Już prawie godzina 9:00 i jak nie wyjdę z domu w ciągu 10 minut to spóźnię się na spotkanie, a tu po raz kolejny dzwoni telefon. Od godziny nic tylko dzwoni i dzwoni. Widać wszyscy ostro wzięli się do pracy. Miałem nie odbierać, ale widzę że to Pani Kasia z urzędu gminy. Wczoraj z wykorzystaniem kartonu po 28-calowym telewizorze odwiozłem z 60 kg kosztorysów na budowę przedszkola.

 

- Tak słucham.

- Dzień dobry Panie Tomaszu. Dzwonię w sprawie kosztorysów na budowę przedszkola – przywitała mnie Pani Kasia, choć to przecież oczywiste, że nie w sprawie rachunku za prąd.

- Dzień dobry Pani Kasiu, będzie jeszcze lepszy jak uda mi się wyjść z domu, mogę oddzwonić z samochodu za 15 minut?

- Ja Panu zajmę tylko chwilkę, bo trzeba przerobić kosztorysy.

- Jak to ? Coś jest nie w porządku ? Zrobione zostały zgodnie z naszymi założeniami i zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi.

- Tego nikt nie neguje – odpowiedziała Pani Kasia – ale po „ubruttowieniu” wartość inwestycji to 4,6 mln złotych, a my mamy w budżecie tylko 4,5 mln złotych.

- Pani Katarzyno, ale to nie ma znaczenia – odparłem – z doświadczenia wiem i jestem więcej niż pewny, że najkorzystniejsza oferta będzie opiewała poniżej 4,5 mln złotych.

 

Jak tak się zaczyna dzień, to ręce opadają i wszystkiego się odechciewa. Zaoszczędzę Państwa czas i nie będę przytaczał dalszej części rozmowy trwającej jeszcze z 15 minut, w której szalenie zresztą miła Pani Katarzyna wytłumaczyła mi iż w gminie „przyjęło się”, że jeżeli wartość kosztorysu inwestorskiego przewyższa środki które zostały przyjęte w budżecie, to przed rozpoczęciem przetargu rada gminy musi zwiększyć budżet na realizację, a w tym konkretnym przypadku ich nie mają więc inwestycja w ogóle nie ruszy. Dowiedziałem się również, że Pani Kasia już wie jak zmniejszyć wartość kosztorysu – po prostu zamiast ustalonej z Zamawiającym w założeniach wyjściowych stawki 12,00 zł/r-g (notabene właśnie przez Zamawiającego zaproponowanej), należy przyjąć 10,20 zł/r-g. Na koniec rozmowy dowiedziałem się jeszcze, że wszystko musi być zrobione na jutro rano, bo właśnie będzie posiedzenie rady w tej sprawie.

Fantastycznie, nie dość że już spóźniony na spotkanie, to jeszcze cały mój harmonogram pracy szlag trafił, bo super pilne kosztorysy, które są „na wczoraj” trzeba odłożyć, by zająć się tymi już zrobionymi, ale na jutro rano.

 

 

Odbiegając na chwilkę od tematu, taka mała refleksja. Nie wiem, czy drodzy Czytelnicy też tak mają, ale praktycznie wszystkie kosztorysy są pilne, super pilne, albo w najlepszym przypadku na wczoraj. Na palcach jednej ręki mogę policzyć zamawiających, bądź projektantów, którzy przewidzą w swoich działaniach odpowiedni czas na sporządzenie kosztorysu.

Wracając do naszego przedszkola, oczywiście wszystkie kosztorysy były do zmiany. Sama zmiana to jak dobrze wiecie tylko chwilka, czego oczywiście nie zapomniała nadmienić Pani Kasia, ale drukowanie, generowanie pdf i oprawienie zajęło resztę dnia, nie mówiąc już o kolejnych drzewach, które będą z tego powodu wycięte.

