Podstawową zasadą gospodarki finansowej jednostek publicznych jest planowanie zadań – w określonej perspektywie czasowej (zwykle rocznej, czasami wieloletniej). Jednak plany planami, a życie życiem – czymś absolutnie naturalnym jest pojawianie się w trakcie okresu budżetowego nieplanowanych wcześniej potrzeb, niekiedy o charakterze pilnym, a czasami konieczność przyspieszenia zamówienia czegoś, co planowane było później.

Zadania nieplanowane

Jak radzić sobie z takimi nieplanowanymi potrzebami w kontekście ich zlecania do realizacji? Nie jest to oczywiste, bo w takich sytuacjach instytucje publiczne także muszą stosować Prawo zamówień publicznych.

Aktualizacja planu postępowań o udzielenie zamówienia

Na początek mamy art. 23 Pzp, który stanowi, że spora grupa zamawiających publicznych jest zobowiązana po przyjęciu budżetu czy planu finansowego do przygotowania kolejnego dokumentu – planu postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują wszcząć w danym roku. Plan ten publikowany jest w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej zamawiającego. Warto zauważyć, że nie wszystkie podmioty są zobowiązane do stosowania ustawy w tym zakresie – przepisy ograniczają się wyłącznie do jednostek sektora finansów publicznych, państwowych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnych oraz związków takich podmiotów.
Oczywiście, ten obowiązek nie oznacza, że nie można zlecić zadania, które w chwili tworzenia planu jeszcze nie było planowane i w związku z tym w nim się nie pojawiło. Plan postępowań to narzędzie pomocnicze służące do informowania wykonawców o zamiarach zamawiających, ale nie stoi na przeszkodzie, aby dokładać nowe zadania, niewynikające z pierwotnego budżetu.
Jednak w przypadku pojawienia się takiego nieplanowanego zadania trzeba pamiętać o zasadzie wynikającej z art. 23 ust. 4 Pzp – czyli obowiązku zapewnienia aktualności tego planu postępowań. Jeśli zatem jakaś nowa potrzeba się pojawi i nowe zadanie będzie wprowadzone do budżetu, zamawiający po prostu plan postępowań uzupełnia. I nie ma tu znaczenia fakt, że być może równocześnie z tą aktualizacją uruchomi postępowanie przetargowe (choć oczywiście podważa to poniekąd sens samego planu, który ma uprzedzać wykonawców o zamiarach).

Szacowanie wartości zamówienia – razem czy osobno?

Druga kwestia często spędzająca sen z powiek zamawiających to problem szacowania wartości zamówienia – a właściwie podjęcia decyzji, czy wartością zamówienia jest ta określona wyłącznie dla nowego, nieplanowanego wcześniej zadania, czy też należy uznać, że jest to część większego zamówienia. W tym drugim przypadku przeprowadzenie postępowania w reżimie wynikającym wyłącznie z wartości nowego zadania stanowi naruszenie zasady zakazu podziału zamówienia w celu obejścia przepisów ustawy.

Powyższy dylemat wynika z kilku przepisów ustawy Pzp:

  • wspomnianego zakazu podziału opisanego w art. 29 ust. 2,
  • traktowania wszystkich robót budowlanych w jednym obiekcie jako jednego zamówienia zgodnie z art. 30 ust. 1 (choć jeden obiekt wynika raczej z doktryny niż samej ustawy),
  • traktowania podobnych dostaw jako jednego zamówienia zgodnie z art. 30 ust. 2,
  • łączenia wartości zamówień powtarzających się lub podlegających wznowieniu tego samego rodzaju zgodnie z art. 35 ust. 1.

Wszystkie te przepisy zmuszą zamawiającego do sumowania wartości nieplanowanego zamówienia z innymi podobnymi planowanymi zadaniami tylko wtedy, gdy nie zostały one jeszcze zlecone. Spójrzmy na przykład:

Zamawiający planuje w budżecie roboty budowlane w jednym obiekcie o wartości 500 tys. zł, a zatem jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy Pzp przy ich zlecaniu. W pierwszym półroczu zlecił wykonanie pierwszej z robót za kwotę 200 tys. zł, do wykonania w drugim półroczu pozostała mu druga – o wartości 300 tys. zł. W połowie roku pojawia się konieczność wykonania nieplanowanej roboty w tym obiekcie za 100 tys. zł. Co prawda te 100 tys. samo w sobie nie oznaczałoby konieczności stosowania przepisów ustawy Pzp, ale w tej sytuacji zamawiający musi zsumować wartość tego zamówienia i planowanego (ale jeszcze niewykonanego) na kwotę 300 tys. zł. A zatem przy łącznej sumie 400 tys. zł stosowanie ustawy Pzp jest obowiązkowe.
Sytuacja zmieniłaby się, gdyby nowe zadanie pojawiło się wtedy, kiedy wszystkie planowane w tym obiekcie roboty zostały już zlecone – jako to często bywa, gdy trzeba zagospodarować oszczędności pojawiające się na koniec roku budżetowego. Wówczas wartość zamówienia na tę robotę wyniesie 100 tys. zł i nie będzie obowiązku stosowania ustawy Pzp – nie sumujemy bowiem tej wartości z zamówieniami już zleconymi.

Ten sposób myślenia nie wynika wprost z ustawy Pzp (choć warto zwrócić uwagę, że we wspomnianych wyżej art. 30 ust. 1 czy 2 mowa jest o „planowaniu” udzielania zamówień czy nabywania usług), ale jest mocno ugruntowany w doktrynie i poparty opiniami Urzędu Zamówień Publicznych (np. publikacja „Szacowanie wartości zamówienia”, 2022, s. 132).