Import dokumentów w formacie PDF do Normy EXPERT. Część 1 – PDF tekstowy

Portable Document Format, czyli popularny PDF towarzyszy nam od kilkudziesięciu lat i jest praktycznie jedynym formatem zapisu danych, który eliminuje błędy związane z wyświetlaniem dokumentów, powstających z wykorzystaniem programów o zróżnicowanych i niekompatybilnych standardach. Niezależnie od tego, jakiego programu do edycji danych użyliśmy, która to była wersja i na jakiej platformie go stworzyliśmy, dokument PDF przeniesiony pomiędzy komputerami wygląda zawsze tak samo. Z tego też powodu format ten na dobre zagościł w pracy kosztorysanta – wszak przesyłanie kosztorysów i przedmiarów na linii zamawiający-oferent to nomen omen norma.
Niektórzy mogą być zdegustowani, bo przecież do przesyłania danych pomiędzy systemami kosztorysowymi służą całkiem inne formaty wymiany danych. Wspomnijmy tu chociażby o najbardziej popularnym formacie ATH, zaimplementowanym niemalże we wszystkich programach kosztorysowych na naszym rynku. Jeżeli mamy dostęp do takiego pliku, to jak najbardziej warto z niego skorzystać.

Najczęściej jednak będziemy mieli do czynienia z plikami zapisanymi w formacie PDF. Dotyczy to zwłaszcza zamówień publicznych na roboty budowlane, dla których ustawodawca przewidział możliwość przekazywania danych w postaci elektronicznej tylko za pomocą plików PDF. Żeby było jeszcze ciekawiej (czyt.: trudniej), w przetargach mamy do dyspozycji przedmiar robót – dokument niezawierający składników RMS, na podstawie których sporządzamy kalkulację ofertową. Na szczęście przekształcenie pliku PDF do postaci „obrabialnej”, jak i uszczegółowienie przedmiaru o składniki RMS nie stanowi wielkiego problemu dla użytkowników Normy EXPERT. Po prostu czasami trzeba poświęcić trochę więcej czasu na przysposobienie dokumentu. Zawsze jednak to będzie krótsze, niż ręczne „wklepanie” kilkudziesięciu czy kilkuset pozycji przedmiarowych. Możliwość wczytania plików z formatu PDF do Normy EXPERT istnieje od lat, ale wciąż jest udoskonalana i unowocześniana, tak aby praca kosztorysanta stała się jeszcze bardziej komfortowa.

W praktyce możemy zetknąć się z dwoma rodzajami PDF. Przypadek łatwiejszy, gdy plik PDF jest zapisany jako „tekstowy” – temu poświęcony jest niniejszy artykuł. I trudniejszy – gdy mamy do czynienia z plikiem PDF, którego zawartość została zeskanowana i zapisana do pliku. Otrzymujemy wówczas bitmapę – obraz tekstowego PDF-a, którego przetworzenie może być bardziej czasochłonne (import PDF-a graficznego tzw. skanu opiszemy w cz. 2 artykułu).
Na pierwszy rzut oka nie zawsze łatwo jest ocenić, z jakim typem pliku PDF mamy do czynienia. Nie musimy się tym zbytnio martwić, gdyż program sam poprowadzi nas odpowiednią ścieżką, tak by uzyskać zadowalający efekt końcowy w postaci edytowalnego przedmiaru. Jedynie co, to przed próbą zaimportowania pliku PDF do Normy EXPERT warto otworzyć go za pomocą programu Acrobat Reader lub innego do wyświetlania plików PDF i sprawdzić, w jakim programie kosztorysowym (a może np. w arkuszu kalkulacyjnym) został utworzony.

Jak zaimportować PDF tekstowy utworzony w Normie

Tradycyjnie otwieramy plik ze strony startowej programu (Kask) i wybieramy Import PDF, Excel.

Wskazujemy na dysk, folder i znajdujący się w nim plik do importu.

Po kliknięciu na klawisz Otwórz, jeżeli pojawi się poniższe okno, oznacza to, że dokument nie został automatycznie rozpoznany i będziemy mogli albo wybrać z listy program, z którego dokument pochodzi, albo utworzymy dla niego nowy szablon.

Rozwijając listę, wybieramy program, w którym został utworzony importowany plik PDF. 

W naszym przypadku to program Norma.

Klikamy na klawisz OK. W oknie, które się pojawi, określamy znaki komentarza w obmiarach, jakie występują w importowanym pliku. Po wpisaniu tych znaków (w plikach pochodzących z Normy EXPERT standardowo są to: „{” oraz „}”, a w przypadku Normy PRO: „<” oraz „>”) klikamy na klawisz OK

i zanim się obejrzymy mamy ponad 150 pozycji przedmiarowych gotowych do dalszej pracy.

Teraz wystarczy zapisać plik (póki co jako przedmiar) i wrócić do niego później, aby przekształcić go w kosztorys.

Jak zaimportować PDF tekstowy utworzony w nieznanym programie

Ten przypadek był niemalże idealny, ale ponieważ ilość programów kosztorysowych na polskim rynku jest całkiem spora, musimy sobie radzić i z trudniejszymi sytuacjami. Zajmijmy się takim, w którym nie pochwalono się, w jakim programie dokument został sporządzony. Otwieramy kolejny przedmiar.

