W poprzednich odcinkach cyklu poświęconego ryzykom umów w sprawie zamówień publicznych, których przedmiotem są roboty budowlane omówiłam ryzyka wyboru modelu kontraktu, opisu przedmiotu zamówienia, a także te związane z projektowaniem i sprawowaniem nadzoru autorskiego. W tej części odniosę się do równie ważnych ryzyk umownych, które na potrzeby niniejszego tekstu określiłam jako:

  1. Ryzyko zatwierdzania zmian personelu.
  2. Ryzyko akceptacji harmonogramu rzeczowo-finansowego i programów zapewnienia jakości.

Są one powiązane z różnymi aspektami umowy, ale mają wspólny mianownik – dotyczą postanowień, na podstawie których wykonawca jest zobowiązany do uzyskania zgód, zatwierdzeń, akceptacji zamawiającego warunkujących możliwość realizacji umowy.

Ryzyko zatwierdzania zmian personelu

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane standardowym wymaganiem jest obowiązek wskazania przez wykonawcę co najmniej kluczowego personelu, który skieruje do realizacji zamówienia. Wymaganie to ma formę warunku udziału w postępowaniu, a w niektórych przypadkach jest dodatkowo uzupełniane w ramach kryterium oceny ofert. Wykonawcy mogą uzyskać dodatkowe punkty w ocenie ofert za skierowanie do realizacji zamówienia personelu o doświadczeniu i kwalifikacjach wyższych niż minimalne.

Wskazanie konkretnych osób w ofercie, opisanie ich minimalnych, a czasem i dodatkowych kwalifikacji przekłada się na okres realizacji umowy. Wykonawca, co do zasady, składając oświadczenie o skierowaniu do wykonania zamówienia konkretnych osób powinien zagwarantować sobie ich udział w takim przedsięwzięciu. W szczególności, gdy nie są one pracownikami wykonawcy, a tylko pozostają w jego dyspozycji np. zobowiązały się do podpisania umowy zlecenia lub umowy o dzieło, albo zostaną mu oddane do dyspozycji jako np. pracownicy przyszłego podwykonawcy. Takimi osobami mogą być projektanci w umowach na zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, kierownicy budowy lub kierownicy robót, inspektorzy nadzoru, eksperci ds. kosztów. Utrzymanie tych specjalistów przez cały okres realizacji umowy często okazuje się bardzo trudne, fachowcy zawsze są pilnie poszukiwani i inni wykonawcy chętnie tych dobrych podkupują. 

Ryzyko zmiany osób wskazanych przez wykonawcę na etapie realizacji umowy w postępowaniu o udzielenie zamówienia jest bardzo wysokie – tym wyższe, im niższa jest cena oferty konkretnego wykonawcy, a osoby są „dobierane” do umowy ad hoc. W pierwszym przypadku wykonawca nie ma bowiem możliwości podniesienia im uposażenia bez rezygnacji np. z części zysku lub waloryzacji wynagrodzenia, w drugim natomiast nowozatrudniona osoba może mieć problemy z akceptacją pracy i współpracy z istniejącym zespołem. Na możliwość wystąpienia takiego ryzyka ma także wpływ długość postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wielomiesięczna niepewność co do rezultatu przetargu w sposób zrozumiały powoduje, że takie osoby mogą szukać innych, pewnych miejsc pracy. 

Prawdopodobieństwo wystąpienia powyższego ryzyka i szkodliwości jego skutków jest bardzo wysokie. Dotyczy obu stron umowy wykonawcy i zamawiającego, aczkolwiek zazwyczaj lokowane jest w umowach po stronie wykonawcy.