Zrównoważone wnętrze biurowe

Nowa siedziba Colliers znajduje się w biurowcu The FORM, zlokalizowanym u zbiegu ulic Miedzianej i Pańskiej na warszawskiej Woli. Powierzchnia obiektu to niemal 31 tys. m², z czego ponad 28 tys. m² zajmują biura, a blisko 2,6 tys. m² lokale usługowo-handlowe (na parterze). Biuro Colliers jest na najwyższym ósmym piętrze budynku, na przestrzenio 2,65 tys. m² .
Podstawą projektu było połączenie elastyczności pracy hybrydowej z technologiami wspierającymi zrównoważony rozwój oraz dobrostan użytkowników.
Na wybór miejsca wpłynęły m.in. zastosowane w biurowcu The FORM najnowsze technologie i zrównoważone rozwiązania, dzięki którym budynek uzyskał najwyższy poziom certyfikatów WELL i LEED (Platinum), a także certyfikaty AirScore D&O, WiredScore, SmartScore i ActiveScore na poziomie Platinum. Potwierdzają one, że w obiekcie spełniono najwyższe standardy dotyczące łączności cyfrowej, inteligentnych rozwiązań, wspierania aktywnego trybu życia użytkowników oraz jakości powietrza. Budynek uzyskał również certyfikat „Obiekt Bez Barier”.
Szukając nowej siedziby, firma Colliers wykorzystała systemy informacji geograficznej GIS, dzięki którym przeanalizowano m.in. kody pocztowe miejsc zamieszkania pracowników firmy oraz czasy dojazdu do nowej siedziby. Na tej podstawie wybrano najwygodniejszą i najbardziej zrównoważoną pod kątem redukcji emisji śladu węglowego lokalizację, z dostępem do komunikacji miejskiej i ścieżek rowerowych, a także do wielu usług w okolicy ułatwiających codzienne funkcjonowanie.
Realizacja projektu trwała 38 miesięcy i obejmowała wybór lokalizacji, negocjację umowy najmu, a także projektowanie i wykonanie prac fit-out, czyli kompleksowego zaaranżowania i wykończenia wnętrza w stanie deweloperskim wg indywidualnych potrzeb użytkowników. Wdrożone przez Colliers procedury zrównoważonego fit-outu i przeprowadzki dotyczyły wyboru wykonawców, planowania i prowadzenia prac oraz selekcji materiałów.
Za koncepcję i realizację wnętrza odpowiadał zespół Colliers Define, dla którego priorytetem było ograniczenie wpływu inwestycji na środowisko – zarówno na etapie realizacji, jak i późniejszego funkcjonowania biura.

Efektywność energetyczna i komfort użytkowników

Biuro powstawało zgodnie ze standardami WELL, czyli międzynarodowym systemem certyfikacji. WELL to innowacyjny system projektowania i zarządzania przestrzeniami biurowymi. Może on dotyczyć całego budynku lub odrębnej powierzchni biurowej. Głównym celem jest szczególne skupienie na zdrowiu i dobrostanie użytkowników. Aby otrzymać certyfikat WELL, należy spełnić szereg wymagań, których zrealizowanie pozytywnie wpływa na zdrowie, samopoczucie i komfort użytkowników przebywających w certyfikowanym biurze. W przypadku nowej siedziby Colliers udało się uzyskać precertyfikat WELL, ale firma ma w planach zdobycie pełnej certyfikacji.

W biurze Colliers spełniono ponad dwieście zaleceń standardu WELL. Dotyczą one m.in.:

• jakości powietrza:
  • wydajny system wentylacji bez recyrkulacji powietrza wywiewanego zapewnia ok. 30% więcej świeżego powietrza – 39 m³/h na osobę (standardowo – 30 m³/h),
  • czujniki lotnych związków organicznych (LZO) i pyłów zawieszonych (PM), CO₂, wilgotności, podpięte do systemu BMS,
  • aktywna dezynfekcja powietrza ActivePure RCI, eliminująca zagrożenia mikrobiologiczne,
  • system VAV, który na podstawie pomiarów z czujników stężenia CO₂ reguluje ilość nawiewanego świeżego powietrza, co pozwala na redukcję zużycia energii do 60%,
• akustyki: zastosowano ściany działowe od stropu do stropu, tynki akustyczne, elementy wykończeniowe pochłaniające dźwięk,
• oświetlenia: sterowane systemem pozwalającym oszczędzić nawet 40% kosztów zużycia energii; oświetlenie ma trzy poziomy natężenia,
• ergonomii stanowisk pracy: biurka z podnoszonymi blatami (1/3 stanowisk), dostęp do naturalnych roślin – znajdują się one nie dalej niż 10 m od każdego stanowiska pracy,
• działań administracji i HR.

