Termin realizacji zamówienia to jeden z kluczowych elementów postępowania przetargowego. Jest szczególnie istotny tam, gdzie okres wykonania determinuje zakres zamówienia, czyli zwykle w przypadku usług ciągłych (np. sprzątanie, obsługę bankową, ochronę itp.). Takie przypadki pozostawmy jednak na boku i zajmijmy się zamówieniami, których celem jest konkretny efekt – budowla do zbudowania, program do napisania, meble do dostarczenia. W tym przypadku, jeżeli zamawiający nie wyznaczyłby żadnych oczekiwań w zakresie terminu realizacji, zdałby się całkowicie na łaskę i niełaskę wykonawcy. Pomijając problemy praktyczne, sprawiłby problem sam sobie – nie będzie wiedział bowiem, czy rozliczy zadanie w ramach przewidzianego na dany okres budżetu ani czy otrzyma przedmiot zamówienia w momencie, gdy będzie go jeszcze potrzebował. Z tego powodu ustawodawca uznał, że termin wykonania zamówienia jest obowiązkowym elementem SWZ (art. 134 ust. 1 pkt 6 i art. 281 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp). Szerzej na temat wyznaczania terminu realizacji zamówienia pisaliśmy w BzG 3/2024.

Termin realizacji w dokumentach zamówienia

Termin adekwatny do zakresu zadania

Określenie maksymalnego terminu realizacji jest zatem nieodzowne przy przygotowywaniu zamówienia publicznego. Zamawiający niekiedy mają tendencję do jego „wyżyłowywania”, aby zapewnić realizację zadania jak najszybciej. Bywa, że sprowadzają na siebie w ten sposób poważne ryzyka, bo jeśli wyznaczą termin nierealny, to albo nie dostaną ofert, albo będą one droższe (wykonawcy wkalkulują sobie koszt kar umownych w cenę). A na dodatek będą mieli kłopot, bo zadanie nie będzie wykonane w terminie, a to jest przecież problem nie tylko wykonawcy, który płaci kary, ale także zamawiającego, nierealizującego swoich zadań. Zatem wskazanie adekwatnego terminu powinno być poprzedzone analizą, ile czasu tak naprawdę potrzebne jest do wykonania samego zakresu. Nie można przy tym patrzeć tylko na sam czas wykonania robót – w grę wchodzi o wiele więcej czynników. Przykładowo trzeba przewidzieć czas na przygotowanie realizacji (mobilizację personelu i sprzętu, uzyskanie niezbędnych dokumentów, zawarcie umów z podwykonawcami itd.) czy zapewnienie niezbędnych dostaw materiałów.
Jeśli zatem zamawiający nie oszczędzają czasu sobie, nie powinni również niepotrzebnie zabierać go wykonawcy. Oczywiście, zdarza się też przesada w drugą stronę – w sytuacji, gdy robota może być wykonana w miesiąc, a wykonawca dostaje trzy na jej wykonanie, wcale nie będzie się spieszył i traktował jej priorytetowo – przecież jeśli trafi mu się w międzyczasie coś innego, weźmie się za tamto, bo tutaj ma jeszcze czas. I sprawa będzie „rozgrzebana” trzy razy dłużej niż powinna.

Termin realizacji jako kryterium oceny ofert

Bywa, że termin realizacji dodatkowo jest jednym z kryteriów oceny ofert – czyli zrobisz szybciej, dostaniesz ekstra punkty. Niestety, z tym kryterium może być problem, bo czasem jest traktowane jako zapychacz magicznych 40%, które większość zamawiających publicznych powinno przeznaczać na kryteria pozacenowe. W takich sytuacjach wymaganie często okazuje się martwe – wskazanie zbyt dużej wagi tego kryterium powoduje, że wykonawca straci jakiekolwiek szanse na wygranie przetargu, jeśli nie zaoferuje maksymalnego skrócenia czasu realizacji. Ale oczywiście, choć samo kryterium nie ma wiele wspólnego z jakością, to czasami ma sens – jeśli przykładowo skrócenie terminu realizacji zamówienia przyniesie zamawiającemu dodatkowe zyski lub oszczędności albo pozwoli na zmniejszenie uciążliwości dla społeczeństwa (przebudowywana ulica będzie szybciej oddana do użytku).
O tym, jak posługiwać się tym kryterium już na łamach „Buduj z Głową” pisaliśmy (3/2021, 4/2021), powtórzmy tutaj zatem tylko dwie podstawowe kwestie:

  • kryterium powinno być uzupełnieniem do wymagania (a zatem zamawiający zawsze ustanawia termin maksymalny, a w kryterium ocenia jego ewentualne skrócenie),
  • ocena w kryterium nie powinna zachęcać do oferowania nierealnych terminów realizacji (warto zatem punktować określony przedział, od minimalnego racjonalnego do maksymalnego dopuszczalnego).