty budowlane/dostawy w projektach POIiŚ

 

W 2010 r. na stronach instytucji wdrażających pojawił się załącznik 1b zawierający tytułowe Zalecenia do sporządzania dokumentacji rozliczeniowej w kontraktach na roboty budowlane/dostawy w projektach PO „Infrastruktura i Środowisko”, dalej „Zalecenia”. Niestety pomimo wielu starań nie udało się odnaleźć do czego jest to załącznik. Chociaż z dużym prawdopodobieństwem można stwierdzić, że autorzy tego załącznika korzystali z propozycji zawartych w Raporcie[1] opracowanym w lutym 2007 r. na zlecenie NFOŚiGW.

Opracowanie to powstało jako rezultat pracy zespołu konsultantów oraz specjalistów NFOŚiGW, którym powierzono zadanie usprawnienia systemu rozliczeń dla projektów współfinansowanych w ramach programów Fundusz Spójności oraz ISPA. Podstawowym celem, jaki postawiony został przed konsultantami, było zmniejszenie ilości dokumentacji stanowiącej podstawę do rozliczeń z wykonawcami robót budowlanych opiniowanej przez NFOSiGW oraz zwiększenie przejrzystości zasad kwalifikowalności wydatków. W efekcie pracy zaproponowano całe nowe narzędzie służące do realizacji projektów FS, które de facto ze względu na bardzo szeroki obszar działania, jak również ingerencję w każdą fazę cyklu realizacji, mogłoby stać się wręcz metodologią realizacji umowy o dofinansowanie.

W opracowaniu zwrócono uwagę na fakt, że:

„Opis przedmiotu zamówienia przygotowywany jest według wymogów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (późn. zmiany nieistotne dla robót projektowanych przez zamawiającego) oraz dodatkowo zgodnie z art.29, 30 i 31 ustawy Pzp. Mimo iż rozporządzenie dość precyzyjnie określa sposób przygotowania tych dokumentów, to jednak pozostawia sporą dowolność co do metodyki jego przygotowania. Dokumenty przetargowe przygotowywane przez różnych Beneficjentów, a w praktyce przez zatrudnionych do tego celu konsultantów znacząco różnią się co do struktury, stopnia szczegółowości oraz sposobu przygotowania Przedmiarów Robót. W konsekwencji nie wypracowano spójnej i jednolitej metodyki opracowania STWiORB oraz agregacji (scalenia) pozycji Przedmiaru Robót. Przedmiar Robót stanowiący część Opisu Przedmiotu Zamówienia w zależności od przyjętej metodyki agregacji pozycji oraz zakresu inwestycji może liczyć od kilkudziesięciu do kilku tysięcy pozycji przedmiarowych”.

 

Szerzej nt. praktyki rozliczeń robót budowlanych – w części odnoszącej się do dotychczasowej praktyki w tym zakresie. Ponieważ nie tak wiele zmieniło się od 2007 r., zdecydowano się podjąć jednak działania w tym zakresie.

Przedstawiona w 2011 r. propozycja wdrożenia nowego systemu rozliczeń ma na celu z jednej strony ułatwienie, jakie niesie za sobą wprowadzenie tabeli elementów skończonych (traktowanej jako dokument dodatkowy przejściowych świadectw płatności lub dokument je zastępujący), z drugiej zaś strony ma przyczynić się do wzrostu efektywności i jakości sposobu kontroli przez Instytucje Wdrażające dokumentacji rozliczeniowych. Wynikiem tych działań powinna być poprawa możliwości bieżącej kontroli i weryfikacji postępów w realizowanych kontraktach. Nowy system mógłby być stosowany do kontraktów w oparciu o procedury FIDIC (i pozostałe kontrakty na roboty/dostawy), jak również we wszystkich obszarach POIiŚ, zależnie od decyzji Instytucji Wdrażającej.

