Dokumenty zamówienia powinny być jednoznaczne, kompletne, zrozumiałe dla wykonawców, a oprócz tego muszą zawierać wszystkie informacje konieczne do podjęcia decyzji przez wykonawcę, np. czy jest zainteresowany danym zamówieniem i czy ma wszystkie niezbędne dane do przygotowania oferty.
Jeżeli dokumenty zamówienia, a w szczególności specyfikacja warunków zamówienia (SWZ) lub jej załączniki, zostały przygotowane niezgodnie z obowiązującymi przepisami (zob. ramka), wykonawca może skorzystać ze środków ochrony prawnej i domagać się ich zmiany albo wyjaśnienia. Niezależnie od tego, jaką drogę wybierze – zwróci się do Krajowej Izby Odwoławczej o orzeczenie (nakazujące zmianę treści) lub poprosi zamawiającego o odpowiedź wyjaśniającą – w konsekwencji wszelkie nowe dokumenty stają się częścią specyfikacji i tym samym zmieniają jej pierwotną treść. Zarówno zamawiający, jak i wykonawcy są związani treścią SWZ na dzień składania ofert uwzględniającą wszelkie odpowiedzi i modyfikacje.

W sytuacji wyjaśniania treści w drodze pytań i odpowiedzi nie jest konieczna odrębna czynność zmiany treści SWZ, są one bowiem uznawane za rodzaj wykładni autentycznej i wiążącej obie strony [1].
Potwierdziła to Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 13.03.2023 r.: Podkreślić należy, że wbrew stanowisku odwołującego już samo udzielenie odpowiedzi jest wiążące dla każdej ze stron postępowania przetargowego, a na zamawiającym nie ciążą żadne dodatkowe obowiązki w zakresie modyfikacji treści dokumentacji postępowania jak, np. sporządzenie tekstu jednolitego SWZ i innych załączników odpowiedź tą uwzględniającą [2].

Wyjaśnienie czy uzupełnienie

Ustawodawca nie podał jednak dokładnej definicji słowa „wyjaśnienie”, co w praktyce oznacza, że można je rozumieć bardzo szeroko [3], nie zawsze prawidłowo. Zamawiający może w najrozmaitszy sposób objaśniać swoje intencje, ale raczej nie uzupełniać SWZ o nowe treści.
Granica pomiędzy wyjaśnieniem a uzupełnieniem SWZ jest bardzo płynna.

Wyjaśnienie specyfikacji polega na przekazaniu informacji opartych na danych w niej zawartych, zamawiający pomaga wykonawcy, zbierając niejako informacje z różnych elementów specyfikacji, zestawia je w sposób syntetyczny, bardziej zrozumiały i przejrzysty dla wykonawcy.

Uzupełnienie specyfikacji to oparcie odpowiedzi na nowych danych, których w pierwotnym opracowaniu nie było. Zwykle ma miejsce, gdy zadane pytanie odnosi się do tej istotnej sfery SWZ, którą zamawiający pominął i którą dzięki pytaniu wykonawcy może uzupełnić [4].