Dodatkowo w biurze stopniowo wdrażane są kolejne rozwiązania WELL polegające na zwiększaniu bezpieczeństwa higieniczno-sanitarnego, doboru bezpiecznych i zrównoważonych środków czystości. Promowana jest regularna aktywność fizyczna, zdrowe nawyki żywieniowe oraz usprawnienia architektoniczne i operacyjne pozytywnie wpływające na dobrostan psychiczny.

W projekcie uwzględniono także elementy gospodarki cyrkularnej – ok. 40% mebli zostało przeniesionych z poprzedniego biura, a niepotrzebne wyposażenie trafiło do pracowników dzięki wyprzedaży.

Ślad węglowy

Podczas tworzenia koncepcji nowej siedziby założono, że tzw. budżet węglowy wyniesie 200 kg CO₂e/m², co stanowiło punkt odniesienia do wszystkich decyzji projektowych. Liczenie śladu węglowego rozpoczęto na długo przed przystąpieniem do prac budowlanych. We wdrożonych procedurach dotyczących zrównoważonego fit-outu i przeprowadzki opisano nie tylko wybór wykonawców, ale również dobór materiałów oraz sposób prowadzenia prac. Zgodnie z założeniami autorskiej koncepcji Newffice (wyjaśniamy ją w dalszej części artykułu) celem była realna redukcja wpływu inwestycji na środowisko.
Wykonawcy zostali przeszkoleni z zakresu różnorodności i włączenia na budowie zasad DEI, a cały proces był stale monitorowany w trakcie kontroli ESG. Dzięki temu utrzymano zgodność działań z przyjętymi założeniami środowiskowymi i społecznymi. Ze względu na brak ustalonych procedur oraz ograniczoną dostępność deklaracji środowiskowych produktów (EPD) zespół Colliers opracował własne standardy, korzystając z różnych narzędzi cyfrowych. Mimo braku kart EPD udało się przeprowadzić skomplikowane obliczenia, które dały wynik 238 kg CO₂e/m² (ekwiwalentu CO₂/m²) wbudowanego śladu węglowego, czyli zbliżony do założonego celu. Na ślad węglowy wbudowany największy wpływ miały materiały budowlane, transport i odpady (odpowiadały za 98% śladu operacyjnego wynoszącego 1,58 kg CO₂e/m²).

Autorska koncepcja Newffice

Coraz więcej firm funkcjonuje w modelu pracy hybrydowej. Pracodawcy dostrzegają korzyści, jakie daje taki sposób pracy, a jednocześnie szukają rozwiązań, które pozwolą skutecznie zarządzać kulturą organizacji i rozproszonymi zespołami w danej branży i konkretnym otoczeniu.
Newffice to opracowana przez ekspertów Colliers koncepcja nowoczesnego środowiska pracy. Określono w niej, czym w organizacji jest innowacyjne biuro. To nie tylko elastyczna przestrzeń wyposażona w zaawansowaną technologię, ale miejsce kształtowania kultury organizacyjnej bazującej na autonomii pracowników i wspierającej rozproszony model pracy. Projektowanie przestrzeni odbywa się w zgodzie z założeniami zrównoważonego rozwoju, jednocześnie jest ukierunkowane na ludzi i ich potrzeby. Koncepcja ta powstała w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby pracowników oraz dynamiczne warunki biznesowe. Można ją zaadaptować do organizacji o różnej wielkości i specyfice, tak by tworzyć przestrzeń pracy zgodną z zasadami zrównoważonego rozwoju i potrzebami pracowników.
W Newffice skoncentrowano się na ludziach – zarówno pracownikach, jak i klientach – oraz na ich potrzebach, dlatego eksperci Colliers określają ją także jako „Human Hub”.

