Czy możliwe jest złożenie oferty na wykonanie robót budowlanych bez udziału specjalisty, dobrze orientuje orientującego się w kosztach? Pytanie to ma raczej charakter retoryczny. Cena oferty lub wskazany w niej koszt są – i długo jeszcze będą – głównym elementem decydującym o wygranej w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Dodatkowo oferta wykonawcy, w tym ewentualny kosztorys, musi spełniać wymagania postawione przez zamawiającego lub inwestora. Poniżej przedstawiamy główne elementy tzw. dokumentacji przetargowej istotne do przygotowania wyceny z punktu widzenia kosztorysanta.

1. Skompletowanie dokumentacji przetargowej

Gdy tylko kosztorysant dowie się, że będzie brał udział w przygotowaniu oferty, w pierwszej kolejności musi skompletować całość tzw. dokumentacji przetargowej. Dlaczego „tak zwanej”? Ponieważ zdecydowana większość postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane ma wartość poniżej progów unijnych, a więc odbywa się w trybach podstawowych, a nie przetargowych. Zgodnie z definicją zawartą w art. 7 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych [1] powinniśmy zatem posługiwać się terminem „dokumentacji zamówienia”.
Jakie dokumenty zamówienia trzeba skompletować, aby przygotować kosztorys ofertowy? Niestety wszystkie: ogłoszenie o zamówieniu, specyfikację warunków zamówienia razem z załącznikami, dokumentację projektową oraz specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót budowlanych, a także te dotyczące ewentualnych pytań i odpowiedzi udzielonych w toku postępowania.
Często zdarza się, że kosztorysant otrzymuje od wykonawcy tylko część dokumentacji – np. przedmiary robót. Tymczasem w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego całość dokumentacji znajdziemy na platformie, na której prowadzone jest postępowanie. Kosztorysant – jeśli chce opracować ofertę rzetelnie i zgodnie z wymaganiami zamawiającego – powinien mieć do niej nieograniczony i swobodny dostęp.

2. Sposób rozliczenia robót przyjęty w postępowaniu

Niezwłocznie po skompletowaniu dokumentacji zamówienia trzeba dowiedzieć się, jaki rodzaj rozliczenia robót budowlanych został przyjęty w projektowanych postanowieniach umowy. Na dalszym etapie będzie to bardzo ważna informacja, od której zależy wiele aspektów przygotowania oferty, w tym sposób sporządzenia kosztorysu ofertowego. Na inne elementy dokumentacji zwraca się uwagę, gdy ma się do czynienia z rozliczeniem ryczałtowym, a na inne, gdy z rozliczeniem kosztorysowym (o znaczeniu rodzaju wynagrodzeń za roboty budowlane w kosztorysowaniu pisaliśmy w BzG 2/2023). Pomijamy rozliczenie powykonawcze, ponieważ bardzo rzadko stanowi ono główny sposób rozliczenia robót przewidziany w projektowanych postanowieniach umowy.

3. Ogłoszenie o zamówieniu i wartość zamówienia

Mogłoby się wydawać, że wracanie do ogłoszenia nie ma sensu. Skoro mamy już pełną dokumentację postępowania, to po co sięgać do początku? Powód jest prosty. Dlatego, że coraz więcej zamawiających decyduje się ujawniać w ogłoszeniu wartość zamówienia. Nie jest to obowiązkowe, ale możliwe, niezależnie od miejsca publikacji (zamówienie krajowe lub unijne). Przypomnijmy tutaj, że wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego. Tak więc, jeżeli zamawiający zdecydował się upublicznić tę kwotę (powtórzmy: dobrowolnie), wykonawcy będą znali wartość robót oszacowaną na podstawie kosztorysu inwestorskiego. Należy jednak pamiętać, że wartość zamówienia zależy nie tylko od robót budowlanych. Zamawiający zobligowany jest uwzględnić w niej również wartość dostaw i usług przekazywanych wykonawcy.
Jeżeli w ogłoszeniu upubliczniono wartość zamówienia, to z dużą pewnością już na tym etapie – po jej ubruttowieniu – można oszacować kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie tego zamówienia. Należy jednak pamiętać, iż nie ma żadnej bezpośredniej korelacji pomiędzy wartością zamówienia a kwotą, jaką zamawiający planuje przeznaczyć na realizację. W praktyce jednak prawie wszyscy zamawiający przed otwarciem ofert podają kwotę wynikającą właśnie z wartości zamówienia powiększonej o podatek VAT.

4. Wadium jako wskazówka

Jest jeszcze inna możliwość, by w sposób przybliżony określić wartość zamówienia ustaloną przez zamawiającego. To analiza kwoty wadium, oczywiście o ile zostało ono przewidziane w postępowaniu. Wartość tę znajdziemy zarówno w ogłoszeniu o zamówieniu, jak i w specyfikacji warunków zamówienia. Zgodnie z postanowieniami ustawy Pzp [1] maksymalna wysokość wadium wynosi:

  • 3% wartości zamówienia w postępowaniach powyżej progów unijnych albo
  • 1,5% poniżej progów unijnych.