System zamówień publicznych opiera się na precyzyjnych regułach, które mają zapewnić równe traktowanie wykonawców i przejrzystość procedur. W praktyce jednak pojawiają się sytuacje, gdy dokumentacja przygotowana przez zamawiającego budzi wątpliwości lub wymaga korekty. Wykonawcy, chcąc chronić swoje interesy lub nawet realnie wziąć udział w postępowaniu, sięgają po różne formy wniosków – od wyjaśnienia po uzupełnienie brakujących informacji, a nawet postulaty zmian w zapisach umowy.

Wnioski o wyjaśnienie treści zostały szczegółowo opisane w poprzednim wydaniu BzG 4/2025. Teraz omówimy te, w których poproszono o uzupełnienie brakujących lub niekompletnych informacji w dokumentacji zamówienia. Wykonawca rozumie treść SWZ, ale postuluje jej modyfikację.
Ważne: Wykonawca powinien korzystać ze środków ochrony prawnej, jeśli wykaże, że poniósł lub może ponieść szkodę wskutek naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy – zwłaszcza poprzez określenie wymagań ograniczających dostęp do zamówienia.

Wniosek o uzupełnienie brakujących informacji

Wykonawca może składać wniosek o uzupełnienie brakujących lub niekompletnych informacji w dokumentacji zamówienia. Najczęściej wnioski tego rodzaju dotyczą niekompletnego opisu przedmiotu zamówienia. Zgodnie z art. 99 ust. 1 i nast. Pzp zamawiający ma obowiązek sporządzić jednoznaczny i wyczerpujący opis przedmiotu zamówienia. W przypadku robót budowlanych opis ten powinien być zawarty w dokumentacji projektowej i STWIORB albo – odpowiednio – w programie funkcjonalno‑użytkowym. Obowiązek ten spoczywa wyłącznie na zamawiającym jako gospodarzu postępowania i nie może być przerzucany na wykonawcę. Niedopuszczalne jest również zastępowanie działań zamawiającego przez czynności wykonawcy.

Wyjaśnienie treści SWZ w zakresie braków opisu przedmiotu zamówienia wymaga każdorazowo konsultacji z autorem tego opisu. W odpowiedzi zamawiający może:

  • wskazać miejsce w SWZ, w którym dana informacja już się znajduje, 
  • uzupełnić dokumentację, przekazując wykonawcom dodatkowe opisy i rysunki, które staną się integralną częścią opisu przedmiotu zamówienia jako modyfikacja SWZ.

Za nieprawidłowe należy uznać działania zamawiającego nakazujące wykonawcy samodzielne pozyskanie brakujących informacji, np. poprzez nałożenie obowiązku odbycia wizji lokalnej.

Wniosek o zmianę terminu

Pytania wykonawców mogą dotyczyć wszystkich terminów wskazanych w SWZ:

  • realizacji zamówienia lub jego etapów,
  • składania i otwarcia ofert,
  • okresu związania ofertą.

Każde z takich pytań powinno być przez zamawiającego wnikliwie rozpatrzone, szczególnie gdy pierwotne terminy zostały ustalone w sposób zbyt rygorystyczny – np. w sytuacji, gdy zamawiający zwlekał z wszczęciem postępowania i pojawia się ryzyko utraty dofinansowania.
Nie budzi wątpliwości, że terminy muszą być realne. Powinno się uwzględniać także czas niezbędny na wykonanie wszystkich obowiązków nałożonych na wykonawcę. Zbyt krótkie lub nierealne terminy ograniczają konkurencyjność postępowania i mogą być powodem rezygnacji wykonawców ze złożenia ofert. Zamawiający powinien zatem wyważyć swoje potrzeby z możliwościami wykonawców, zachowując równowagę pomiędzy interesem publicznym a zasadą proporcjonalności.
Ze sprawozdania prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z 2024 r. wynika, że w postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych średnio składano 2,89 oferty (w 2023 r. – 2,64), natomiast w postępowaniach o wartości równej lub przekraczającej progi unijne – 2,48 oferty (w 2023 r. – 2,12).
W praktyce zdarza się, że zamawiający nie wyrażał zgody na zmiany terminów, powołując się na konieczność zaspokojenia potrzeby publicznej. Skutkiem bywa jednak unieważnienie postępowania i jego powtórzenie, co w efekcie trwa dłużej niż termin, o którego wydłużenie wnioskował wykonawca.

Wniosek o obniżenie poziomu kar umownych

Wnioski w tym zakresie mogą dotyczyć m.in.: uzasadnienia przez zamawiającego przyczyn wprowadzenia wygórowanych i nieproporcjonalnych kar umownych, nadmiernej liczby podstaw do ich naliczania albo powodów kumulacji kar przewidzianych w umowie.
Takie postulaty to wskazanie na potrzebę zachowania proporcjonalności i równowagi pomiędzy interesem zamawiającego a realnymi możliwościami wykonawców.

Wniosek o obniżenie warunków udziału

Wyjaśnienia dotyczące warunków udziału w postępowaniu mogą dotyczyć takich aspektów m.in. jak:

  • sposobu rozumienia danego warunku,
  • braku jednoznaczności w jego sformułowaniu,
  • uzasadnienia powodów określenia warunków nieproporcjonalnych lub nieadekwatnych do przedmiotu zamówienia.

Wątpliwości w tym zakresie zamawiający powinien rozstrzygać – o ile są zasadne – poprzez zmianę SWZ i nadanie warunkom jasnego, przejrzystego i jednoznacznego brzmienia.

Jeżeli wymagany poziom zdolności jest w ocenie wykonawcy nadmierny, sprawa powinna być rozstrzygana przy użyciu środków ochrony prawnej. Z orzecznictwa wynika, że opis sposobu oceny warunków udziału w postępowaniu powinien umożliwiać ustalenie zdolności do wykonania zamówienia, a nie w nieuzasadniony sposób preferować konkretnego wykonawcę kosztem dyskryminacji pozostałych uczestników.