Dziennik budowy to bardzo ważny dokument na budowie. Zgodnie z brzmieniem art. 45 Prawo budowlane prowadzi się go w przypadku robót budowlanych wymagających ustanowienia kierownika budowy. Za prowadzenie dziennika w prawidłowy sposób odpowiada kierownik budowy, natomiast wpisy mogą w nim zamieszczać wszyscy uczestnicy procesu budowlanego. Są w nim zapisywane istotne zdarzenia, które dokumentują przebieg robót budowlanych. Od 27 stycznia 2023 roku, wraz z nowelizacją Prawa budowlanego, dziennik budowy jest dostępny w wersji elektronicznej.   

System EDB – cyfryzacja budownictwa

System EDB, czyli Elektroniczny Dziennik Budowy, to kolejny krok w cyfryzacji budownictwa. Został stworzony przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego we współpracy z Ministerstwem Rozwoju i Technologii, uwzględniając wszystkie regulacje i przepisy Prawa budowlanego. Celem jest uproszczenie procedur i tym samym ułatwienie inwestorom procesu budowy, przez likwidację obiegu papierowych dokumentów i konieczności wizyty w urzędach. Ogromną zaletą jest też łatwy dostęp do e-dziennika za pośrednictwem Internetu lub aplikacji, w dowolnym miejscu i czasie.

Warto wiedzieć

Elektroniczny dziennik budowy będzie obowiązkowy od stycznia 2030 roku. Do tego czasu inwestor ma wybór z jakiej wersji chce skorzystać.

Obsługa systemu EDB jest prosta i wygodna dla wszystkich uczestników procesu budowlanego. Wystarczy komputer z przeglądarką internetową. Aplikacja Elektronicznego Dziennika Budowy dostępna jest też na urządzeniach mobilnych zarówno z systemem Android, jak i iOS. Obie wersje, czyli desktopowa i mobilna, pozwalają na obsługę wszystkich funkcjonalności wymaganych przy prowadzeniu dziennika budowy.

System EDB umożliwia inwestorowi:

  • złożenie wniosku online o wydanie dziennika budowy do właściwego organu administracji budowlanej,
  • odebranie elektronicznego dziennika budowy i jego prowadzenie,
  • powierzenie obowiązków kierownikowi budowy i pozostałym uczestnikom procesu inwestycyjnego (każda z tych osób musi założyć swoje konto w systemie EDB),
  • przy zgłoszeniu zakończenia budowy wystarczy podać numer elektronicznego dziennika budowy (nie trzeba załączać dokumentu).

Warto wiedzieć, że dziennik budowy w tradycyjnej, papierowej wersji organ administracji architektoniczno-budowlanej będzie mógł wydawać do końca 2029 roku. Po tej dacie będzie obowiązywał tylko elektroniczny dziennik budowy. Zwolnienie z obowiązku prowadzenia EDB dotyczy wyłącznie robót budowlanych prowadzonych na terenach zamkniętych ustalonych decyzją Ministra Obrony Narodowej.

Czytaj więcej: Jak prowadzić dziennik budowy

Jak założyć elektroniczny dziennik budowy

Elektroniczny dziennik budowy zakładany jest przez inwestora po otrzymaniu pozwolenia na budowę. W sytuacji kiedy decyzja o pozwolenie na budowę obejmuje kilka obiektów budowlanych, dziennik budowy musi być wydany dla każdego z nich osobno. W celu założenia elektronicznego dziennika budowy najpierw należy się zarejestrować na stronie e-dziennikbudowy.gunb.gov.pl. Wybieramy przycisk - Zaloguj się poprzez login gov.pl. Zostaniemy przekierowani na stronę gov.pl, gdzie znajduje się usługa Węzła Krajowego, poprzez którą następuje uwierzytelnienie naszych danych przez profil zaufany, e-dowód lub bankowość elektroniczną.

Po rejestracji możemy już zalogować się do systemu EDB i wysłać wniosek o wydanie elektronicznego dziennika budowy. W tym celu wybieramy widoczny po lewej stronie folder - Moje wnioski - i następnie klikamy w przycisk - Wniosek o nowy DB.

