Jaki kosztorys, takie ceny

O kosztorysowaniu robót budowalnych napisano już setki artykułów oraz co najmniej kilka książek, do których warto zajrzeć, jeśli mamy w planach podjąć pracę w zawodzie kosztorysanta. Sam wybór odpowiednich cen do kosztorysu jest na tyle istotnym tematem, że po blisko dwudziestu latach mojej praktyki zawodowej postanowiłem odnieść się do niego i podzielić się z Państwem moimi spostrzeżeniami. Zacznijmy od analizy rodzajów kosztorysów – do czego służą i jak powinny być kalkulowane. To da nam odpowiedź, jakie ceny sprawdzą się najlepiej przy określonych metodach wyliczeń.

Kosztorys inwestorski. Z założenia jest to wycena kosztów robót budowlanych, na które inwestor musi być przygotowany planując nową inwestycję, remont czy modernizację. Nie jest to dokument, który da nam odpowiedź na pytanie, ile „co do grosza” zapłacimy za wykonanie prac określonych w przedmiarze, a jedynie jaki jest przybliżony koszt planowanych robót. Dokładne wyliczenie kosztów i propozycję cen za wykonanie robót budowlanych określi kosztorys ofertowy, ale o nim piszę dalej. Dokładną instrukcję kalkulacji kosztorysu inwestorskiego dla inwestora publicznego zawiera Rozporządzenie Ministra Infrastruktury [1]. Jest w nim wyraźna informacja, że kosztorys ten powinien być opracowany metodą kalkulacji uproszczonej według wzoru:

Wk = ΣL x Cj  

gdzie:
Wk – wartość kosztorysowa robót,
L – liczba jednostek przedmiarowanych robót,
Cj – cena jednostkowa roboty podstawowej.

Podstawą cen jednostkowych są dane rynkowe, w tym ceny z poprzednich umów lub dostępne w powszechnie stosowanych, aktualnych publikacjach. Poza kalkulacją uproszczoną, do której odnosi się rozporządzenie [1] jest możliwość obliczenia ceny jednostkowej Cj poprzez dokonanie jej szczegółowej kalkulacji według wzoru:

Cj = Σn x c + Kpj + Zj

gdzie:
Cj – cena jednostkowa określonej pozycji przedmiarowej,
n – jednostkowe nakłady rzeczowe: robocizny – nr, materiałów – nm, pracy sprzętu – ns,
c – cena czynników produkcji: robocizny – Cr, ceny nabycia materiałów – Cm, ceny pracy sprzętu – Cs,
Kpj – koszty pośrednie na jednostkę przedmiarową robót,
Zj – zysk kalkulacyjny na jednostkę przedmiarową robót.

Wiele osób posługuje się tą regułą w całym kosztorysie lub przynajmniej w większości pozycji. Wówczas kosztorys powstaje w oparciu o metodę kalkulacji bliższą szczegółowej niż uproszczonej. Dzieje się tak z różnych względów – jedni chcą mieć kontrolę nad każdym składnikiem kosztorysu, a inni zwyczajnie nie mają odpowiednich zbiorów z cenami jednostkowymi. Pamiętajmy jednak o tym, że nawet w przypadku szczegółowej kalkulacji ceny jednostkowej kosztorys inwestorski służy „tylko” do oszacowania kosztów i przygotowania budżetu.
W przypadku kosztorysów inwestorskich, które powstają w sektorze prywatnym, można kierować się podobnymi założeniami, ale czasem trzeba wziąć pod uwagę okoliczności i cel, w jakim jest sporządzana wycena. Kosztorys może być np. załącznikiem do wniosku o przyznanie kredytu, bądź środków finansowych pochodzących z funduszy UE. W takich przypadkach należy stosować się do instrukcji przygotowania kosztorysu, wydanej przez odpowiednią instytucję, ponieważ mogą się w niej pojawić specjalne wytyczne dotyczące kalkulacji kosztów i cen.

Kosztorys ofertowy. To właśnie ten typ kosztorysu wymaga najbardziej dokładnej kalkulacji, ponieważ jest dokumentem dołączanym do umowy na roboty budowlane. Trudno sobie wyobrazić, że będzie powstawał na podstawie kalkulacji uproszczonej i odnosił się do cen z poprzednich umów lub publikacji cenowych. W interesie wykonawcy jest, aby jego kalkulacja była atrakcyjna dla przyszłego kontrahenta (inwestora), ale również realna – zbliżona do rzeczywistej wartości robót z uwzględnieniem wszystkich niepewności i ryzyk jakie mogą pojawić się w trakcie realizacji prac. Podsumowując, kosztorys ofertowy powinien być kalkulowany szczegółowo, tak aby mieć kontrolę oraz pewność kosztów i cen w nim zawartych.
W kosztorysach ofertowych najczęściej stosowana jest formuła:

Ck = Σ(L x n x c) + Kp + Z + Pv

gdzie:
L – ilość jednostek przedmiarowych robót,
n – jednostkowe nakłady rzeczowe: robocizny – nr, materiałów – nm, pracy sprzętu – ns,
c – ceny czynników produkcji: stawki robocizny – Cr, ceny nabycia materiałów – Cm, ceny pracy sprzętu – Cs,
Kp – koszty pośrednie,
Z – zysk,
Pv – podatek VAT.