Człowiek uczy się całe życie, więc warto i z tego przypadku wyciągnąć jakieś wnioski. Tak więc, po pierwsze konia z rzędem temu, kto w sposób logiczny wytłumaczy mi po co zamawiającemu 5 egzemplarzy kosztorysów inwestorskich i przedmiarów robót. Toż to normalnie zbrodnia na naszych drzewach. Pytana o to Pani Kasia miała prostą odpowiedź, że skoro dokumentacja projektowa jest w pięciu egzemplarzach to i „dokumentacja kosztorysowa” też musi być w pięciu egzemplarzach. Po raz kolejny ręce opadają. Wystarczy jeden, góra dwa egzemplarze i wersja elektroniczna. Czasy, gdy SIWZ wraz z przedmiarami były sprzedawane tylko w wersji papierowej, już dawno minęły, a wszyscy wykonawcy ściągają te dokumenty ze strony Zamawiającego. Od trzech lat trafił mi się tylko jeden wykonawca, który pobrał SIWZ osobiście. Ten wątek kończę apelem do zamawiających, by przed zamówieniem kosztorysów, bądź dokumentacji projektowej i kosztorysów pomyśleli o naszych lasach oraz o wielkości swoich szaf.

Kolejna kwestia, którą trzeba poruszyć to podpisywanie przez obie strony założeń wyjściowych do kosztorysowania. Nie jest to wymagane postanowieniami rozporządzenia (tylko strona tytułowa musi być podpisana), ale jest moim zdaniem istotne z punktu widzenia kosztorysanta. W naszym przypadku, gdybym miał podpisane przez zamawiającego przedmiotowe założenia, to do „poprawionych” kosztorysów dołączyłbym jakże miły dla mnie załącznik. Domyślacie się pewnie wszyscy, że byłaby to kolejna faktura, a tak to jedyne co mogłem to odebrać „poprzednią wersję” kosztorysów. Przynajmniej segregatory się wykorzysta, no i dzieciaki będą szczęśliwe, bo będą miały kolejne 40 kg kartek do rysowania.

Należy też odpowiedzieć sobie na pytanie, do czego zamawiającemu ma służyć kosztorys inwestorski. I tu treść ustawy Prawo zamówień publicznych jest jednoznaczna. Na podstawie kosztorysów inwestorskich szacujemy wartość zamówienia, tak by można było zastosować odpowiednie przepisy wyżej wspomnianej ustawy. Dla robót budowlanych progi stanowią równowartość 14.000 euro, 4.845.000 euro oraz 20.000.000 euro. Niestety większość zamawiających przyjęła, że kosztorys inwestorski ma służyć do planowania kosztów budowy, opracowywania planów finansowych oraz ma wielkie znaczenie w celach księgowych.
Nie wiem kto prowadzi niektóre szkolenia, ale po rozmowie z jednym z współpracujących dyrektorów, który oznajmił mi, że jego główna księgowa nie chce zgodzić się na wpisanie do SIWZ możliwości udzielenia przez zamawiającego zamówień uzupełniających, tłumacząc że nie ma w chwili obecnej zagwarantowanych na to środków, poradziłem mu, by stanowczo nie wysyłał już swoich pracowników na szkolenia do tej firmy. Zamówień uzupełniających zamawiający może, ale nie musi udzielić wykonawcy robót podstawowych i jest to bardziej przywilej, w żadnym razie obowiązek.
Tak więc podsumowując tę myśl, drodzy zamawiający, kosztorys inwestorski po ustaleniu wartości zamówienia odkładamy do dokumentacji i trzymamy 4 lata. Są oczywiście wyjątki od tej zasady, ale dotyczą one jedynie sytuacji, gdy kosztorys ten zawiera rażące błędy i gdy nasza wartość zamówienia oscyluje przy wartościach progowych.

