Zadania do wykonania

Jeszcze nie tak dawno podstawowym źródłem informacji o zadaniach do wykonania były (a u niektórych wciąż są) tzw. sticky notes, czyli karteczki samoprzylepne. To niezwykle wszechstronne narzędzie, które wykorzystujemy na wiele różnych sposobów. To na nich umieszczamy notatki, przypomnienia, numery telefonów, ważne daty, czy też listę zadań do wykonania. Z czasem nasz monitor lub ściana wyglądają jak choinka, a jedna kartka, z braku miejsca, zaczyna zasłaniać drugą, przez co możemy część informacji stracić z oczu. Oczywiście są smartfony, notatniki, różnego rodzaju elektroniczne przypominajki, wszystko to jednak półśrodki. My użytkownicy Normy EXPERT mamy coś znacznie lepszego – coś co bezpośrednio wykorzystamy przy przedmiarowaniu i kosztorysowaniu, aby nie zapomnieć o uzgodnieniach, poprawkach, zmianach. Mowa tu o Zadaniach do wykonania.

Jak sama nazwa wskazuje „zadania do wykonania” to nic innego jak opis tekstowy czynności, które mamy sami wykonać lub, co też jest bardzo pomocne, przekazać innemu kosztorysantowi. Zakres zastosowania tej funkcjonalności jest bardzo szeroki – zadania możemy dodawać na poziomie kosztorysu, działu, pozycji, wiersza obmiaru oraz nakładu. Zapisując kosztorys/przedmiar w plikach *.kstx lub *.prdx, adnotacje są przekazywane razem ze zbiorem. Dzięki temu inne osoby (np. branżyści) mogą wprowadzić poprawki i zmiany w pozycjach ocechowanych jako Zadanie do wykonania. Program daje nam również możliwość wyeksportowania zadań do pliku tekstowego lub excelowego.
Zobaczmy, jak wykorzystać tę funkcjonalność w codziennej pracy.

Dodawanie zadań

Informacja o tym, czy mamy do wykonania Zadania wyświetlana jest nad wstęgą poleceń. Oczywiście na początku lista zadań jest pusta.

Zadania możemy dodać na poziomie kosztorysu, działu, pozycji, wiersza obmiaru oraz nakładu. Polecenie Dodaj zadanie znajduje się tradycyjnie w menu podręcznym danego elementu (prawy klawisz myszki) oraz w menu grup wstążki poleceń Pozycja, Dział, Nakłady, RMSO, Edycja obmiaru.

Mamy również możliwość dodania jednego zadania do kilku zaznaczonych elementów (w naszym przypadku zaznaczone cztery pozycje).

Możemy w tym miejscu skorzystać z gotowych, najczęściej spotykanych Zadań lub wybrać Nowe...
Teraz wystarczy tylko opisać co mamy do wykonania.

Po naciśnięciu na klawisz OK przy wybranych pozycjach pojawi się nam ikona . Zwiększy się też licznik zadań do sprawdzenia.

Najechanie przy pozycji myszką na ikonę  powoduje wyświetlenie treści notatki,

zaś po jej kliknięciu pokazuje się okno Zadania z listą zadań zdefiniowanych dla tego elementu.

Sprawdzanie i eksport zadań

Po kliknięciu na Sprawdź zadania zostanie wywołane okno Zadania, w którym wyświetlana jest lista z kolumnami: Zadania (opis zadania), Wykonano (znacznik wykonania zadania), Element kosztorysu (numer pozycji, działu, wiersz obmiaru, itd.) i Ikona. Zadania niewykonane są wyróżnione czerwoną czcionką, zaś wykonane - czarną. Edycji treści zadań możemy dokonać bezpośrednio na liście.

Dwukrotne kliknięcie na nazwie elementu przeniesie nas do tego elementu w kosztorysie.

Wykorzystując przyciski W górę i W dół, możemy naszą listę uporządkować np. w kolejności ważności zadań. Przyciskiem Usuń możemy wybrane zadanie usunąć.

Przycisk Eksport... pozwala na zapamiętanie listy zadań w pliku tekstowym txt oraz xlsx. Powstaje wówczas nazwa pliku kosztorysu z dodaną końcówką ‘_zadania'

Poniżej informacje zawarte w pliku XLSX

oraz w pliku TXT.

Filtry i ikony

Przycisk Dodaj z okna Zadania umożliwia dodanie zadania do kosztorysu (jeśli okno Zadania wyświetlane jest dla konkretnego elementu, przycisk Dodaj przypisuje zadanie do tego elementu).  Aby szybko je wstawić, możemy wykorzystać polecenie Ze słownika zadań przycisku Dodaj. Słownik zawiera listę wcześniej zdefiniowanych standardowych zadań, często występujących w kosztorysie, dzięki czemu nie musimy wielokrotnie wpisywać tego samego czy podobnego tekstu.

Jeżeli nasza lista Zadań do wykonania jest długa, warto skorzystać z filtrów wyświetlanych w nagłówkach kolumn. Wywoływane są poprzez kliknięcie ikony .

Do dyspozycji mamy Filtry Wartości oraz Filtry tekstowe.