Implementacja tego systemu polega na wybraniu jednego z trzech poniższych wariantów rozliczania kontraktów bazujących na Tabelach Elementów Skończonych dalej „TES” lub Tabelach Elementów Rozliczeniowych, dalej „TER”.

Założeniem pierwszego wariantu jest sytuacja, w której możliwy jest odbiór robót wyłącznie w odniesieniu do obiektów gotowych do użytkowania. Umożliwia on również częściowe rozliczenie danego elementu skończonego (np. procentowe wykonanie danego elementu), zachowując jednocześnie niewielką ilość obiektów, które podlegają odbiorowi.

Drugi wariant, poza możliwością odbiorów obiektów inżynieryjnych gotowych do eksploatacji, dopuszcza odbiór robót dla elementów dostatecznie wyodrębnionych z tych obiektów (np. budowa ścian, stropów, wykopanie fundamentów). W tym wariancie rozliczenie obiektu lub jego elementów, możliwe jest dopiero po całkowitym wykonaniu robót, bez możliwości rozliczenia części (nawet w przypadku wystąpienia znacznej ilości elementów, które podlegają odbiorowi). Jako element skończony w tym wariancie uznawany byłby jedynie taki zakres robót, do którego nie ma potrzeby powrotu po jego zakończeniu.

Celem ostatniego, trzeciego wariantu było zaproponowanie systemu alternatywnego wobec systemu opartego o TES. W tym wariancie proponuje się wykorzystanie zbiorczych tabel elementów rozliczeniowych, nie wkraczając w dotychczasowe zasady rozliczeń stosowane przez beneficjenta w stosunku do wykonawcy. Zakłada on wprowadzenie dla beneficjenta obowiązku opracowania kosztorysów inwestorskich w rozbiciu na obiekty wyszczególnione w dofinansowywanym projekcie. Obiekty musiałyby być spójne ze wskaźnikami monitorowania realizacji projektu.

Decyzję o wdrożeniu (lub nie) nowego systemu dla konkretnego działania (priorytetu) wraz z terminem jego implementacji, podejmuje Instytucja Wdrażająca. Instytucja Wdrażająca odpowiedzialna jest również za udzielanie wsparcia beneficjentom (w tym potencjalnym beneficjentom, np. poprzez informacje na stronie www, szkolenia) na etapie przygotowywania i wprowadzania systemu. Dla projektów dofinansowywanych z NFOŚiGW, informację o nowym systemie można przekazać w trakcie uzgadniania tzw. arkusza negocjacyjnego (załącznik do Instrukcji wykonawczej). Dla projektów konkursowych taka informacja powinna być umieszczona w dokumentacji konkursowej, a dla projektów indywidualnych Instytucja Wdrażająca powinna o nim informować na możliwie najwcześniejszym etapie przygotowywania projektu (w obu przypadkach umieszczenie informacji jest równoznaczne z wymaganiem od beneficjenta jego zastosowania).

W przypadku kontraktów nie ogłoszonych do dnia wejścia w życie Zaleceń o obowiązywaniu nowego systemu poinformuje właściwa Instytucja Wdrażająca, ale nie wcześniej niż po przekazaniu tej informacji beneficjentom (sposoby informowania analogiczne jak w przypadku projektów konkursowych, indywidualnych, NFOŚIGW).

W przypadku postępowań przetargowych ogłoszonych przed wejściem w życie Zaleceń (lub po przekazaniu beneficjentom informacji o konieczności stosowania nowego systemu) beneficjent musi wyrazić zgodę na jego zastosowanie.

