Porównywanie kosztorysów i automatyczne wykrywanie błędów

Porównywanie i weryfikacja kosztorysów to ważne etapy zarządzania każdym projektem budowlanym. Decydują one  o rentowności inwestycji i bezpieczeństwie finansowym kontraktu. W codziennej pracy kosztorysanta i inwestora częstym wyzwaniem jest analiza zmian wprowadzanych w kolejnych wersjach specyfikacji oraz drobiazgowa kontrola poprawności kalkulacji ofertowych. Ręczne zestawianie setek pozycji przedmiarowych czy kosztorysowych bywa nie tylko czasochłonne, ale i podatne na błędy.

Oprogramowanie Norma Expert rozwiązuje te problemy, udostępniając dwa moduły:

• funkcję porównywania kosztorysów,
• zaawansowane narzędzie automatycznego sprawdzania błędów.

Dzięki funkcji porównywania użytkownik może zestawić bieżący kosztorys z innym zapisanym na dysku i utworzyć nową wersję dokumentu z wykazem różnic. Wszelkie modyfikacje, usunięcia czy dopisania pozycji są w nim wyróżnione określonymi kolorami.

Moduł wykrywania błędów sprawdza kalkulację pod kątem (nie)zgodności z katalogami norm, obecności zerowych nakładów, braku cen jednostkowych czy niestandardowo liczonych kosztów zakupu.

W tym artykule przyjrzymy się krok po kroku, jak optymalnie skonfigurować te narzędzia, zapisywać szablony ustawień oraz automatycznie tworzyć poprawnie skorygowane wersje kosztorysów.

Porównywanie kosztorysów

Służy do tego polecenie Porównaj z grupy Kosztorys.

Po jego wybraniu porównujemy aktualnie otwarty kosztorys z kosztorysem wybranym z dysku.

Przed naciśnięciem klawisza Porównaj zaznaczamy interesujące nas Opcje porównania – do wyboru jest sporo możliwości. Po odpowiednim zaznaczeniu Sygnalizowanych różnic i naciśnięciu klawisza Porównaj, program wygeneruje listę różnic. Opisy znalezionych rozbieżności wyświetlane są w grupie Znalezione różnice w postaci drzewa. Zawartość drzewa można także zapisać do pliku, wykorzystując przycisk Zapisz do pliku.

Bardzo przydatną opcją porównywania dwóch kosztorysów będzie wybranie wariantu Utwórz nową wersję kosztorysu z wykazem różnic. ​​​​​​​

Po jego zaznaczeniu zostanie utworzona nowa wersja kosztorysu, będąca kosztorysem różnicowym. Zawiera on wszystkie różnice występujące pomiędzy kalkulacjami – są one zaznaczone odpowiednimi kolorami:

• na czerwono wyświetlany jest ich stan w aktualnym (bieżącym) kosztorysie,
• na niebiesko zaś w kosztorysie porównywanym (wczytywanym).

Warto wiedzieć, że sposób oznaczenia zmian zależy od tego, z którego kosztorysu jest wywoływany mechanizm porównania. Jeżeli porównanie wywołujemy z kosztorysu bieżacego, to:

• wartości, które znajdują się w kosztorysie bieżącym, a nie ma ich w kosztorysie wczytywanym, są oznaczone na niebiesko i wykreślone jako usunięte,

• wartości, które są w kosztorysie wczytywanym, a nie występują w kosztorysie bieżącym, zostają oznaczone jako dodane na czerwono.

W ten oto szybki sposób jesteśmy w stanie porównać dwa kosztorysy oraz utworzyć kosztorys różnicowy, mogą znaleźć się w nim roboty dodatkowe, zamienne bądź zaniechane.

Sprawdzanie zgodności norm nakładów RMSO i cen – metoda 1

Oprócz porównywania dwóch kosztorysów (Porównaj), drugą niezwykle ważną funkcją kontrolną w Normie EXPERT jest polecenie Sprawdź.

Po naciśnięciu przycisku Sprawdź pojawi się okno z poniższymi opcjami sprawdzania kosztorysu.