Po zaznaczeniu opcji Pokazuj zadania przy otwieraniu kosztorysu/ przedmiaru lista zadań będzie automatycznie wyświetlana zaraz po otwarciu kosztorysu lub przedmiaru (dotyczy to plików zapisanych w formatach KSTX oraz PRDX, natomiast Zadania do wykonania nie są zachowywane w formatach ATH/ATH2(XML)).

Klikając w oknie Zadania na Ikonę, wywołamy okno z dostępnymi preinstalowanymi ikonkami. Możemy wówczas wymienić dotychczasowe oznaczenie na nowe bardziej odpowiednie do określonego zadania.

Poniżej nowe oznaczenie dla zadania.

Ikony zadań są pogrupowane, na pierwszym miejscu znajduje się grupa Domyślna i ostatnio wybrane zawierająca domyślną ikonę zadań oraz ikony, które były ostatnio wybierane (grupa ostatnio wybieranych pamiętana jest tylko na czas działania programu). Grupa Preinstalowane jest związana z zadaniami dostarczanymi wraz z Normą EXPERT. 
Jeśli chcemy jakąś grupę ukryć (i ponownie wyświetlić), klikamy na tytule panelu Wszystkie grupy i odznaczamy lub zaznaczamy tę, która nas interesuje. Po liście ikon poruszamy się myszką lub strzałkami klawiatury, zaś ikonę wybieramy dwukrotnym na niej kliknięciem lub po jej zaznaczeniu klawiszem Enter, F4 lub przyciskiem Zamknij.

Aby zamknąć panel bez wyboru ikony, należy kliknąć gdziekolwiek poza jego obszarem.

Panel słownika ikon pojawia się w oknach, w których można przypisać ikonę do zadania. Są to okna Nowe zadanie, Zadania kosztorysu oraz Słownik zadań.

Szybkie wstawianie zadań

W menu kontekstowym elementów, takich jak: kosztorys, dział, pozycja, nakład i wiersz obmiaru oraz w menu grup: Kosztorys, Pozycja, Dział, Nakład, Edycja obmiaru, Wyrażenie znajduje się polecenie Dodaj zadanie wraz z podpoleceniami, które służą do szybkiego wstawiania zadań.

Do dyspozycji w menu mamy następujące polecenia:

• Nowe… – wywołuje okno Nowe zadanie.

W oknie Nowe zadanie do pola edycyjnego wpisujemy treść zadania, a klikając na Ikonę, wywołujemy panel słownika ikon, z którego wybieramy tę odpowiednią. 

Aby ułatwić sobie edycję nowego zadania, możemy skorzystać z listy zadań kosztorysu (przycisk Z listy...) lub ze słownika standardowych zadań (przycisk Ze słownika...). Nowe zadanie, po akceptacji OK, zostanie przypisane do wskazanego wcześniej elementu kosztorysu.
Jeśli w danej sesji programu dodawano zadania, to nazwa oraz ikona ostatniego z nich pojawi się jako polecenie. Aby je wstawić, można również użyć skrótu klawiszowego Alt+0.

• Z użytych w kosztorysie… – wyświetla okno listy zadań użytych już w kosztorysie, z której można wybrać zadanie do wstawienia. W tym przypadku jednak dane zadań są nieedytowalne. 
• Jako następne polecenia występują zadania zdefiniowane w słowniku zadań. Może ich być maksymalnie 9, a wstawić je można szybko za pomocą skrótu klawiszowego Alt+numer.
• Ze słownika zadań… – wywołany zostanie słownik zadań, z którego wybieramy potrzebne zadanie.

Praktyczne wykorzystanie funkcji Zadania 

Pamiętajmy, że korzystając z filtru  (grupa Widok), zawsze możemy wybrać do wyświetlania tylko te interesujące nas w danym momencie, np. Elementy z zadaniem...

W jaki sposób możemy jeszcze wykorzystać Zadania do wykonania? Na przykład przechodząc na kartę POZYCJE łatwo wychwycimy zdublowane pozycje, zaznaczyć je i dodać dla nich Zadanie... 

Podobnie dla pozycji ocechowanych jako kalkulacja własna, wycena indywidualna, kalkulacja warsztatowa itp. oraz pozycji uproszczonych warto nadać Zadanie..., w którym sprawdzimy cenę jednostkową, skorygujemy ilość, uszczegółowimy opis itp.

Zaś na karcie NAKŁADY, po uszeregowaniu ich według kolumny Wartość znajdziemy pozycje, do których mamy wątpliwości, przykładowo dotyczące zastosowanej ceny, ich rodzaju i słuszności wystąpienia – nadając im stosowane Zadanie do wykonania.

Dodatkowo użycie filtru (ikona )

sprawi, że będziemy mogli skupić się na konkretnym Zadaniu.

Jak widzimy dodawanie i edycja Zadań do wykonania w opracowywanym przez nas przedmiarze lub kosztorysie jest bardzo proste i intuicyjne. Rozwiązanie pomoże nam uporządkować wszystkie niezbędne informacje, terminy i zadania. Dzięki temu można zapanować nad przepływem informacji i mieć pewność, że żaden szczegół nie zostanie pominięty. Pozwala też zaoszczędzić czas – szybki dostęp do wszystkich informacji sprawia, że praca nad przedmiarem lub kosztorysem przebiega sprawniej i bardziej efektywnie.

Po raz kolejny z NEX-em łatwiej!