Beneficjenci, którzy zobowiązani są do stosowania nowego systemu, do wniosku o płatność powinni dołączyć następujące dokumenty:

 

- kontrakt lub umowę (jeżeli zaplanowane zostało udzielanie zaliczek – wraz ze szczegółowym harmonogramem realizacji projektu), jeżeli nie przekazano jej uprzednio do Instytucji Wdrażającej,
 

- TES (należy przekazać niezwłocznie po podpisaniu umowy lub po jej ustaleniu przez beneficjenta i wykonawcę, nie później niż z wnioskiem o płatność) oraz protokół wykonania elementów – dla wariantu I i II,
 

- dokument, który przedstawia podział zakresu kontraktu na obiekty i przejściowe świadectwo płatności/protokoły odbioru, a także w układzie obiektowym – zbiorcze zestawienia - dla wariantu III,
 

- fakturę lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości,
 

- wyciąg z rachunku bankowego beneficjenta potwierdzający dokonanie wpłaty [jeżeli na wyciągu brak jest odniesienia do opłaconej faktury (lub innego dokumentu księgowego), należy dodatkowo dołączyć polecenie przelewu, który zawiera takie informacje].

 

Druga część Zaleceń zawiera instrukcję sporządzania dokumentacji rozliczeniowej dla tych beneficjentów, którzy zostali zobowiązani, bądź sami zobowiązali się do stosowania nowego systemu. Przyjęte zasady nie dotyczą realizacji prac siłami własnymi beneficjenta.

W instrukcji jako elementy skończone zdefiniowano:

  • obiekty budowlane (budynek, budowlę, obiekt małej architektury),
  • wyodrębnione części tych obiektów budowlanych,
  • dostawy ściśle określonych urządzeń lub całych linii technologicznych,
  • roboty budowlane realizowane na istniejących obiektach budowlanych w podziale na te obiekty,
  • wyodrębnione części tych robót oraz
  • roboty (remont, modernizacja, montaż, rozbiórka) realizowane na urządzeniach lub liniach technologicznych.

 

W przywołanym powyżej Raporcie za „element scalony” uznano

zakres robót dający się w sposób całkowity wyodrębnić z całości zakresu robót, który spełnia jeden lub wszystkie poniższe warunki:

  • stanowi zamknięty element konstrukcyjny, budowlany, instalacyjny lub technologiczny,
  • nie wymaga dodatkowych robót do wykonania,
  • jest elementem, który może służyć celowi, dla którego powstał.

 

Przykładowo, dla obiektów budowlanych w Raporcie zaproponowano scalanie:

1.1.1. obiektowe:

a. oczyszczalnie ścieków,

b. stacje uzdatniania wody,

c. spalarnie / suszarnie,

d. ujęcia wody / hydrofornie, etc.

e. składowiska odpadów;

1.1.2. sieciowe:

a. wodociągi,

b. kanalizacje grawitacyjne, tłoczne, podciśnieniowe, deszczowe,

c. renowacje kanałów,

d. sieci ciepłownicze.

 

Przy tak dużym scaleniu robót, w dokumentacji przetargowej należy określić minimalny poziom lub wartość robót w ramach elementu skończonego, po przekroczeniu którego będzie możliwe częściowe rozliczenie elementu, w celu uniknięcia nadmiernego rozbicia elementu.

Aby pomóc wdrożyć beneficjentom stosowanie nowego systemu, w instrukcji wskazano ścieżkę postępowania począwszy od przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, a kończąc na składaniu wniosku o płatność.

Dla wariantu I i II przewidziano następujący schemat działania beneficjenta:

  • podział zakresu rzeczowego przedsięwzięcia na zadania,
  • ustalenie zakresów rzeczowych umów na poszczególne zadania,
  • określenie dla każdej z umów tabeli elementów skończonych w formie TES, tak aby istniała jednoznaczna możliwość identyfikacji i realizacji zakresu rzeczowego zadania, a także tak aby podział na elementy skończone zapewnił wykonawcy odpowiednią płynność finansową,
  • opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia dalej „siwz” lub zaproszenia do negocjacji z uwzględnieniem zaplanowanego podziału na elementy skończone, które będą podlegały odbiorowi i zapłacie po ich zakończeniu (po osiągnięciu określonego poziomu ich wykonania (wariant I) lub po zakończeniu (wykonaniu) każdego z nich odrębnie (wariant I i II):

- przygotowanie przedmiarów robót,

- uwzględnienie tego sposobu rozliczeń w sposobie obliczenia ceny oferty poprzez nakazanie wyceny w ofercie poszczególnych elementów skończonych i przedstawienie w ofercie TES,

- uwzględnienie tego sposobu rozliczeń w umowie,

- uwzględnienie podziału na elementy skończone w kosztorysie inwestorskim, w oparciu o opracowane TER.