Rozbudowana lista Opcji sprawdzania kosztorysu daje możliwość wszechstronnego, wielowątkowego sprawdzenia naszego lub zewnętrznego kosztorysu. Jeżeli interesują nas wszystkie możliwe przypadki, zaznaczamy je i wybieramy przycisk Sprawdź. Najczęściej jednak będziemy wykorzystywać tylko wybrane opcje, dlatego warto utworzyć Zestaw opcji, które przydadzą się przy sprawdzaniu kolejnych kosztorysów.

Przykładowo, w poniższym oknie po wybraniu opcji sprawdzania zapisujemy Zestaw opcji jako Kosztorys ofertowy. Teraz, ilekroć go wybierzemy, będziemy stosować te same parametry sprawdzania.

Opcje sprawdzania możemy modyfikować, jak również zapisywać nowe Zestawy. Wybór konkretnego zestawu z listy zapewni nam lepsze skupienie się na istotnych parametrach. Niepotrzebne zestawy opcji możemy zawsze usunąć przyciskiem Usuń.

Teraz możemy już kliknąć na Sprawdź, a wynikiem tego działania jest poniższe okno.

Widzimy, że program odszukał pozycje z kosztami zakupu liczonymi niestandardowo oraz te ze współczynnikiem ceny różnym od „1”. Nie każdą odnalezioną różnicę musimy traktować jako błąd. Aby upewnić się, co do ewentualnej nieprawidłowości, klikamy na linię z opisem błędu, a program przeniesie nas w miejsce jego wystąpienia. Teraz decydujemy o ewentualnej korekcie lub pozostawieniu pozycji takiej, jaka jest. Po dokonaniu wszystkich zmian możemy uznać, że nasz kosztorys nie zawiera błędów (przynajmniej tych, których szukaliśmy). Możemy go wydrukować, zapisać, przekazać do inwestora.

Teraz wyobraźmy sobie, że kosztorys sprawdza inspektor nadzoru reprezentujący inwestora. Będą go interesowały wszelkie możliwe błędy i zmiany dokonane w kosztorysie. W tym celu zaznaczamy wszystkie opcje, jak poniżej, dodatkowo wprowadzając nazwę Zestawu opcji:  Inspektor nadzoru.

Zaznaczamy też Utworzyć nową wersję kosztorysu z poprawkami, w wyniku czego zostanie włączona opcja rejestracji zmian i program wyróżni te elementy, które zostały poprawione, zmienione lub usunięte. Przed uruchomieniem procesu sprawdzania możemy włączyć opcję Do pozycji z błędami przypisz kategorię, a także wybrać kategorię Do weryfikacji. W takim przypadku błędna pozycja zostanie oznaczona kategorią i informacja o tym fakcie zostanie wyświetlona w kolumnie Podstawa. Klikamy Sprawdź.

Gdy program znajdzie i wyświetli listę błędów, można ją zapisać na dysku kliknięciem przycisku Zapisz do pliku.

Najczęstsze przypadki modyfikacji kosztorysów ofertowych to zmiana opisu pozycji, wymiana/zmiana nazwy składników M i S, zmiany normatywów lub wprowadzanie współczynników w pozycjach. Teraz łatwe do uchwycenia, sprawdzenia, korekty – przed inspektorem nic się nie ukryje...

Po wywołaniu sprawdzania z aktywną opcją Utworzyć nową wersję kosztorysu z poprawkami, na ekranie prezentowane są dane przed zmianą i po niej. Korygowane dane wyróżnione są niebieskim kolorem z przekreśleniem, a nowe/poprawione czerwonym z podkreśleniem.

Aby niepotrzebnie nie wyświetlać wszystkich błędnych pozycji na ekranie, warto użyć filtru Pokaż Elementy z kategorią Do weryfikacji.

Poniżej efekt zastosowania filtru na zakładce Kosztorys

oraz na zakładce Pozycje.​​​​​​​

Dane przedstawione w ten sposób o wiele łatwiej przeglądać, weryfikować, uzgadniać z wykonawcą czy inwestorem. Gdy kosztorys zostanie już dokładnie przeanalizowany, możemy zadecydować, które zmiany mają pozostać, a które usunąć.