Podział na dwie strefy

Biuro Colliers zostało podzielone na dwie główne strefy funkcjonalne – dla klientów i dla pracowników.

Strefa kliencka to przestrzenie przeznaczone dla gości i klientów, a także spotykających się z nimi pracowników. Są to m.in.:

• Concierge – zamiennik tradycyjnej recepcji, to wydzielone strefy oczekiwania zapewniające prywatność, mogą też służyć nieformalnym spotkaniom, tutaj również znajduje się kawiarniany bar,
• Bloom – wielofunkcyjna przestrzeń przeznaczona do organiowania spotkań z klientami, eventów, konferencji, a także zebrań działowych, szkoleń, imprez firmowych; po połączeniu ze strefą Network tworzy większą przestrzeń eventową, natomiast po wydzieleniu korytarza – strefę cooworkingową,
• Innovatorium – nowatorska przestrzeń dla gości, pracowników i klientów wyposażona w nowoczesne rozwiązania technologiczne umożliwiające wirtualne spacery, odwiedzenie wirtualnego showroomu czy nawet wirtualne projektowanie przestrzeni biurowej. Użytkownicy mają do dyspozycji m.in. bardzo duży ekran wykorzystywany do dynamicznych przetargów czy prezentacji szkoleniowych z funkcją dual meeting borad (w tym podwójny ekran do spotkań online z możliwością wyświetlania materiałów w czasie rzeczywistym), sprzęt (gogle VR) do wirtualnych spacerów po projektowanych przestrzeniach biurowych;
• interaktywny moodboard (klienci mogą testować aranżacje i warianty wyposażenia wnętrz w środowisku wirtualnym);
• Wzorcownia – przestrzeń zaprojektowana z myślą o architektach i projektantach Colliers oraz ich klientach, którzy mogą tu obejrzeć przykładowe materiały, ich faktury, kolory, porównać i ocenić, jak się ze sobą komponują.

Strefa pracownicza – to przestrzenie do współpracy i pracy indywidualnej, z rozbudowaną częścią socjalną oraz dostępem do nowoczesnych technologii. Poszczególne strefy nie są na stałe przypisane do zespołów, ale można je elastycznie dostosowywać do bieżących potrzeb. Znajdują się tu różnorodne miejsca pracy, m.in.:

• Team HUB-y – wydzielone strefy z biurkami (obowiązuje rezerwacja), stołami projektowymi, salami spotkań z intuicyjnymi systemami IT/AV i budkami telefonicznymi,
• Focus roomy – 8 wielofunkcyjnych miejsc do pracy indywidualnej, dłuższych rozmów telefonicznych i zadań wymagających skupienia,
• Budki telefoniczne – 11 czteroosobowych budek na szybkie rozmowy; 10 budek jednoosobowych do rozmów telefonicznych i pracy w ciszy,
• Sala szkoleniowa Learn – do warsztatów, szkoleń i spotkań grupowych, wyposażona w tablice, mobilne meble, wygodne sofy,
• strefa Restricted – wydzielona dla zespołów People Services, Finanse i Controlling, Legal, przeznaczona do bezpiecznej pracy z danymi poufnymi,
• Sala Podcast – pomieszczenie do pracy kreatywnej, zaprojektowane z myślą o dziale Performance Marketingu, może służyć jako studio podcastowe lub tradycyjna sala spotkań,
• Strefa IT – pokój pracy zespołu informatycznego zlokalizowany w pobliżu magazynu i serwerowni,
• Sala Success – duża, wielofunkcyjna przestrzeń do pracy zespołowej (może stać się częścią open space'u lub strefą coworkingową). Okolice sali to przykład koncepcji Neighbourhood, czyli przestrzeni, w której znajdują się nie tylko stanowiska pracy, ale również miejsca z wszystkimi innymi funkcjami, których mogą potrzebować pracownicy – focus roomy, budki telefoniczne, salki konferencyjne, lockery, toalety, coffee point i ksero.

Przestrzeń socjalna – serce biura

Istotną częścią biura jest przestrzeń socjalna. Jej najważniejszym komponentem jest zlokalizowana w centralnej części kuchnia, pełniąca ważną funkcję integracyjną – to swoisty „Human Hub”, do którego codziennie kierują się pracownicy. Została podzielona na część lunchową, coffee point oraz strefę chillout, przeznaczoną do wspólnych posiłków.