W przypadku wariantu III założono:

- rozliczenia z wykonawcami będą prowadzone na podstawie zbiorczych zestawień do przejściowych świadectw płatności/protokołów odbioru.

 

Po opracowaniu TES, po podpisaniu umowy z wykonawcą i nie później niż w terminie składania wniosku o płatność, beneficjent został zobowiązany do jej przekazania IW. Zaleca się by TES były podpisywane przez „Inżyniera” (lub Inspektora nadzoru, jeżeli „Inżynier” nie występuje). W przypadku wprowadzenia zmian do TES, nowa TES powinna być przekazana do IW najpóźniej przy najbliższym wniosku beneficjenta o płatność.

W instrukcji określono też zasady tworzenia TES:

dla umów na wykonanie robót budowlanych:

TES powinna powstać w oparciu o dokumentację projektową, przedmiar robót oraz kosztorys inwestorski. Struktura przedmiaru robót oraz kosztorysu inwestorskiego powinna odpowiadać strukturze TES, aby umożliwić identyfikację pozycji z TES z pozycjami przedmiaru robót oraz ustalić ich wartość kosztorysową. W przypadku wdrażania wariantu II, nie zaleca się tworzenia dużej ilości elementów skończonych o małej wartości kosztorysowej.

dla umów na projektowanie i wykonanie robót budowlanych:

TES powinna powstać w oparciu o zakres rzeczowy przewidziany w programie funkcjonalno-użytkowym oraz planowane koszty prac projektowych oraz planowane koszty robót budowlanych określone w programie funkcjonalno-użytkowym. Ww. dokumenty powinny zawierać zbiór scalonych elementów skończonych oraz ich planowaną wartość kosztorysową. W przypadku wdrażania wariantu II, nie zaleca się tworzenia dużej ilości elementów skończonych o małej wartości kosztorysowej.

Natomiast dla umów na dostawy, w szczególności tam, gdzie przedmiot dostawy może być odebrany dopiero po wykonaniu (np. odpowiednich rozruchów), TES powinna powstać w oparciu o zestawienie urządzeń przewidzianych w ramach dostawy. W przypadku wdrażania wariantu II, nie zaleca się tworzenia zbyt dużej ilości elementów skończonych o małej wartości jednostkowej.

 

Poniżej wzór TES zamieszczony w Zaleceniach (do pobrania w formacie MS Word):

 

 

W instrukcji zalecono także, aby podstawą do fakturowania robót budowlanych obok TES był „Protokół wykonania elementów” sporządzany z zachowaniem numeracji przyjętej w TES. Oba te dokumenty beneficjent byłby zobowiązany załączyć do wniosku o płatność.

Dla robót dodatkowych i zamiennych zalecono sporządzać odrębne TES i „Protokoły odbioru elementów” i załączać je jako odrębne elementy do wniosku o płatność.

 

 

 

 

[1] Raport z realizacji umowy nr 299/2006/NFK na opracowanie dokumentów stanowiących wytyczne do wprowadzenia uproszczonych Przejściowych Świadectw Płatności dla inwestycji infrastrukturalnych, realizowanych wg warunków kontraktów Międzynarodowych FIDIC, finansowanych ze środków Funduszu Spójności oraz przeprowadzenie konsultacji i weryfikacji opracowywanych przez NFOŚiGW wzorów podstawowych dokumentów, Worxconsulting, autorzy opracowania: Ewa Wiktorowska, Krzysztof Cal, Jacek Ziembicki, Rafał Bałdys