Należy wypełnić formularz wniosku. Jest on dość prosty. W pierwszym polu podajemy dane inwestora - powinny się już pojawić automatycznie. Następnie w polu - Podstawa wykonania robót - uzupełniamy dane dotyczące inwestycji, np. pozwolenie na budowę, nazwę obiektu, wybieramy organ, do którego kierowany jest wniosek, datę wydania pozwolenia na budowę czy decyzji, numer tejże decyzji, dane dotyczące obiektu. Kolejne części formularza dotyczą danych na temat działki oraz biura budowy. Jeśli wniosek o wydanie elektronicznego dziennika budowy składa przedstawiciel inwestora, musi on dołączyć dokumenty - pełnomocnictwo i potwierdzenie dokonania opłaty skarbowej. Przed wysłaniem wniosku o elektroniczny dziennik budowy warto dokładnie sprawdzić wszystkie podane informacje. Wniosek możemy zapisać w wersji roboczej lub od razu wysłać.

Trzy dni to czas jaki ma organ na wydanie elektronicznego dziennika budowy. O wydaniu dokumentu zostaniemy poinformowani drogą mailową na adres, podany podczas zakładania konta. Jeśli wszystko się zgadza, elektroniczny dziennik budowy, który ma nadany indywidualny numer, pojawi się w systemie EDB w folderze - Moje dzienniki budowy. 

Warto wiedzieć

Jeżeli mamy dziennik budowy w formie papierowej można go w każdej chwili zamienić na wersję elektroniczną. Natomiast w drugą stronę to nie zadziała. Czyli jeśli od razu zdecydujemy się na elektroniczny dziennik budowy, nie będziemy mogli przejść na wersję papierową.

telefon

Prowadzenie e-dziennika budowy

Jeżeli w systemie pojawił się już elektroniczny dziennik budowy, inwestor może dodać pozostałych uczestników procesu budowlanego, m.in. kierownika budowy, projektanta, inspektora nadzoru inwestorskiego. Od tego momentu mają oni dostęp do elektronicznego dziennika budowy, tzn. mogą dokonywać w nim wpisów. Umieszcza się je tak samo jak w tradycyjnej, papierowej wersji dziennika, ale dzięki cyfrowej wersji, dostęp do aktualnego dokumentu jest możliwy z każdego miejsca o dowolnej porze. 

W szczególności dotyczy to kierownika budowy, który ma dodatkowe uprawniania i jest osobą prowadzącą w imieniu inwestora elektroniczny dziennik budowy. Jak informuje GUNB to właśnie pod kątem kierownika budowy została przygotowana prosta w obsłudze i ergonomiczna, mobilna wersja systemu EDB.

Zdaniem eksperta

Cyfryzacja w procesie budowlanym to niewątpliwie duży postęp i ułatwienie w uzyskaniu decyzji pozwolenia na budowę lub zgłoszenia, ale również usprawnienie realizacji budowy. Wprowadzenie cyfrowego dziennika budowy z pewnością pozytywnie wpłynie na zmiany. Po pierwsze cyfrowy dziennik budowy jest stale dostępny dla wszystkich uczestników procesu budowlanego, czyli inwestora, projektanta, inspektora nadzoru inwestorskiego oraz kierownika budowy. Dodatkowo są też wprowadzone osoby upoważnione do dokonania wpisu (np. uprawniony geodeta). W dzienniku budowy są zatem zgromadzone dane kontaktowe do wszystkich uczestników oraz osób upoważnionych.
Formuła cyfrowego dziennika budowy wręcz wymusza prowadzenie go na bieżąco. Niezależnie od tego czy logujemy się przez komputer, czy przez aplikację mobilną - funkcjonalność w każdym przypadku jest pełna. Zalogować się można za pomocą profilu zaufanego mObywatel. Każdy wpis oraz data wpisu są zarejestrowane w momencie jego dokonania. Korekty są możliwe pod warunkiem ich pisemnego uzasadnienia. Do wpisu można dołączyć załącznik (może to być np. zdjęcie, lub inny plik). Dziennik budowy w każdym momencie można zapisać do pliku pdf i go wydrukować.
Wg przepisów „papierowy” dziennik budowy powinien być na budowie, co nie zawsze było i jest możliwe. Wówczas musiał go mieć albo kierownik budowy, albo inwestor, a to powodowało czasami opóźnienia w jego uzupełnianiu a wręcz nawet braki.
Cyfrowy dziennik budowy jest dokumentem o wiele bardziej czytelnym niż dziennik budowy w formie papierowej (banalna kwestia charakteru pisma nie będzie w tym przypadku problemem). Nie ma też niebezpieczeństwa jego zagubienia (a też takie przypadki bywały na budowach).
Problemem może być jedynie brak dostępu online lub awaria systemu informatycznego.