Z kuchni prowadzi bezpośrednie wyjście na taras. Wnętrze wzbogacono licznymi elementami roślinnymi, w tym efektowną, dużą zieloną ścianą. Inna ze ścian pokryta jest natomiast designerską ceramiczną mozaiką, widoczną również z tarasu. Tworzą ją 222 reliefowe elementy – pokryte zielonym szkliwem i matową błękitną angobą – odbijające światło wpadające przez przestronne okna i zmieniające swój wygląd w zależności od pory dnia i roku.
Wspólna kuchnia jest ważnym miejscem realizacji prozdrowotnej polityki Colliers, czyli m.in. promocji zdrowych nawyków żywieniowych, czy idei foodsharingu (prozdrowotne komunikaty emitowane są na ekranach). Spełnia też wymogi Biura Bez Barier. Wyposażono ją w częściowo obniżone blaty, do których można podjechać wózkiem.
Kolejnym ważnym pomieszczeniem strefy socjalnej jest ogólnodostępny pokój relaksu, pełniący jednocześnie funkcję pokoju rodzica. Mogą tu pracować rodzice z dziećmi, które pojawiają się w biurze w sytuacjach awaryjnych. Zapewniono tu także odpowiednie warunki dla matek karmiących Przestrzeń ta została zaprojektowana z myślą o poprawie dobrostanu użytkowników, zgodnie z wytycznymi certyfikacji zrównoważonego budownictwa (np. WELL).

Typ pracownika a aranżacja biura

Projekt biura poprzedziła analiza różnych modeli pracy w Colliers oraz oczekiwań i potrzeb pracowników. Wyodrębniono trzy główne typy pracowników biurowych.
Tradycyjny typ to biurkowiec, który zazwyczaj wykonuje pracę indywidualną przy biurku, ale ważny jest także dla niego bezpośredni kontakt z zespołem. Takim osobom trzeba zapewnić ergonomiczne stanowiska pracy i biurko wyposażone w niezbędne narzędzia. W Colliers przygotowano 190 stałych miejsc pracy, z czego 146 przeznaczono właśnie dla biurkowców.
Drugi typ pracownika to nomada. Osoba należąca do tej grupy większość czasu spędza na spotkaniach w salach konferencyjnych, budkach, ale także poza biurem. Nie oznacza to jednak, że nie korzysta z biurka lub innego miejsca do pracy – potrzebuje ich w czasie między spotkaniami, np. do wysłania wiadomości lub rozmów z pracownikami. Dla nomadów przeznaczono 44 stoły projektowe.
Trzeci typ to supernomada, którego praca polega głównie na spotkaniach, często poza biurem. Dla takich pracowników przewidziano wiele miejsc typu touch down, w których można popracować przez chwilę, porozmawiać bądź wykonać telefon.

Elastyczność i optymalizacja przestrzeni

Warto podkreślić, że każdy pracownik, niezależnie od charakteru swojej pracy, może w razie potrzeby pracować każdego dnia inaczej, korzystając z wszystkich udogodnień. Dzięki starannie zdefiniowanym profilom pracowników i zaprojektowaniu różnego typu miejsc pracy w biurze Colliers, na powierzchni 2 650 m², efektywnie funkcjonuje ponad 550 osób pracujących w modelu hybrydowym. Optymalne wykorzystanie przestrzeni na podstawie szczegółowej analizy typów pracowników i charakteru ich codziennej aktywności pozwoliło zapewnić niezbędne stanowiska pracy na powierzchni mniejszej od tej, która wynikałaby z przyjęcia tradycyjnych wskaźników przypadających na osobę.

W biurze Colliers funkcjonuje system tzw. dynamicznych lockerów. To innowacyjne rozwiązanie polegające na zapewnieniu miejsca do przechowywania rzeczy osobistych, idealnie dopasowane do hybrydowego modelu pracy i potrzeb pracowników. Lockery można rezerwować przez aplikację mobilną na jeden dzień lub dłużej albo przypisać na stałe do zespołu. Dla pracowników przebywających w biurze codziennie lub pracujących z dokumentacją poufną przewidziano lockery indywidualne.