W moje rozważania wdało się chyba już za dużo pesymizmu w stosunku do zamawiających, zatem teraz troszkę brutalnej prawdy o kosztorysantach.
Na tegorocznym spotkaniu warszawskiego koła Stowarzyszenia Kosztorysantów Budowlanych prowadziliśmy na ten temat dyskusję. Były spory, jak interpretować niektóre zapisy i definicje, które zapisy respektowane w 100% są praktycznie niemożliwe do zastosowania przy istniejących programach komputerowych, etc. etc. Na koniec doszliśmy do wniosku, choć nie jednogłośnie, ale był to postulat prowadzącego obrady:

- Kto z ręką na sercu może stwierdzić, że wykonał w swojej karierze choć jeden kosztorys inwestorski w 100% zgodny z postanowieniami rozporządzenia – niech podniesie rękę.

Nie wiem czy to wrodzona skromność obecnych na sali, notabene praktycznie wszyscy są rzeczoznawcami, ale nikt się nie zgłosił. Jak to było ? Kto jest bez winy niech pierwszy rzuci kamieniem.
Podpuszczony, mając troszkę więcej czasu, postanowiłem stworzyć swój pierwszy w 100% zgodny z postanowieniami rozporządzenia kosztorys inwestorski. Temat był nietypowy, aczkolwiek nieduży, bo była to modernizacja placu zabaw dla dzieci w jednym z warszawskich parków. Oczywiście poświęciłem na jego wykonanie sporo czasu analizując postanowienia rozporządzenia i przyznam szczerze wyszedł dość nietypowy kosztorys, ale w aspekcie zgodności formy i treści z obowiązującym prawem – brylant. Teraz jak ktoś zapyta – zgłoszę się na pewno!
Nawet nie zdziwiłem się bardzo, gdy po około miesiącu dostałem z urzędu miasta dwie strony uwag do tego brylancika. Po krótkiej rozmowie z projektantem ustaliliśmy, że trzeba się odnieść do wszystkich uwag, tym razem krytycznie. Pisząc odpowiedzi na uwagi zadzwoniłem nawet do inspektora nadzoru, który był ich autorem i odniosłem wrażenie, że walę głową w mur. Ale rozmowa była bardzo owocna, bo zorientowałem się, że autor uwag nawet nie wiedział, że mamy jakieś rozporządzenia dotyczące kosztorysu inwestorskiego i przedmiaru robót, a cała wiedza pochodzi od „kierownika”, który tak wymaga i już. Mimo, że odpowiedzi były prawie gotowe, wykasowałem je, zostawiając przepisane pytania i metodą „kopiuj wklej” po każdym pytaniu cytowałem odpowiednie postanowienia rozporządzeń. Postanowiłem zostawić pytania po prostu bez komentarza, sama sucha informacja prawna i to w dodatku w cudzysłowach i pisana kursywą. Uwierzcie Państwo, że mimo zapewnień inspektora, że jak nie poprawimy to na pewno nie przejdzie, do dzisiejszego dnia nie mam żadnych dalszych wiadomości.
Swoją drogą, nie był to pierwszy przypadek, kiedy to zagoniony do rogu pracownik zamawiającego, nie mogący znaleźć właściwych argumentów powołuje się na wewnętrzne regulacje (które, jeśli w ogóle istnieją, to są naprawdę niezgodne z obowiązującym stanem prawnym) lub na wymagania kierownika. Od dawna w takich przypadkach próbuję od razu rozmawiać z kierownikiem, ale zawsze albo ma spotkanie, albo na urlopie, chory itp. Można by powiedzieć, że to nawet zabawne, gdyby nie otoczenie i powiązania prawne występujące przy kosztorysowaniu dla zamawiających z sektora zamówień publicznych. Zazwyczaj to projektant ma zlecone opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej, a kosztorysant jest podwykonawcą nie zamawiającego, a projektanta. Biorąc pod uwagę, że zamawiający płaci po otrzymaniu kompletnej dokumentacji uwzględniającej jego uwagi, a projektanci muszą się jeszcze rozliczyć z innymi branżystami, to największe naciski na „poprawianie na ślepo” (nieważne czy zamawiający ma rację czy nie) są ze strony projektanta, który i nam płaci. Trudno jest mu wytłumaczyć aspekty formalne oraz, że jeśli dostosujemy się do niesłusznych uwag zamawiającego, to robimy w pewien sposób wadliwą dokumentację.