Obecnie prowadzę budowę z dziennikiem cyfrowym i widzę same zalety. Mam nadzieję, że formuła cyfrowego dziennika budowy wpłynie również pozytywnie na wymuszenie właściwego nadzoru nad budową, ponieważ wymaga wprowadzania wpisów na bieżąco, a co za tym idzie systematycznych kontroli na budowach oraz wiedzy na temat tego co się na nich dzieje.

Tomasz Rybarczyk – architekt i inżynier budowlany

Pamiętajmy, że dziennik budowy jest dokumentem urzędowym. Stanowi potwierdzenie wykonania poszczególnych etapów budowy, dlatego dokonywane w nim wpisy muszą być odpowiednio zabezpieczone. Dlatego wszystkie dane wprowadzane do elektronicznego dziennika budowy są chronione przed zniszczeniem poprzez tworzenie kopii zapasowej.

Zalety elektronicznego dziennika budowy

  • Oszczędność czasu i wygoda - formularz wniosku o jego wydanie, jak i sam elektroniczny dziennik budowy dostępne online, bez wychodzenia z domu.
  • Dostęp do dziennika i monitorowanie wpisów za pomocą dowolnej przeglądarki internetowej lub prostej w obsłudze aplikacji mobilnej.
  • Łatwość dokonywania wpisów oraz ich ewentualna korekta przez wszystkie uprawnione osoby.
  • Obowiązek przestrzegania poprawności wpisów i dokonywania ich w odpowiednim terminie.
  • Szybkie wyszukiwania wpisów według różnych filtrów, np. aktualność́ wpisu, funkcja autora, czy autor wpisu.
  • Automatyczne wpisy dotyczące przyjęcia i powierzania obowiązków uczestnikom procesu budowlanego.
  • Prosta edycja statusów, zamknięcie dziennika budowy jednym kliknięciem w aplikacji.

Oprócz samego inwestora i uczestników procesu budowlanego, wgląd do elektronicznego dziennika budowy mają też organy administracji architektoniczno-budowlanej, inspektor nadzoru budowlanego i inne podmioty uprawnione do kontroli przepisów na terenie budowy.

Jak zamknąć elektroniczny dziennik budowy

Zamknięcie elektronicznego dziennika budowy polega na nadaniu mu w systemie EDB statusu „zamknięty”. Dokonuje tego kierownik budowy jednym kliknięciem po zakończeniu robót budowlanych. W przypadku konieczności kontynuowania robót budowlanych po zamknięciu elektronicznego dziennika budowy, inwestor może w systemie EDB ponownie nadać kierownikowi budowy uprawnienia do dokonywania wpisów.

W przypadku dokonania zawiadomienia o zakończeniu budowy lub złożenia wniosku o udzielenie pozwolenia na użytkowanie, ponowne nadanie uprawnień przez inwestora w systemie EDB umożliwia właściwy organ nadzoru budowlanego (poprzez zmianę statusu dziennika na „aktywny”).

Czy elektroniczny dziennik budowy szybko zyska na popularności i będzie chętnie używany zarówno przez inwestorów, jak i kierowników budowy? Czas pokaże. Jednak z całą pewnością można stwierdzić, że cyfryzacja nie ominie budownictwa.

Prowadzenie Elektronicznego Dziennika Budowy w aplikacji EDB reguluje Prawo budowlane w art. 47 oraz rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 22 grudnia 2022 r. w sprawie dziennika budowy oraz systemu Elektroniczny Dziennik Budowy.