W przypadku kosztorysów ofertowych składanych w przetargach publicznych należy dokładnie sprawdzić wymagania formalne, co do formy i sposobu kalkulacji ofert, jakie zamawiający zawarł w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Może się okazać, że jest w nich zapis wymagający oferty w układzie uproszczonym według wzoru opisanego przy kosztorysie inwestorskim. W takim przypadku, aby sporządzić kosztorys według metody kalkulacji szczegółowej, ale przedstawić wyniki w układzie uproszczonym, należy zastosować odpowiednią formułę:

Ck = L x Σ(n x c + Kpj + Zj) + Pv

gdzie:
L – ilość jednostek przedmiarowych robót,
n – jednostkowe nakłady rzeczowe: robocizny – nr, materiałów – nm, pracy sprzętu – ns,
c – ceny czynników produkcji: stawki robocizny – Cr, ceny nabycia materiałów – Cm, ceny pracy sprzętu – Cs,
Kpj – koszty pośrednie na jednostkę przedmiarową robót,
Zj – zysk kalkulacyjny na jednostkę przedmiarową robót,
Pv – podatek VAT.

Kosztorys zamienny. Na jego podstawie wykonawca może rozliczyć roboty, w których nastąpiła zmiana ilości w stosunku do kosztorysu ofertowego. W umowie o roboty budowalne powinna pojawić się informacja, jak należy kalkulować ceny w takiej sytuacji. Można założyć i w większości znanych mi przypadków tak jest, że kosztorysy zamienne są wykonywane na podstawie kalkulacji szczegółowej z odniesieniem do składników cenowych zawartych w ofercie.

Kosztorys powykonawczy. Jako dokument służący do rozliczenia faktycznie zrealizowanych robót, w zakresie cen powinien być potwierdzeniem poniesionych kosztów na nabycie materiałów, pracę ludzi i sprzętu powiększonych o narzuty. Również w jego przypadku podstawą do kalkulacji cen jest umowa na roboty budowlane, gdzie zasada kalkulacji powinna być wyraźnie określona. W zależności od charakteru prac i okoliczności wystąpienia rozliczanych robót, wystarczająca może być kalkulacja uproszczona na podstawie umowy ramowej zawartej pomiędzy zlecającym a wykonawcą lub kalkulacja szczegółowa z odniesieniem do cen materiałów, robocizny oraz pracy sprzętu publikowanych na poziomie średnich wartości w ogólnodostępnych informatorach cenowych. Ważne jest, aby osoba sporządzająca kosztorys zapoznała się z umową i dokonała kalkulacji prac budowlanych według jej postanowień. Warto pamiętać, że decydujący głos w określeniu sposobu kalkulacji kosztorysów ma ten, kto płaci. Dlatego nierzadko można spotkać się z sytuacją, w której dla cen najważniejszych składników cenotwórczych robót są wymagane dokumenty potwierdzające ich zasadność – np. faktury zakupu przez wykonawcę.

Odnosząc się do wcześniej opisanych metod kalkulacji, warto zwrócić uwagę na rodzaje cen, które występują w poszczególnych kosztorysach.
W kosztorysie inwestorskim odpowiednimi zbiorami cen będą:

1. Ceny jednostkowe robót z kwartału, w którym wykonywania jest kalkulacja np. na podstawie informatora INTERCENBUD wydanie 1/2021 (w przypadku metody kalkulacji uproszczonej).
2. Stawki robocizny, ceny nabycia materiałów oraz ceny pracy sprzętu na poziomie średnim z kwartału, w którym wykonywania jest kalkulacja np. na podstawie informatora INTERCENBUD wydanie 1/2021 (w przypadku metody kalkulacji szczegółowej).

W kosztorysie ofertowym, zamiennym lub powykonawczym odpowiednimi zbiorami cen będą:

1. Stawki robocizny, ceny nabycia materiałów oraz ceny pracy sprzętu uzyskane na podstawie analizy własnej np. z ofert otrzymanych od podwykonawców i dostawców (w przypadku metody kalkulacji szczegółowej dla kosztorysu ofertowego).
2. Stawki robocizny, ceny nabycia materiałów oraz ceny pracy sprzętu na poziomie średnim z kwartału, w którym wykonywania jest kalkulacja np. 1/2021 (w przypadku metody kalkulacji szczegółowej dla kosztorysu powykonawczego).
3. Ceny jednostkowe robót wynikające z zapisów w umowach ramowych
   (w przypadku metody kalkulacji uproszczonej dla kosztorysu powykonawczego).
4. Stawki robocizny, ceny nabycia materiałów oraz ceny pracy sprzętu uzyskane na podstawie analizy własnej lub kosztorysu ofertowego (w przypadku metody kalkulacji szczegółowej dla kosztorysu zamiennego).