Możemy próbować wybrać z listy Typ dokumentu.

np. Winbud,

ale próba taka może skończyć się niepowodzeniem,

stąd najlepiej od razu kliknąć na klawisz Nowy szablon użytkownika...

Pojawi się nam wówczas okno z Kreatorem szablonu dokumentów PDF i Excel.

Należy zwrócić uwagę, że może wystąpić sytuacja, w której program wybierze automatycznie już predefiniowany szablon i wczyta pozycje tylko z pierwszej strony (zwłaszcza, gdy mamy wcześniej utworzonych kilka, kilkanaście własnych szablonów). W takim przypadku, w momencie wczytywania pliku PDF należy zaznaczyć kwadracik Konfiguracja zaawansowana i nacisnąć na klawisz Otwórz. 

Spowoduje to wywołanie okna Konfiguracji zaawansowanej.

Klikając na Pasujące importery użytkownika... wywołamy okno, w którym będziemy mogli zadziałać na już istniejących szablonach lub dodać nowy.

Wróćmy do sytuacji, gdy otworzy się nam kreator nowego szablonu.

Jako pierwsze definiujemy kolumny do wczytania. W kolorze zielonym mamy kolumny rozpoznane, a w kolorze czerwonym te, które należy zdefiniować. Jak widzimy, niezdefiniowane są kolumny Podst oraz Razem. 

Uwaga! Kolumny do zdefiniowania powiązane są ściśle z Typem dokumentu: inne będą dla Przedmiaru, a inne dla kosztorysów.

Chcąc przypisać konkretną kolumnę, klikamy na jej nagłówek i wybieramy z listy ten najodpowiedniejszy. 

Identycznie postępujemy dla kolejnej niezdefiniowanej kolumny.

Program automatycznie wykrywa zakresy stron, na których dany nagłówek się znajduje.

W naszym przypadku ten sam nagłówek powtarza się na każdej stronie, stąd włączony punktor Nagłówek na każdej stronie. W przypadku dokumentu, w którym tytuły kolumn tabeli są tylko na pierwszej stronie dokumentu ww. punktor wyłączamy.

Teraz tylko wprowadzimy nazwę naszego szablonu i możemy wykonać kolejny krok.

Pozostaje nam jeszcze przypisanie wierszy tabeli do Działów, Pozycji lub Ignorowania danego typu wiersza – tak będzie w naszym przypadku.

Dla innych plików PDF możemy mieć dostępne też różne opcje, pokazane poniżej. 

W miejscach tabeli, gdzie jest możliwość określenia typu wiersza, kursor myszy zmienia kształt na celownik +. Za pomocą kółka myszy możemy zmieniać przybliżenie (ZOOM), a trzymając jej lewy przycisk, będziemy przesuwać widok. Z prawej strony ekranu mamy dodatkową informację o ilości stron do wczytania oraz liczbie nierozpoznanych wierszy.

Aby przypisać interesujący nas wiersz, wskazujemy go kursorem (zmiana kursora na celownik) i klikamy lewy klawisz myszy – przyporządkowujemy wiersz zgodnie z uznaniem do – w naszym przypadku – Rozpoznawaj taki wiersz jako pozycję.

Wszystkie wiersze o takiej „konstrukcji” zostaną przypisane podczas importu do Rozpoznawaj taki wiersz jako pozycję.

Musimy jeszcze przyporządkować działy – postępujemy jak powyżej.

Wciąż jeszcze mamy na stronie 11 nierozpoznanych wierszy ,
to wiersze obmiarowe. Wybieramy wiersz i przyporządkowujemy do Rozpoznaj taki wiersz jako obmiar.

Po takim działaniu mamy już wszystkie wiersze przypisane poprawnie.

Przechodzimy do następnego kroku – wczytywanie danych z komórek tabeli.

Klikając lewym klawiszem myszy na komórce w kolorze czerwonym, możemy zmienić przypisanie kolumny. W naszym przypadku program wczyta ją jako pole Ilość.

Po wykonaniu wszystkich przyporządkowań klikamy na klawisz OK - nastąpi proces importu dokumentu PDF.

Podczas importu możemy też zostać poproszeni o Wybór konwertera podstaw pozycji.

Wykonując konwersję podstaw wyceny na format programów Norma, będziemy mieli ułatwione późniejsze przejście z przedmiaru na kosztorys.

I oto efekt naszej pracy.

Mając do czynienia z plikami PDF z różnych programów, mogą pojawić się przy imporcie ewentualne błędy. Są one przez program sygnalizowane i dodatkowo opisywane, stąd stosunkowo łatwo jest je naprawić. 

Poniżej poprawione obmiary.

Teraz pozostaje nam przekształcenie przedmiaru na kosztorys, sprawdzenie nakładów, wprowadzenie cen RMS i narzutów kosztorysowych. 

Warto też podkreślić, że na przedmiarach i prostych strukturach import plików PDF się nie kończy. Użytkownik ma możliwość budowania własnych szablonów, czy to kosztorysów szczegółowych ofertowych, jak i inwestorskich, a także przedmiarów z wierszami obmiarowymi itd.

Z NEX'em łatwiej!