W przypadku, gdy uznamy, że wszystkie wyświetlone błędy są zasadne i należy je usunąć, skorzystamy z Panelu właściwości – Opcje kosztorysu z zakładki Menedżer i usuniemy pierwszą wersję zawierającą błędy.

Poniżej usunięte wszystkie błędy – przywrócony oryginalny opis pozycji, opis materiału oraz cena.

Jeżeli zaś uznamy, że wykazane braki i rozbieżności między kosztorysem i bazą katalogową są celowe, skasujemy wersję drugą – klikając na przycisk Przywróć.

Oto efekt naszego działania.

Powyżej dokonaliśmy zmian „globalnych”, tzn. obejmujących cały kosztorys. Możemy również odnieść się osobno do każdej wykazanej różnicy i zaakceptować zmianę opisu pozycji, nakładu, nazwy materiału itd. Tym samym uznamy, że nie są to błędy i nie będą one wyróżniane na ekranie.

Aby to uzyskać, podświetlamy wybrany element kosztorysu i wywołujemy prawym klawiszem myszy menu podręczne. Dostępne w nim będzie polecenie Przywróć stan z wersji...

W zależności od typu wybranego elementu będą dostępne różne możliwości przywracania.

W przypadku pozycji pojawi się okno z następującymi przyciskami:

• Przywróć – przywrócimy dane widoczne w oknie,
• Wszystkie – przywrócimy wszystkie zmiany wprowadzone w elemencie,
• Pozostaw – nie zmienimy prezentacji,
• Przerwij – przerwiemy przywracanie danych.

Przy zaznaczonym Przywróć atrybuty zostaną przywrócone zmienione atrybuty nakładu w danej pozycji (norma, cecha). Jeżeli w pozycji dokonano zmiany nakładów/obmiarów, możemy je przywrócić stawiając haczyki w Przywróć nakłady/ Przywróć obmiary.

Opcje występujące w przypadku zmian dokonanych w nakładzie:

• Usuń – usunięcie nakładu, jeśli był dodany,
• Przywróć atrybuty – przywrócenie zmienionych atrybutów nakładu w danej pozycji (norma, cecha),
• Przywróć dane w zestawieniu – przywrócenie wspólnych danych nakładu, gdy występuje on w wielu pozycjach (nazwa, indeks, cena).

Przy zmianach wykonanych w obmiarze do dyspozycji mamy:

• Usuń – usunięcie dodanego wiersza obmiaru,
• Przywróć wiersze obmiaru – przywrócenie wierszy obmiaru.

Wykaz różnic (wraz z wersjami) możemy zapisać w formacie KSTX – w przypadku kosztorysu, lub PRDX – w przypadku przedmiaru. Pliki zapisane w formacie ATH oraz XML (ATH2) nie mają takiej możliwości.

Sprawdzanie zgodności norm nakładów RMSO – metoda 2

Jeżeli zależy nam na szybkim wyświetleniu pozycji z nakładami RMS innymi niż w katalogach norm, najlepszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie Filtru Błędne RMSO.

Po jego użyciu program informuje użytkownika o rozbieżności w nakładach czerwonym kolorem czcionki i nie jest tworzona nowa wersja kosztorysu. ​​​​​​​

Po wyłączeniu filtra informacje te są usuwane. W ten sposób można szybko przejrzeć różnice względem bazy programu, a po wyłączeniu filtra wrócić do pierwotnej prezentacji.

Teraz nic już nie stoi na przeszkodzie, aby szybko i precyzyjnie wychwycić wszelkiego rodzaju różnice pomiędzy kosztorysami i bazą katalogową. Dokonanie korekty lub jej zaniechanie też nie powinno stanowić już problemu.

Sprawdzania nigdy za wiele, a skoro mamy Normę EXPERT, to korzystajmy z funkcji Porównaj, Sprawdź oraz z Filtrów.