Przypatrując się bliżej cenom stosowanym do kosztorysowania robót budowlanych, poza korzystaniem z wcześniej zwartych umów oraz dedykowanych ofert dostawców (w ramach tzw. analizy indywidualnej), można je znaleźć w specjalistycznych informatorach cenowych. Są wydawane co kwartał, aby zapewnić użytkownikom aktualność cen niezbędnych do kosztorysowania. Publikacje te znane są pod nazwami:

1. BISTYP - wydawnictwo Wolters Kluwer SA
2. INTERCENBUD - wydawnictwo Athenasoft Sp. z o.o.
3. ORGBUD - wydawnictwo ORGBUD-SERWIS Sp. z o.o.
4. SEKOCENBUD - wydawnictwo OWEOB Promocja

Każde z powyższych ma w swojej ofercie ceny do zastosowania w kosztorysach wykonywanych metodą kalkulacji uproszczonej, jak i szczegółowej. Informatory są bardzo pomocne, a czasami niezbędne do określonych typów kalkulacji np. kosztorysów inwestorskich w sektorze publicznym. Natomiast w kosztorysach ofertowych, w których kluczem do powodzenia jest nie tylko cena końcowa oferty, ale również przeświadczenie, że ma ona w sobie ceny rynkowe, dostosowane do rodzaju i wielkości planowanych robót budowlanych (np. rabaty, koszty dostaw na plac budowy itp.) bezpieczniej i trafniej będzie opierać się o analizę indywidualną, chociaż jest ona pracochłonna.
Zaletą ogólnodostępnych informatorów jest ich:

1. aktualność (kwartalne wydania),
2. powszechność,
3. łatwość dotarcia (często dostęp do cen jest możliwy poprzez strony www),
4. zawartość – prezentują uśrednione ceny popularnych materiałów z branży budowlanej, sanitarnej, elektrycznej oraz inżynieryjnej zebranych w jednym miejscu, co w przypadku typowych robót jest wystarczające do wykonania kalkulacji.

Wadą informatorów cenowych, mimo wcześniejszych zalet, może okazać się asortyment ograniczony do materiałów reprezentatywnych, co w przypadku robót specjalistycznych powoduje, że osoba sporządzająca kalkulację musi przeprowadzić analizę własną cen potrzebnych to kosztorysu.
Zaletą cen pozyskanych z rynku, np. poprzez zapytanie ofertowe jest ich aktualność i uwzględnienie istotnych czynników kształtujących końcową cenę np. transport lub rozładunek na placu budowy. Jednak w przypadku dużej ilości asortymentu potrzebnego do kosztorysu tworzenie zapytań oraz zbieranie cen będzie wiązać się z dużym nakładem pracy i czasu.
Wykorzystanie cen z poprzednio zawieranych umów jest wygodne, ale z założeniem, że są to ceny aktualne. Stosując je należy zwrócić szczególną uwagę, jak długi czas upłynął od zawarcia umowy do dnia ich ponownego wykorzystania oraz czy umowa, do której były one przypisane dotyczy podobnej wielkości prac. Ustalone wcześniej stawki mogły uwzględniać dużo mniejszą lub większą ilość robót, a co za tym idzie również ilość materiałów. Posługując się cenami jednostkowymi robót lub asortymentu RMS narażamy się na niedoszacowanie lub przeszacowanie kosztów, a to z kolei może mieć negatywne w skutkach konsekwencje dla inwestora lub wykonawcy.

Wykonywanie kalkulacji kosztorysowych wiąże się nie tylko z zebraniem odpowiedniej dokumentacji pozwalającej na precyzyjne określenie zakresu oraz ilości robót, ale również ze zgromadzeniem odpowiednich cen, które posłużą do obliczenia wartości kosztorysowej robót lub ceny kosztorysowej robót. W zależności od rodzaju kosztorysu, metody kalkulacyjnej czy dokładności wyliczeń będą potrzebne inne zbiory cen. W przypadku oszacowania wartości robót np. w kosztorysie inwestorskim będą to ceny jednostkowe robót lub ich grup, a w przypadku kalkulacji od strony wykonawcy zasadne będzie stosowanie cen z podziałem na czynniki produkcji RMS. Tam gdzie zależy nam na precyzyjnych obliczeniach należy zadbać o wiarygodność cen i ich aktualność np. poprzez analizę własną i wysyłkę zapytań ofertowych do hurtowników lub producentów materiałów budowlanych. Gdzie indziej wystarczające mogą okazać się ceny zbierane i publikowane w dostępnych informatorach cenowych. Jednym z najważniejszych aspektów w pracy kosztorysanta jest pozyskanie i użycie do obliczeń takich cen, do których ma się największe zaufanie, bo gdy przyjdzie się podpisać własnym nazwiskiem pod kosztorysem, to ręka mu nie zadrży.